نمونه فرم انبار و رعایت میزان سفارش تعریف شده با معیارهای درون سازمانی و وزارتخانه ای یکی از مهمترین نقاط کاربردی در سیستم انبارداری است. ذخایر غلات و ادوار جنگی به عنوان یکی از تدابیر مهم مملکت داری در ایران باستان ، به عهده انبارداران بوده است. اولین کسی که غلات و گندم را به روش علمی انبار کرد ، حضرت یوسف ( ع ) بوده است که می توان او را اولین انباردار جهان دانست. در ادامه مطلب با ارائه نمونه فرم انبارگردانی و نرم افزارهای انبارداری ، بیشتر با اهمیت انبارداری آشنا خواهید شد.
تعریف کاردکس در حسابداری
کاردکس کالا در حسابداری انبار فرمی است که برای هر یک از کالاهای موجود در انبار، تهیه می‌شود. از جمله مواردی که در کاردکس کالا جهت ثبت در هنگام ورود و خروج کالا از انبار نمایش داده می‌شود، عبارتند از:
- مقدار ورودی اولیه کالا
- مقدار خارج شده
- مقدار باقیمانده
- مبلغ اولیه کالای وارده
- مبلغ کالای صادره
- مبلغ مانده
نکته
در بیان عامیانه گاهی “کاردکس” را “کارتکس” نیز می‌نامند. با توجه به اینکه معانی این دو کلمه در لغت‌نامه‌هایی مانند فرهنگ معین مترادف است، می‌توان این دو کلمه را به جای یکدیگر به کار برد.
کاربرد کاردکس انبار
مهمترین کاربرد کاردکس انبار، امکان ردیابی و کنترل تعدادی و ریالی هر یک از کالاها در زمان و تاریخ مشخص است. نگهداری مقدار موجودی لحظه‌ای در کارتکس انبار برای عملیات انبارگردانی بسیار حائز اهمیت است. زیرا در عملیات انبارگردانی مقادیر ذکر شده در کاردکس با موجودی فیزیکی در انبار مطابقت داده و ثبت می‌شود. همچنین کلیه اطلاعات مربوط به گردش کالای مورد نظر در انبار نیز در کاردکس انبار گزارش می‌شود.
یکی دیگر از کاربردهای کاردکس انبار، نمایش وضعیت کالاهای موجود جهت ثبت اسناد حسابداری است. زمانی که کالایی خریداری و یا فروخته می‌شود، یا هنگامی که کالایی در مراحل مختلف تولید قرار می‌گیرد، اطلاعات آن در کاردکس انبار ثبت می‌شود. این اطلاعات مبنای انجام ثبت‌های حسابداری خواهد بود.
انواع کاردکس انبار
نحوه ساخت کاردکس در انبار بر اساس تعداد و یا مبلغ موجودی کالا متفاوت است. انواع کاردکس انبار در حسابداری شامل موارد زیر است:
کاردکس تعدادی
کاردکس تعدادی، کاردکسی است که موجودی کالای انبار را از نظر تعداد ورود، تعداد خروج و مانده تعداد کالا مشخص می‌کند.
لازم به ذکر است در حال حاضر و با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای انبار نیز به همین شکل عمل می‌کنند. اما زمانی که کسب و کاری بنا به هر دلیلی از این نرم افزارها استفاده نکند، می‌تواند این کاردکس‌ها را تهیه و اطلاعات موجودی کالای خود را بایگانی نماید.
نکته
به کاردکس‌های تعدادی، کارت موجودی کالا هم گفته می‌شود.
کاردکس تعدادی _ ریالی
در کاردکس تعدادی _ ریالی، علاوه بر تعداد ورودی، خروجی و مانده موجودی، مقادیر ریالی مربوط به هر مرحله نیز ضافه می‌شود. به این نوع از کاردکس، کاردکس حسابداری هم می‌گویند. در کاردکس حسابداری روش‌های ارزیابی موجودی کالای مورد استفاده در واحد اقتصادی برای تعداد مانده اعم از فایفو، لافو و یا روش میانگین، نیز ثبت می‌شود.
نکته
کاردکس تعدادی _ ریالی، مخصوص بخش مالی شرکت است.
