پشت هر تجارت خوبی یک کارآفرین بزرگ قرار دارد. اما پشت سر آن‌ها، شما معمولاً یک حسابدار خبره پیدا می‌کنید. حسابداری به کسب و کار کمک می‌کند تا کنترل کامل امور مالی را با به حداقل رساندن مالیات تجاری و سایر هزینه های اضافی، حفظ کند. افرادی که استعداد راه اندازی مشاغل را دارند، ممکن است دانش و علاقه مدیریت حساب‌ها را نداشته باشند و مطمئناً وقت نخواهند داشت. در اینصورت داشتن یک حسابدار خوب می‌تواند به تجارت شما کمک کند.
چه تفاوتی میان حسابداری و دفترداری وجود دارد؟
برای تفاوت اصلی دفترداری با حسابداری می توان گفت، ثبت اطلاعات و مبادلات مالی در شغل دفترداری تعریف می شود که این شغل، زیرمجموعه فعالیت های حسابداری به شمار می رود. در واقع می توان گفت که ثبت اطلاعات مالی، اولین مرحله حسابداری به شمار می رود که قبل از تفسیر، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل، گزارشگری و خلاصه سازی داده های مالی مطرح می شود.
آیا شما به یک دفتردار نیاز دارید؟
به طور قطع، زمانی که کسب و کار شما به حد کافی رشد کند، نیاز به یک دفتردار خواهید داشت. برخی از وظایف روزانه یک دفتردار عبارتند از:
• ثبت دقیق صورت حساب‌های دریافت و یا پرداخت شده
• ثبت و تطبیق گزارشات بانکی
• پرداخت دقیق و به موقع مطالبات کارمندان
• انجام محاسبات مربوط به مالیات بر ارزش افزوده و مالیات بر حقوق و بیمه تامین اجتماعی و دقت در اجرای به موقع تکالیف مالیاتی
اگر شما به تازگی کسب و کار کوچک خود را راه‌اندازی کرده‌اید، نرم‌افزار می‌تواند ابزار خوبی برای انجام تکالیف شما در زمینه دفترداری به شمار آید؛ با این وجود، برای بستن حساب‌ها در پایان سال، به راهنمایی یک حسابدار نیاز خواهید داشت. اگر هرچه زودتر برای مشورت با یک حسابدار دست به کار شوید، برای بستن حساب‌ها در حسابداری در در پایان سال موفق‌تر خواهید بود.
تفاوت امور حسابداری برای شرکت های کوچک:
شرکت‌های کوچک با شرکت‌های بزرگ تفاوت‌های زیادی در امور حسابداری دارند. برخی از این تفاوت‌ها عبارتند از:
- حجم کار: شرکت‌های کوچک تعداد کارکنان و میزان تراکنشات مالی کمتری نسبت به شرکت‌های بزرگ دارند، بنابراین حجم کار حسابداری کمتر است.
- پیچیدگی: امور حسابداری در شرکت‌های بزرگ پیچیده‌تر هستند و نیاز به روش‌های پیشرفته‌تری دارند. در شرکت‌های کوچک، پیچیدگی کمتر است و روش‌های ساده‌تری برای حسابداری استفاده می‌شوند.
- ساختار سازمانی: شرکت‌های کوچک دارای ساختار سازمانی ساده‌تری نسبت به شرکت‌های بزرگ هستند. در نتیجه، ارتباط بین اعضای سازمانی سریع‌تر و آسان‌تر است.
- نداشتن نیروی حسابداری ماهر: یکی دیگر از تفاوت هایی که حسابداری برای شرکت های کوچک دارد این است که استارتاپ ها در شروع کار بودجه کمی برای استخدام تیم حسابداری و یا حتی یک حسابدار با تجربه دارند. این موضوع می تواند به نقطه ضعف برای کسب و کار شما تبدیل شود.
- منابع مالی: شرکت‌های کوچک اغلب با محدودیت منابع مالی روبرو هستند و به دنبال کاهش هزینه‌ها هستند. در نتیجه، در حسابداری نیز سعی می‌کنند بهینه‌سازی هزینه‌ها را در نظر بگیرند.
- نیازهای مالی: شرکت‌های کوچک به نیازهای مالی متفاوتی نسبت به شرکت‌های بزرگ دارند. برای مثال، در شرکت‌های کوچک نیاز به اعتبارات کوتاه‌مدت و طولانی‌مدت کمتر است، در حالی که در شرکت‌های بزرگ، نیاز به منابع مالی بیشتر است و ممکن است به دنبال اخذ وام باشند.
آیا برای نگهداری از مدارک شرکت، نیاز به استفاده از یک نرم افزار دارید؟
امروزه بسیاری از امور دفترداری و حسابداری با کمک نرم‌افزارها صورت می‌گیرند. استفاده از نرم‌افزار مزایای زیادی برای کسب و کار شما خواهد داشت. ممکن است در ابتدا از یک نرم‌افزار ارزان قیمت برای پیشبرد کارهایتان استفاده کنید؛ اما در هر صورت وجود آن برای شرکت شما مخصوصا در بخش حسابداری و دفترداری بسیار توصیه می‌شود.
یکی از بزرگ‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزارهای اینترنتی (آنلاین) استفاده از فضای ابری است؛ بدین ترتیب شما تنها با دسترسی به اینترنت، می‌توانید به حساب کاربری شرکت خود، متصل شوید. در نتیجه شما همواره و در همه جا به اطلاعات حساب‌های شرکت، جهت انجام امور حسابداری و یا حتی ثبت اطلاعات دفترداری دسترسی خواهید داشت.
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزارهای حسابداری، تعریف کدینگ مربوط به انواع دسته‌های حسابداری در آن‌هاست؛ که با طبقه‌بندی همه‌ی حساب‌ها، درآمدها و هزینه‌ها، تجزیه و تحلیل و گزارش‌گیری از آن‌ها را آسان‌تر می‌کند.
ثبت دقیق و منظم تراکنش های مالی:
با توجه به اینکه کسب‌وکارهای کوچک از میزان تراکنش‌های مالی بسیار پایین‌تری نسبت به شرکت‌های بزرگ برخوردار هستند، معمولاً مدیران آن‌ها به دلیل فشار کاری و اتلاف وقت، به صورت دوره‌ای و ناقص در ثبت تراکنش‌های مالی می‌پردازند. اما در واقع، ثبت دقیق و منظم تراکنش‌های مالی باعث شفافیت و قابلیت بررسی بهتر حسابداری شرکت و در نتیجه افزایش اعتماد مشتریان و سایر صاحبان مصلحت در مورد کسب‌وکار می‌شود.
ثبت و نگهداری اطلاعات چه اهمیتی دارد؟
راه‌اندازی یک شرکت با مسئولیت محدود، مزایای زیادی به دنبال دارد. به عنوان مثال از یک امتیاز حقوقی می‌توان به مشارکت دو جانبه مالک شرکت و سهام‌داران در سود و زیان شرکت اشاره کرد. از این‌رو، اداره‌ی یک شرکت با مسئولیت محدود، مستلزم جمع‌آوری سوابق مالی و ارائه ترازنامه و اظهارنامه‌های مالی سالیانه خواهد بود؛ مسئله‌ای که یک حسابدار یا دفتردار زیرک همواره مرکز توجه قرار می‌دهد.
بر اساس قوانین ثبت شرکت‌ها، مدیران یک مجموعه تنها با استفاده از امضای الکترونیکی معرفی شده، قادر به ورود به حساب‌های شرکت خواهند بود. از این رو، یکی از مهم‌ترین وظایف حسابداران و دفترداران، نگهداری از سوابق حساب‌های قدیمی، تشکیل حساب‌های دقیق مالی و ارائه درست اظهارنامه مالیاتی است.
از سویی به روز بودن حساب‌های سالیانه، حتی برای این اشخاص الزامی است؛ زیرا ارائه این مستندات هنگام ارائه اظهارنامه عملکرد اشخاص حقیقی (به صورت انفرادی و یا مشارکتی)، ضروری است.
