پلمپ دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین کارهایی است که شرکتها و تاجران با شروع فعالیت تجاری خود باید آن را انجام دهند. این دفاتر برای ثبت حساب و کتاب‌های مالی و همچنین امور مالیاتی کاربرد دارند. پلمپ دفاتر برای شرکتها، موسسات و تاجران اجباری است. در نتیجه این اشخاص موظف هستند هر سال، دفاتر خود را پیش از پایان سال مالی پلمپ کنند، حتی اگر در طول سال هیچ فعالیتی نداشته یا میزان فعالیت آنها محدود باشد. در غیر این صورت، مشمول جریمه‌های مالیاتی خواهند شد. پس اگر شما هم در قالب شرکت یا تاجر فعالیت می‌کنید قبل از اتمام سال، درخواست پلمپ دفاتر تجاری و قانونی را بدهید.
پلمپ دفاتر قانونی به چه معناست؟
از اولین اقداماتی که باید پس از ثبت شرکت انجام پذیرد ثبت نام برای اخذ دفاتر پلمپ است این دفاتر برای وارد کردن تمامی هزینه ها و درآمدهای روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه است و هر شخصیت حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت و شروع فعالیت اقتصادی باید آن را اخذ نماید.
هر سال یک بار این دفاتر توسط اداره دارایی برای شما ارسال می شود این دفاتر به صورت پلمپ شده هستند و در صورت فعالیت باید تمامی اقدامات خود را در آن درج نمایید و اگر فعالیتی نداشته باشید باید به شکل پلمپ شده آن را بعد از اتمام سال مالی به اداره مالیات ارسال نمایید.
منظور از دفاتر قانونی، دفاتری می باشند که مورد تایید سازمان امور مالیاتی می باشد و بر اساس مقررات و قوانین ماده های 11 و 12 قانون تجارت در اداره ثبت اسناد و دفاتر مشاغل از جانب اداره های امور اقتصادی و دارایی پلمپ می شوند.
دانستنی:
پلمب مُهر سربی کوچک سوراخ‌داری است که بعد از بستن در جایی یا چیزی با نخ به آن وصل می‌کنند؛ تا از دست‌خوردگی در امان بماند. در اصطلاح عامه به جای کلمه “پلمب” از کلمه “پلمپ” استفاده می‌شود.
اهمیت دریافت دفاتر قانونی پلمب:
اهمیت این دفاتر به قدری است که حتی شرکت در صورت نداشتن هیچ گونه عملکردی باید این دفاتر را دریافت و به صورت سفید به حوزه مالیاتی خود تحویل دهد . علت نام گذاری آن ها به دفاتر پلمب شده به این خاطر است که کلیه صفحات هر دفتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمب می شود.
نکاتی در مورد اخذ پلمپ دفاتر تجاری شرکتهای بدون فعالیت
برخی صاحبان کسب و کارها پس از تاسیس شرکت، تصور می‌کنند تا زمانی که فعالیت اقتصادی مجموعه رسما آغاز نشده، نیازی به تهیه و پلمپ دفاتر شرکت و انجام اقدامات مالیاتی نیست؛ یا در مواردی که یک شرکت در یک سال مالی فعالیتی ندارد، مدیران با تصور اینکه این روند ادامه دارد، برای سال مالی بعد نیز درخواست پلمپ دفاتر قانونی خود را ثبت نمی‌کنند. این تصورات کاملا اشتباه است. بهتر است بدانید که:
♦️ حداکثر پس از گذشت 2 ماه از تاسیس شرکت (ثبت شرکت در اداره ثبت شرکتها) باید نسبت به پلمپ دفاتر قانونی آن اقدام نمود.
♦️ عدم فعالیت شرکت برای عملکرد سال گذشته مورد پذیرش است و نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعد ادعای عدم فعالیت نمود.
♦️ شرط پذیرش عدم فعالیت یک شرکت تازه تاسیس، ثبت نام در سامانه و تشکیل پرونده در سازمان مالیاتی است؛ بدون تشکیل پرونده ادعای عدم فعالیت جهت رفع تکالیف مالیاتی بی‌معنی است.
♦️ مهلت اعلام عدم فعالیت برای عملکرد یک سال مالی، 4 ماه پس از پایان آن سال مالی (در سال مالی بعدی) است؛ در صورت عدم اعلام یا تاخیر در اعلام عدم فعالیت، شرکت مشمول پرداخت جرایم مالیاتی می‌شود.
♦️ جهت اعلام عدم فعالیت شرکت در یک سال مالی، تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه عدم فعالیت در سال مالی بعد ضروری است؛ پس در هر سال دفاتر مالی شرکت را در زمان پلمپ دفاتر تهیه نمایید.
برای مثال عدم فعالیت سال 1399 ( اول فروردین تا آخر اسفند 99) تا ۳۱ تیر ماه 1402 و با تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت شرکت انجام می‌شود.
♦️ اعلام عدم فعالیت شرکت به صورت سالیانه انجام می‌شود.
♦️ در صورتی که شرکتی در سال عملکرد فعالیتی نداشته باشد، تمامی اقلام ترازنامه‌ای که از سال‌های قبل ثابت بوده و مانده دارند، مثل حساب سرمایه و … را در دفاتر قید نماید؛ تا سفید بودن دفاتر تحویلی موجب رد شدن آنها نشود.
زمان ارسال پلمپ دفاتر 1402:
تمام اشخاص حقیقی و حقوقی که ثبت شرکت انجام داده اند، از یک اسفند تا ۲۹ اسفند باید درخواست پلمپ دفاتر خود را ثبت کنند و پس از تکمیل اطلاعات آن را به اداره مالیات با پیوست کردن فرم درخواست ارائه کنند. زمان مورد نیاز ثبت درخواست در سامانه پلمپ دفاتر پارسه در کمتر از پنج دقیقه انجام می‌شود و تنها زمانی که از شما می گیرد زمان ثبت نام و ارسال مدارک می باشد، پس از آن کارشناسان ما تمام مراحل را برای شما طی می کنند و تا زمان دریافت تاییدیه از سازمان امور مالیاتی 5 الی 7 روز کاری زمانبر است.
کاربرد دفاتر پلمب مالیاتی:
دفاتر پلمپ تجاری دو کاربرد اصلی دارند:
- انجام امور و تکالیف مالیاتی نظیر تاییدیه اظهارنامه مالیاتی، دریافت مفاصاحساب و یا کد اقتصادی
- دریافت کارت بازرگانی برای اشخاص حقیقی و حقوقی
مراحل پلمپ دفاتر قانونی:
- در ابتدا شما باید وارد سامانه ثبت شررکت ها وارد شوید و برای پلمپ دفاتر 1402مورد نیازتان، درخواست خود را ارائه دهید. در این بخش باید نوع شخصیت درخواست کننده ( حقیقی بودن یا حقوقی بودن) مشخص شود.
- در مرحله دوم باید اطلاعات مربوط به شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی، تابعیت و شناسه ملی مشخص شود و در سامانه وارد شود.
- سپس باید قسمت مربوط به شروع سال مالی و شروع ماه مالی تکمیل شود.
- در مرحله چهارم نوبت آن است که اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده مشخص شود.
- تمامی اطلاعات شخص حقوقی به طور کلی به فرد نمایش داده می شود، متقاضی باید تمامی این اطلاعات را بررسی کند و در نهایت بر روی گزینه ی تایید اطلاعات شخص حقوقی کلیک کند.
- پس از تایید تمامی اطلاعات شخص حقوقی، شماره پیگیری به کاربران اختصاص داده می شود که بر اساس اطلاعات وارد شده انتخاب می گردد. بعد از دریافت این کد پیگیری باید سمت تکمیل کننده اظهارنامه مشخص شود و از فهرست انتخاب شود. در این مرحله باید اطلاعات یکی از اعضای هیات مدیره به عنوان فرد متقاضی در سامانه ثبت شرکت درج شود.
- در سمت راست سیستم باید تمامی اطلاعات مربوط به سمت اشخاص هیأت مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود، عضو هیات مدیره، سمت اشخاص هیات مدیره، تاریخ شروع، حق امضاء اعضاء هیأت مدیره و سمت عضو هیات مدیره معین شود.
- فرم بعدی که باید تکمیل شود، دفتر مورد تقاضای شخص است. در این فرم باید اطلاعات مربوط به تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر، نوع دفتر مورد تقاضای شخص دفتر کل و روزنامه به طور کامل مشخص شود.
- پس از آنکه تمامی اطلاعات به طور کامل وارد سیستم شد، صفحه ی تایید صحت اطلاعات به نمایش گذاشته می شود. در این مرحله نیز فرد متقاضی باید بر روی گزینه ی تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز کلیک کند.
- پس از اتمام تمامی مراحل اینترنتی که به انها اشاره کردیم، باید اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی 1402 مهر و امضاء شده را به همراه تمامی مدارکی که در قانون به آنها اشاره شده است به آدرسی که در سامانه قید شده است، ارسال گردد.
- پس از درج کردن شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست در نهایت با گزینه ای به نام پذیرش نهایی روبرو خواهید شد که باید بر روی آن کلیک کنید تا وارد مرحله بعدی شوید.