مزایای کارتکس انبار چیست؟
یک کاردکس صحیح و قدرتمند در انبار مزایایی دارد که در ادامه به آنها اشاره شده است:
- تشخیص به هنگام اقلام گم شده
- تشخیص اقلام راکد انبار
- دسترسی آسان به موجودی انبار
- اطلاع دقیق از مقدار و ارزش ریالی کالاهای وارده و خارجه و ثبت لحظه‌ای آنها
- اطلاع از حداکثر و حداقل موجودی انبار جهت سفارش کالای جدید
- سهولت در حسابداری موجودی مواد و کالا و ارائه آمارهای مورد نیاز در انبار
منظور از بازسازی کاردکس چیست؟
گاهی کارتکس کالا در انبار به دلایل مختلف نظیر ورود و خروج کالا بدون در نظر گرفتن تقدم و تاخر زمان خرید کالا و یا تغییر و اصلاح مبالغ ریالی کالا، اعتبار ریالی خود را از دست می‌دهد. در این هنگام به منظور پیشگیری از بروز اشتباهات حسابداری، لازم است نسبت به محاسبه مجدد تعدادی و ریالی کاردکس و بازسازی آن اقدام نمود.
در چه شرایطی کاردکس نیاز به بازسازی دارد؟
در شرایط زیر کاردکس یک کالا نیاز به بازسازی دارد:
1- هر گاه قیمت تمام شده یک کالا در کاردکس، بر اثر اشتباهات کاربران و یا تعداد منفی موجودی، منفی نمایش داده می‌شود
2- مبلغ موارد وارد شده به انبار، پس از ثبت در کاردکس ویرایش شده است (در حقیقت کاردکس قیمت قبلی را نمایش می‌دهد)
3- مانده اولیه موجودی کالا در انبار پس از ثبت در کاردکس، اصلاح شده و تغییر کرده است (در واقع کاردکس هنوز مانده قبلی را نمایش می‌شود)
4- نیاز به تغییر یا ایجاد عملیات ورود کالا به انبار در تاریخ‌های گذشته و مابین عملیات قبلی وجود دارد
نکات
1- بازسازی کارتکس در حسابداری باید قبل از تهیه گزارشات آخر سال و تهیه گزارش سود و زیان، برای ذی‌نفعان مانند مدیران عامل و یا سازمان مالیاتی انجام شود تا محاسبه قیمت تمام شده کالاها به درستی انجام شود.
2- بازسازی کاردکس تنها به منظور بازسازی بهای تمام شده کالا انجام می‌شود. در صورت منفی شدن موجودی کالا به دلیل حذف یا ویرایش فاکتورهای خرید یا ورود به انبار، ابتدا باید اصلاحات لازم توسط کاربر انجام شود؛ سپس نسبت به بازسازی کاردکس اقدام شود.
تاثیر بازسازی کاردکس در حسابداری مالی چیست؟
تاثیرات بازسازی کاردکس در حسابداری مالی به شرح زیر است:
- انجام اصلاحات مورد نیاز و صدور مجدد کلیه اسناد حسابداری مربوط به کالا و بهای تمام شده
- ایجاد سند اصلاحیه جهت اصلاح حساب بهای تمام شده و موجودی کالا
- اصلاح کاردکس بدون تغییر اسناد حسابداری
پیشنهاد می شود مقاله وظایف حسابدار انبار و انباردار را مطالعه کنید
چگونه یک کاردکس مناسب ایجاد کنیم؟
در هر انبار برای ایجاد یک کاردکس مناسب، هر نوع کالا باید یک کارت مخصوص به خود داشته باشد. سپس کارت‌های کاردکس با توجه به اسم و یا شماره کالا در قفسه‌های مخصوص که دستگاه کاردکس نامیده می‌شود، قرار می‌گیرد. این کار به صورت دستی و یا کامپیوتری انجام می‌شود.
گفتنی است تهیه مقادیر ریالی کاردکس‌ها در سیستم انبارداری، توسط بخش حسابداری و بر اساس بهای تمام شده کالاها صورت می‌گیرد.
دانلود نمونه کاردکس انبار
فایل زیر نمونه‌ای از کاردکس انبار است:
