پشت هر تجارت خوبی یک کارآفرین بزرگ قرار دارد. اما پشت سر آن‌ها، شما معمولاً یک حسابدار خبره پیدا می‌کنید. حسابداری به کسب و کار کمک می‌کند تا کنترل کامل امور مالی را با به حداقل رساندن مالیات تجاری و سایر هزینه های اضافی، حفظ کند. افرادی که استعداد راه اندازی مشاغل را دارند، ممکن است دانش و علاقه مدیریت حساب‌ها را نداشته باشند و مطمئناً وقت نخواهند داشت. در اینصورت داشتن یک حسابدار خوب می‌تواند به تجارت شما کمک کند.
1- چه تفاوتی میان حسابداری و دفترداری وجود دارد؟
دفترداری
عملیات نگهداری از مدارک مرتبط با معاملات، از قبیل صورت حساب مشتریان و یا مدارک پرداخت شده به فروشندگان است. یک دفتردار به جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ثبت اطلاعات مالی به صورت روزانه و به ترتیب وقوع رویدادها می‌پردازد؛ سپس این اطلاعات را در یک نرم‌افزار حسابداری وارد می‌کند؛ و در انتهای سال مالی، «تراز آزمایشی» حاصل را، جهت تحلیل و بررسی به یک حسابدار تحویل می‌دهد.
حسابداری
عملیات تجزیه و تحلیل معاملات مالی بر اساس مجموعه‌ای از اصول و قواعد است. یک حسابدار بر اساس اطلاعاتی نظیر استهلاک ملزومات، هزینه‌های عملیاتی، جزئیات حاشیه سود و نظایر آن می‌تواند مدیران مجموعه را جهت گرفتن تصمیم‌‌های آگاهانه، راهنمایی نماید. حسابدار همچنین در تهیه صورت‌های مالی و اظهارنامه مالیاتی نقش بسزایی دارد.
در حقیقت می‌توان گفت حسابداری و دفترداری مکمل یکدیگرند و همکاری همه جانبه حسابدار و دفتردار، سلامت مالی مجموعه‌ی شما در بلندمدت را تضمین خواهد کرد.
2- آیا شما به یک دفتردار نیاز دارید؟
به طور قطع، زمانی که کسب و کار شما به حد کافی رشد کند، نیاز به یک دفتردار خواهید داشت. برخی از وظایف روزانه یک دفتردار عبارتند از:
• ثبت دقیق صورت حساب‌های دریافت و یا پرداخت شده
• ثبت و تطبیق گزارشات بانکی
• پرداخت دقیق و به موقع مطالبات کارمندان
• انجام محاسبات مربوط به مالیات بر ارزش افزوده و مالیات بر حقوق و بیمه تامین اجتماعی و دقت در اجرای به موقع تکالیف مالیاتی
اگر شما به تازگی کسب و کار کوچک خود را راه‌اندازی کرده‌اید، نرم‌افزار می‌تواند ابزار خوبی برای انجام تکالیف شما در زمینه دفترداری به شمار آید؛ با این وجود، برای بستن حساب‌ها در پایان سال، به راهنمایی یک حسابدار نیاز خواهید داشت. اگر هرچه زودتر برای مشورت با یک حسابدار دست به کار شوید، برای بستن حساب‌ها در حسابداری در در پایان سال موفق‌تر خواهید بود.
3- ثبت رویدادها از چه زمانی باید آغاز گردد و اطلاع از کدام ضرب‌الاجل‌های مالیاتی برای یک مدیر لازم است؟
مالیات بر ارزش افزوده، مالیات عملکرد شرکت و مالیات بر حقوق و بیمه تامین اجتماعی، از جمله مهم‌ترین وظایف مالیاتی یک مجموعه هستند، که یک حسابدار و حتی یک دفتردار باید زمان‌های دقیق انجام این تکالیف را بدانند.
قبل از هرچیز باید کسب و کار خود را به ادارات مالیاتی مربوطه معرفی، و ثبت نام کنید. اگر شما مدیر یک شرکت با مسئولیت محدود هستید، ابتدا باید شرکت خود را در اداره ثبت شرکت‌ها برای کسب اجازه فعالیت، به ثبت برسانید. حداقل به یک حساب بانکی به نام شرکت نیز نیاز دارید. در واقع، ثبت رویدادها از لحظه‌ی راه اندازی شرکت آغاز می‌شود؛ و نیاز به یک دفتردار و حسابدار را به شما گوشزد می‌کند.
بهتر است به عنوان دومین قدم در سامانه مالیات بر ارزش افزوده ثبت نام کنید. یکی از مهم‌ترین مزایای ثبت نام سریع در سامانه مالیات بر ارزش افزوده امکان دریافت مالیات بر ارزش افزوده در قبال فعالیت‌های شرکت شماست که سبب می‌شود هزینه اضافه‌ای بر شما تحمیل نشود. مالیات بر ارزش افزوده پرداخت شده‌ی مجموعه‌ی شما، و ارزش افزوده دریافت شده از سایر شرکت‌ها، در فرم مالیات بر ارزش افزوده سه ماهه به سازمان امور مالیاتی ارائه شده، و 15 روز پس از پایان دوره سه ماهه، قابل پرداخت خواهد بود.
4- آیا برای نگهداری از مدارک شرکت، نیاز به استفاده از یک نرم افزار دارید؟
امروزه بسیاری از امور دفترداری و حسابداری با کمک نرم‌افزارها صورت می‌گیرند. استفاده از نرم‌افزار مزایای زیادی برای کسب و کار شما خواهد داشت. ممکن است در ابتدا از یک نرم‌افزار ارزان قیمت برای پیشبرد کارهایتان استفاده کنید؛ اما در هر صورت وجود آن برای شرکت شما مخصوصا در بخش حسابداری و دفترداری بسیار توصیه می‌شود.
یکی از بزرگ‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزارهای اینترنتی (آنلاین) استفاده از فضای ابری است؛ بدین ترتیب شما تنها با دسترسی به اینترنت، می‌توانید به حساب کاربری شرکت خود، متصل شوید. در نتیجه شما همواره و در همه جا به اطلاعات حساب‌های شرکت، جهت انجام امور حسابداری و یا حتی ثبت اطلاعات دفترداری دسترسی خواهید داشت.
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزارهای حسابداری، تعریف کدینگ مربوط به انواع دسته‌های حسابداری در آن‌هاست؛ که با طبقه‌بندی همه‌ی حساب‌ها، درآمدها و هزینه‌ها، تجزیه و تحلیل و گزارش‌گیری از آن‌ها را آسان‌تر می‌کند.
5- نگهداری از فاکتورها، رسیدها، صورت حساب‌های بانکی و سایر مدارک مثبته چگونه است؟
نگهداری از تمامی اسناد و مدارک مثبته شرکت نظیر قبوض، رسیدها، و صورت حساب‌ها تا انتهای سال مالی ضرورت دارد. این مدارک تاییدی بر صحت اطلاعات ثبت شده در سیستم حسابداری است؛ اما در سال‌های اخیر برخی از معاملات به صورت الکترونیکی انجام می‌شوند، از این رو، می‌توان اسناد مربوطه را در صندوق ایمیل یا کامپیوتر شخصی ذخیره کرد؛ بدین ترتیب رسیدهای هزینه به صورت الکترونیکی ارسال و فاکتورهای مربوطه در سیستم حسابداری ایجاد می‌گردند.
حساب‌های بانکی شرکت، مهم‌ترین قسمتی است که اطلاعات معاملات به آن ارسال می‌شود؛ به همین خاطر بهتر است حساب‌های شخصی و حساب‌های شرکتی از یکدیگر مجزا باشند. بسیاری از سیستم‌های بانکداری الکترونیکی، این امکان را در اختیار حسابداران و دفترداران قرار می‌دهند که اطلاعات را مستقیما بر روی سیستم حسابداری خود دانلود کنند.
6- ثبت و نگهداری اطلاعات چه اهمیتی دارد؟
راه‌اندازی یک شرکت با مسئولیت محدود، مزایای زیادی به دنبال دارد. به عنوان مثال از یک امتیاز حقوقی می‌توان به مشارکت دو جانبه مالک شرکت و سهام‌داران در سود و زیان شرکت اشاره کرد. از این‌رو، اداره‌ی یک شرکت با مسئولیت محدود، مستلزم جمع‌آوری سوابق مالی و ارائه ترازنامه و اظهارنامه‌های مالی سالیانه خواهد بود؛ مسئله‌ای که یک حسابدار یا دفتردار زیرک همواره مرکز توجه قرار می‌دهد.
بر اساس قوانین ثبت شرکت‌ها، مدیران یک مجموعه تنها با استفاده از امضای الکترونیکی معرفی شده، قادر به ورود به حساب‌های شرکت خواهند بود. از این رو، یکی از مهم‌ترین وظایف حسابداران و دفترداران، نگهداری از سوابق حساب‌های قدیمی، تشکیل حساب‌های دقیق مالی و ارائه درست اظهارنامه مالیاتی است.
از سویی به روز بودن حساب‌های سالیانه، حتی برای این اشخاص الزامی است؛ زیرا ارائه این مستندات هنگام ارائه اظهارنامه عملکرد اشخاص حقیقی (به صورت انفرادی و یا مشارکتی)، ضروری است.