- بعد از ارسال شدن تمامی مدارک متقاضیان، کارشناس حقوقی واحد مربوطه همه مدارک را با جزییات کامل مورد بررسی قرار می دهد. توجه داشته باشید که پیگیری درخواست متقاضیان از طریق سامانه ثبت شرکت ها امکان پذیر می باشد.
- در صورتی که تمامی مدارک مربوطه مورد تایید کارشناس قرار گیرد، این امکان برای متقاضیان ایجاد می شود که وارد سامانه شوند و وجه تعیین شده برای پلمپ دفاتر را به صورت اینترنتی پرداخت کنند.
ارسال مدارک پلمپ دفاتر تجاری برای اداره ثبت شرکت ها:
اینک مودی باید موارد زیر را به صورت فیزیکی برای اداره ثبت شرکت ها ارسال نماید:
♦️ اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی که از سوی شخص متقاضی دفاتر مهر و امضا شده است
♦️ مدارک مورد نیاز جهت دریافت دفاتر پلمپ شده (که در ادامه ذکر می‌شوند)
با ارسال مدارک کد پیگیری برای تلفن همراه متقاضی ارسال می‌شود.
با ارسال مدارک کد پیگیری برای تلفن همراه متقاضی ارسال می‌شود.
نحوه پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی:
پس از اینکه اظهارنامه پلمپ دفاتر تکمیل شد و در سیستم درخواست ثبت شد از طریق اینترنت باید هزینه‌های پلمپ دفاتر قانونی را پرداخت کنید
مهلت زمان پرداخت هزینه‌های قانونی سه روز بعد از تایید اظهارنامه است. باید بعد از تایید کارشناس حقوقی اداره پرداخت شود تا پس از آن به وسیله پست برای متقاضی پلمپ دفاتر ارسال شود.
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر قانونی:
مدارک مورد نیاز برای دریافت دفاتر پلمپ، بر اساس شخصیت متقاضی عبارت است از:
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر برای اشخاص حقیقی:
- کپی کارت ملی و شناسنامه شخص حقیقی
- کپی پروانه کسب (یا هر مجوز موید قانونی بودن فعالیت اقتصادی مودی)
- پرینت اظهارنامه پلمپ تکمیل شده با مهر و امضای متقاضی
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر برای اشخاص حقوقی:
- رونوشت کارت ملی مدیر عامل
- مهر شرکت
- رونوشت روزنامه تاسیس شرکت
- آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی
نمونه فرم گواهی پلمپ دفاتر:
گواهی پلمپ دفاتر، نامه‌ای است که اداره ثبت شرکتها به درخواست متقاضی برای ارائه به نهاد یا ارگان خاصی صادر می‌شود؛ نمونه این فرم را در ادامه مشاهده می‌کنید.
شرکت/خانم/آقا …………………….
دفاتر خود را در تاریخ……………تحت شماره…………………در این اداره کل پلمپ نموده است. این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارائه به …………………………صادر گردیده است.
پیشنهاد می‌شود مقاله چگونه از رد شدن دفاتر قانونی جلوگیری کنیم؟ را مطالعه کنید
جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی:
جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی در زمان مقرر همانند جریمه تاخیر در پلمپ دفاتر تجاری است. این جریمه معادل بیست درصد از مالیات خواهد بود.
مدت نگهداری دفاتر قانونی:
هر یک از دفاتر تجاری قانونی در هر صورت باید تا ده سال در محل شرکت نگهداری شوند. دفاتر هر شرکتی که منحل شده باشد با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی از تاریخ ختم تصفیه تا ده سال باید محفوظ بماند.
پیگیری پلمپ دفاتر قانونی:
متقاضی پس از تکمیل اظهارنامه خود، جهت استعلام پلمپ دفاتر قانونی می‌تواند با مراجعه به سامانه ثبت اسناد و املاک کشور و انتخاب گزینه “پیگیری درخواست” وضعیت درخواست پلمب دفاتر خود را بررسی نماید.
