بزرگترین مشکل اکثر آدم های فقیر نداشتن درآمد نیست ، عدم مدیریت هزینه ها میباشد. در واقع آنها نحوه مدیریت پول را یاد نگرفته اند. هنگامی که شما نتوانید هزینه های خود را به درستی تشخیص و به درآمد خود تخصیص دهید دچار مشکل می شوید و این همان زمانی است که شروع به غر زدن می کنید و ده ها دلیل می آورید که خود را راضی کنید.

البته بزرگترین مشکل قطعا اصلی ترین نیست. چراکه اصلی ترین مشکل بی پولی نداشتن درآمد میباشد. پس خواندن این مقاله مناسب کسانی هست که درآمد کافی برای گذران زندگی خود دارند اما در انتها همواره با کسری بودجه روبرو می شوند.

10 گام توسعه و مدیریت بودجه

یک فرایند بودجه بندی رسمی و مدیریت بودجه ، مبنایی برای یک مدیریت خوب، رشد و توسعه است. شبیه سایر امور مالی نظم و برنامه ریزی باید سنگ بنای فرایند بودجه ریزی در یک کسب و کار باشد.

پس باید از کجا شروع کنیم؟ همچون بیشتر موارد مربوط به مدیریت یک سازمان، بودجه بندی نیز باید به وسیله چشم انداز (آنچه که می خواهیم در انتها به آن برسیم) و برنامه استراتژیک (مراحل دستیابی به چشم انداز) پیش برود.

سازمان هایی که بر روی استراتژی و برنامه خود متمرکز باقی می مانند می دانند که دقیقا می خواهند منابع خود را کجا مصرف کنند و همواره برنامه ای دارند که به آنها کمک می کند که از خرج کردن پول در زمینه هایی که به چشم انداز (آنچه قصد داریم انجام دهیم) و ماموریت (چرا آن را انجام دهیم) ربطی ندارد بپرهیزند.

• سیستم ها و خدمات غیر ضروری را حذف کنید
  شاید هزینه استفاده از  سیستم های قدیمی و غیر رایج به نظر ناچیز برسد ، اما این مورد بیش از آنچه فکر می کنید بر عملکرد شما تاثیر دارد . اگر نتوانید مالک یا مصرف کننده یک برنامه کاربردی را پیدا کنید ، احتمال زیادی وجود دارد که زمان مناسبی برای کنار گذاشتن برنامه باشد . یافتن و کنار گذاشتن سرویس های کهنه و غیر رایج به شما امکان می دهد تا در پول صرف شده برای مجوزهای ابزار گان سیستم عامل و برنامه های کاربردی ، هزینه های سخت افزار و مصرف برق مرتبط و هزینه های پشتیبانی صرفه جویی نمایید

• گزارشات چاپی و غیر ضروری را شناسایی و حذف کنید
  بایگانی خود را بررسی کنید سرویس های غیر ضروری را جدا کنید . اولین قدم آن است که اطمینان حاصل کنید که گزارشاتی که آماده میشود کماکان شرط لازم برای تصمیم سازی یا تحلیل در سازمان باقی بمانند . سپس اقدام به حذف گزارشات قدیمی نمایید ، این ممکن است زمان مناسبی باشد برای پیاده سازی یک استراتژی و یک برنامه آموزشی برای مدیریت اطلاعات الکترونیکی . به حداقل رساندن نسخه های چاپی گزارشات باعث کاهش مصرف کاغذ ، کاهش هزینه های بازیافت و کاهش هزینه های پشتیبانی از فرآیند پردازش گزارشات می شود.

پیشنهاد می‌شود مقاله آشنایی با هزینه‌های ثابت و متغیر را مطالعه کنید

• برنامه استراتژیک

  همه سازمانها صرف نظر از اندازه باید بدانند که چرا وجود دارند و در انتها امید دارند به چه چیزی برسند. اینها از طریق بیانیه ماموریت و چشم انداز مکتوب بیان می شوند. یک برنامه استراتژیک چگونگی برنامه ریزی سازمان برای دستیابی به ماموریتش را مشخص می کند.

  اولین قدم در فرایند بودجه ریزی داشتن یک برنامه استراتژیک مکتوب است. این برنامه این تضمین را به ما می دهد که منابع سازمانی در راستای حمایت از استراتژی و توسعه سازمان مورد استفاده قرار می گیرند. این یعنی همان بودجه بندی در راستای چشم انداز است.

بررسی برای قیمت مناسب تر : هنگامی که برای تامین خدمات امکان انتخاب بین چند فروشنده را دارید، می توانید برای قیمت مناسب تر بررسی کنید . بازار رقابتی به گونه ای است که هم فروشنده فعلی شما و هم دیگر فروشندگان رقیب ممکن است معاملات بهتری را در نظر داشته باشند

• تشخیص و مدیریت تغییرات
  لازمه عملکرد مطلوب در  مدیریت مهندسی اطلاعات  آنست که تمام سرمایه گذاری ها در جهت دستیابی به خروجی مطلوب  مدیریت شوند . به طور کلی هم است پروژه های مدیریتی را به گونه ای کنترل کنید که هزینه ها از درآمد حاصله بیشتر نشود . پروژه های بزرگ ، که نیاز به منابع و سرمایه قابل ملاحظه دارند ، باید بدقت مدیریت شوند تا مشخص شود که در مسیر رسیدن به هدف تعیین شده ، حرکت می کنند یا نه . پروژه هایی که هزینه های آنها از سقف بودجه تعیین شده بالاتر می رود و یا نمی توانند ارزش تعیین شده را تولید نمایند لازم است به منظور حذف هزینه های غیرضروری محدود یا حذف شوند.

• دستیابی به اطلاعات را آسان و امکان پذیر کنید .

تشخیص و ارزیابی فعالیت های جدیدی كه می تواند عملكرد آینده سازمان را بهبود بخشد. چون وظیفه مدیریت ، حصول اطمینان از دستیابی به هدفهای تعیین شده است ، در كوشش هایی كه به منظور دستیابی به هدف های فوق صورت می گیرد ، معمولاً مدیــــران در چهار نوع فعالیت اصلی درگیر می شوند. 1 تصمیم گیری. 2 برنامه ریزی. 3 رهبری فعالیتهای عملیاتی 4 .كنترل . مدیریت برای هر یک از فعالیت های ذکر شده نیازمند اطلاعات است . هر چه اطلاعات دقیق تر و سریعتر تهیه گردد تصمیم گیری مناسب تری را به دنبال دارد.

مهمترین فعالیت های مدیریت

• تشخیص و حذف اقلامی از هزینه كه ارزش افزوده ایجاد نمی كنند.

تاکید سیستم مدیریت هزینه بر روی پیشروی و انجام فعالیتهای واحد تجاری است . بدون شک در نظر گرفتن اولویت ‌ها برای دستیابی به هدف تولید محصولات و خدمات با کیفیت بالا ، که حداقل بهای تمام شده را داشته باشد ، بسیار حایز اهمیت است . در واقع ، هزینه فعالیتهای عمده واحد تجاری به کالاها و خدمات مربوط به تولید با توجه به نحوه استفاده از فعالیتها در تولید این کالاها و خدمات تخصیص می‌یابد.

• پیش بینی درآمد در مدیریت بودجه

  پیش بینی های درآمد باید بر مبنای عملکرد مالی تاریخی و همچنین رشد درآمد پیش بینی شده باشد. رشد پیش بینی شده ممکن است با اهداف سازمانی و طرح های برنامه ریزی شده گره خورده باشد که آغازکننده رشد کسب و کار است.

  به عنوان مثال اگر هدف ما افزایش فروش تا 10 درصد است، این پیش بینی فروش باید به عنوان بخشی از پیش بینی های درآمد سال آتی در نظر گرفته شود.

• كاهش سوخت شدن مطالبات سازمان از اشخاص حقيقي و حقوقي برون سازماني

فروشندگان و ویزیتورها  و بازاریاب ها و واحد مالی شرکت با همکاری یکدیگر برای کاهش سوخت وجه نقد و کاهش چک های برگشتی و مطالبات معوقه باید اعتبار سنجی مشتری داشته باشند. اول – فروش نقدی داشته باشید . دوم –  سابقه مشتری ها را بشناسید . سوم – در مورد دارایی مشتری اطلاعات کسب کنید . چهارم – حساب مشتری را از بانک استعلام کنید . پنجم – امضاء چک دریافتی را در بانک مطابقت دهید . ششم – برای هر مشتری سقف اعتبار تعیین کنید . هفتم – مبلغ چک دریافتی را سنگین نگیرید .

• توجه بيشتر به برنامه ريزي قبل از اجراي فعاليتها

برنا مه ریزی فرآیندی برای رسیدن به هدف است . برای مدیرانی که در جست و جو حمایت های بیرونی هستند ، برنامه ریزی ، مهمترین و کلیدی ترین سند برای رشد است . مدیران برای شروع برنامه ریزی باید لیستی از اهداف را تهیه کنند . سپس به اولویت بندی بپرازند . نیروی دارای مهارت در هر زمینه فعالیت را پیدا کنند و مسیولیت متناسب با توانایی های شخصیتی به افراد واگذار کنند .

• نظر کارکنان تان را جويا شويد.

وقتي قرار است هزينه ها را کاهش دهيد ، نبايد بزرگ ترين دارايي خود را ، يعني کارمندان تان را ناديده يا دست کم بگيريد . کارکنان دانش بزرگی در خصوص کسب و کار خود دارند و مي توانند به کارفرمایان در مورد جلوگیری از  هدر رفتن منابع کمک کنند.  به بيان ديگر ، بايد از کارکنان خود در مورد روش هاي کاهش هزينه ايده بخواهيد و به اين ترتيب روحيه آنها را در فرآيند کاهش مخارج شرکت حفظ کنيد . گوتچاک بیان مي کند :  “که مي توان از برخي از ايده هاي کارکنان براي کاهش هزينه ها نهايت استفاده را برد و حتي پاداش هايي نيز به آنها داد “. او جلسات ماهانه اي را در اين زمينه به خصوص براي کسب و کارهاي کوچک توصيه مي کند.