نمونه فرم انبار و رعایت میزان سفارش تعریف شده با معیارهای درون سازمانی و وزارتخانه ای یکی از مهمترین نقاط کاربردی در سیستم انبارداری است. ذخایر غلات و ادوار جنگی به عنوان یکی از تدابیر مهم مملکت داری در ایران باستان ، به عهده انبارداران بوده است. اولین کسی که غلات و گندم را به روش علمی انبار کرد ، حضرت یوسف ( ع ) بوده است که می توان او را اولین انباردار جهان دانست. در ادامه مطلب با ارائه نمونه فرم انبارگردانی و نرم افزارهای انبارداری ، بیشتر با اهمیت انبارداری آشنا خواهید شد.
تعریف کاردکس در حسابداری:
در حسابداری انبار، با مفهومی به نام کاردکس انبار روبه‌رو هستیم. کاردکس انبار، فرمی است که زمانی که یک کالا از انبار خارج و یا وارد انبار می‌شود، با توجه به اطلاعات آن محصول یادداشت می‌شود. کاردکس که در زبان عامیانه کارتکس نیز گفته می‌شود، اطلاعات کالاهای موجود در انبار است که مدیرعامل با توجه به آن اطلاعات، اقدام به اتخاذ امور مالی و اقتصادی در سازمان می‌نماید.
نکته:
در بیان عامیانه گاهی “کاردکس” را “کارتکس” نیز می‌نامند. با توجه به اینکه معانی این دو کلمه در لغت‌نامه‌هایی مانند فرهنگ معین مترادف است، می‌توان این دو کلمه را به جای یکدیگر به کار برد.
کاربرد کاردکس انبار:
مهمترین کاربرد کاردکس انبار، امکان ردیابی و کنترل تعدادی و ریالی هر یک از کالاها در زمان و تاریخ مشخص است. نگهداری مقدار موجودی لحظه‌ای در کارتکس انبار برای عملیات انبارگردانی بسیار حائز اهمیت است. زیرا در عملیات انبارگردانی مقادیر ذکر شده در کاردکس با موجودی فیزیکی در انبار مطابقت داده و ثبت می‌شود. همچنین کلیه اطلاعات مربوط به گردش کالای مورد نظر در انبار نیز در کاردکس انبار گزارش می‌شود.
یکی دیگر از کاربردهای کاردکس انبار، نمایش وضعیت کالاهای موجود جهت ثبت اسناد حسابداری است. زمانی که کالایی خریداری و یا فروخته می‌شود، یا هنگامی که کالایی در مراحل مختلف تولید قرار می‌گیرد، اطلاعات آن در کاردکس انبار ثبت می‌شود. این اطلاعات مبنای انجام ثبت‌های حسابداری خواهد بود.
انواع کاردکس انبار:
نحوه ساخت کاردکس در انبار بر اساس تعداد و یا مبلغ موجودی کالا متفاوت است. انواع کاردکس انبار در حسابداری شامل موارد زیر است:
کاردکس تعدادی:
در این نوع کاردکس کالا از نظر تعداد ورود ، تعداد خروج و تعداد مانده مشخص می نماید که وقتی کاردکس یک کالا پر می شود مانده آن به صفحه بعد مربوط به همان کاردکس وارد می شود البته در حال حاضر نرم افزار انبار به این صورت عمل می کند و در صورتی که بنا به هر دلیلی شرکت از نرم افزار استفاده نمی نماید این کاردکس ها از بازار تهیه و هر کاردکس در زونکن خود بایگانی می شود مثلا کالای الف دارای زونکنی است که کاردکس آن از ابتدا تا پایان دوره مالی در آن قرار می گیرد و کالای ب ، ج و… نیز به شرح گفته شده عمل می شود.
کاردکس تعدادی _ ریالی:
در کاردکس تعدادی _ ریالی، علاوه بر تعداد ورودی، خروجی و مانده موجودی، مقادیر ریالی مربوط به هر مرحله نیز ضافه می‌شود. به این نوع از کاردکس، کاردکس حسابداری هم می‌گویند. در کاردکس حسابداری روش‌های ارزیابی موجودی کالای مورد استفاده در واحد اقتصادی برای تعداد مانده اعم از فایفو، لافو و یا روش میانگین، نیز ثبت می‌شود.