متقاضی پس از تکمیل اظهارنامه می‌تواند وضعیت دفاتر خود را پیگیری نماید
نکات و خطاهای رایج در پلمپ دفاتر قانونی:
در ادامه چند نکته مهم که در زمان پلمب دفاتر قانونی با آن روبه‌رو خواهید شد، اشاره می‌کنیم:
موارد رد دفاتر بر اساس آیین نامه جدید:
موارد رد دفاتر قانونی بر اساس آیین‌نامه جدید به شرح زیر است:
- تاخیر در تحریر دفاتر روزنامه بیش از ۱۵ روز و دفاتر کل بیش از حد مجاز
- فقدان یک یا چند برگ دفاتر پلمپ‌شده یا عدم ثبت نزد مراجع مربوطه
- عدم ثبت یک یا چند رویداد مالی
- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب
- گم شدن اختیاری دفاتر
- عدم تطابق مندرجات دفاتر با اطلاعات سیستمی
- سفید ماندن بیش از حد کل یا بخشی از صفحات دفاتر روزنامه
- تغییر نرم‌افزار حسابداری مورد استفاده در سال‌های قبل بدون اطلاع اداره مالیات
- تغییر در روش نگهداری سیستمی دفاتر (دستی، مکانیزه، الکترونیکی)
- عدم ارائه یک یا چند جلد دفاتر ثبتی (تحریرشده یا نانویس)
- حذف برخی از عملیات دفاتر الکترونیکی
خطای نامعتبر بودن کد پستی
اگر هنگام مراحل انجام پلمپ دفاتر به پیغام نامعتبر بودن کدپستی برخورد نمودید، باید به سامانه جامع ثبت شرکتها مراجعه نمایید؛ سپس نسبت به تنظیم صورتجلسه صحیح به منظور اعلام رسمی آدرس دقیق همراه با کدپستی معتبر اقدام نمایید.
تفاوت پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری:
دفاتر قانونی همان دفاتر تجاری هستند؛ به همین ترتیب نحوه پلمپ دفاتر قانونی با پلمپ دفاتر تجاری هیچ تفاوتی ندارد.
تعداد دفعات مجاز برای ثبت درخواست دفاتر پلمپ
کلیه اشخاصی که موظف به ارائه دفاتر قانونی پلمپ هستند، در صورتی که طی سال به علت تمام شدن دفاتر نیاز به دفتر جدید باشد، می‌توانند نسبت به ثبت درخواست برای دفاتر جدید با رعایت شرایط زیر اقدام نمایند (با رعایت مفاد آیین نامه اجرایی ماده 95 ق.م.م):
♦️ درج تعداد و مشخصات دفاتر دریافتی در هر سال مالی در اظهارنامه مالیاتی
♦️ الصاق دفعات ارائه دفاتر بر روی دفاتر
نکته
باید دقت نمود که تاریخ تحریر تراکنش‌های مالی اشخاص با تاریخ پلمب دفاتر دریافتی همخوانی داشته باشد.
نامه‌ای از اداره امور مالیاتی جهت ارائه دفاتر قانونی!
همان گونه که در ابتدای مطلب اشاره شد، یکی از مواردی که نیازمند ارائه دفاتر تجار پلمپ شده است، برای استفاده از کارت بازرگانی است. برای درک اهمیت این مورد به رویداد زیر از زبان آقای حاجی محمدی توجه کنید:
“یکی از روزهای تیرماه ماه بود، همکارم اطلاع داد خانمی می‌خواهد با بنده جلسه داشته باشد؛ پرسیدم چه سمتی دارند؟ گفتند نه حسابدار هستند و نه مدیر شرکت! بلکه کارمند اداری دانشگاه هستند.
این خانم نامه‌ای را به من نشان داد که از طرف سازمان امور مالیاتی صادر شده بود و طی آن از ایشان برای ارائه دفاتر قانونی درخواست شده بود. از ایشان پرسیدم شما فعالیت تجاری یا کارت بازرگانی دارید؟ پاسخ داد بله؛ ولی خودم با آن کار نمی‌کنم؛ برادر و پدرم با آن تجارت کفش از کشور امارات و عراق را انجام می‌دهند. پرسیدم الان کجا هستند؟ گفتند دبی دفتر دارند.
واقعا خنده دار بود، پدر و برادر از منافع کارت بازرگانی این خانم استفاده کرده‌اند بدون اینکه اقدامی برای امور قانونی و مالیاتی آن انجام دهند. حالا وقت رسیدگی به دفاتر دارنده کارت بازرگانی رسیده بود. به او گفتم که شما با داشتن کارت بازرگانی پرونده مالیاتی دارید و موظف به پلمپ دفاتر و ارائه آن طبق اسناد واردات و صادرات هستید. بنده خدا شوکه شد و رنگش پرید. زیرا این خانم حتی اگر از این موضوع اطلاع داشت، نمی‌توانست دفتری به سازمان ارائه دهد! چون از رویدادهای مالی فعالیت پدر و برادرش مطلع نبود.”
این اتفاق به ما هشدار می‌دهد که اگر امکانی در اختیار داریم، باید به تکالیف قانونی آن نیز توجه کنیم؛ اگر شرکت ثبت می‌کنیم و یا از مزایای کارت بازرگانی استفاده می‌کنیم، باید به دستورالعمل‌های سازمان مالیاتی برای تکالیف مالیاتی نیز دقت کنیم.