نکته
کاردکس تعدادی _ ریالی، مخصوص بخش مالی شرکت است.
مزایای کارتکس انبار چیست؟
انبارداری یکی از پیچیده‌ترین فعالیت‌هایی است که کارخانجات و شرکت‌ها انجام می‌دهند و یک کاردکس انبار خوب باید بتواند، اطلاعات انبار را بدون نقض و ایراد ثبت و ضبط کنند، تا دیگر در انبارداری مشکلی پیش نیاید و مانع از بروز خطا و مشکلات در سازمان گردد. برای بیان مزایای کاردکس انبار می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- مشخص کردن اقلامی که راکد شده‌اند
- دسترسی سریع و آسان به موجودی انبار
- اطلاع دقیق و ثبت لحظه‌ای کالاهای وارده و صادره
- اطلاع داشتن از موجودی انبار جهت ثبت سفارشات
- تسریع در حسابداری و داشتن آمارهای دقیق مواد اولیه
منظور از بازسازی کاردکس چیست؟
گاهی کارتکس کالا در انبار به دلایل مختلف نظیر ورود و خروج کالا بدون در نظر گرفتن تقدم و تاخر زمان خرید کالا و یا تغییر و اصلاح مبالغ ریالی کالا، اعتبار ریالی خود را از دست می‌دهد. در این هنگام به منظور پیشگیری از بروز اشتباهات حسابداری، لازم است نسبت به محاسبه مجدد تعدادی و ریالی کاردکس و بازسازی آن اقدام نمود.
بازسازی کاردکس چیست؟
زمانی که کارتکس کالا بدون درنظر گرفتن مبالغ ریالی و نادیده گرفتن زمان ورود کالا به انبار یادداشت می‌شود، در این هنگام انباردار و یا حسابدار به منظور جلوگیری از بروز مشکلات و سهل انگاری، واجب است که کاردکس انبار را بازسازی نمایند و اطلاعات دقیق کاردکس را گزارش کنند.
نکات:
1- بازسازی کارتکس در حسابداری باید قبل از تهیه گزارشات آخر سال و تهیه گزارش سود و زیان، برای ذی‌نفعان مانند مدیران عامل و یا سازمان مالیاتی انجام شود تا محاسبه قیمت تمام شده کالاها به درستی انجام شود.
2- بازسازی کاردکس تنها به منظور بازسازی بهای تمام شده کالا انجام می‌شود. در صورت منفی شدن موجودی کالا به دلیل حذف یا ویرایش فاکتورهای خرید یا ورود به انبار، ابتدا باید اصلاحات لازم توسط کاربر انجام شود؛ سپس نسبت به بازسازی کاردکس اقدام شود.
تاثیر بازسازی کاردکس در حسابداری مالی چیست؟
تاثیرات بازسازی کاردکس در حسابداری مالی به شرح زیر است:
- انجام اصلاحات مورد نیاز و صدور مجدد کلیه اسناد حسابداری مربوط به کالا و بهای تمام شده
- ایجاد سند اصلاحیه جهت اصلاح حساب بهای تمام شده و موجودی کالا
- اصلاح کاردکس بدون تغییر اسناد حسابداری
پیشنهاد می شود مقاله وظایف حسابدار انبار و انباردار را مطالعه کنید
چگونه یک کاردکس مناسب ایجاد کنیم؟
در انبار برای ایجاد کاردکس مناسب هر کالا، کارت مخصوص به خود را باید داشته باشد، در این کارت اسم و کد کالا یادداشت شده و در قفسه کاردکس نگهداری می‌شود. این کار در گذشته به صورت دستی انجام می‌شده اما امروزه با سیستم نیز می‌توانید کاردکس انبار را ایجاد کنید.
دانلود نمونه کاردکس انبار:
فایل زیر نمونه‌ای از کاردکس انبار است:
