قرارداد حسابداری یکی از انواع قراردادهای مهم تجاری است؛ که بسیاری از حسابدارها از انواع آن و نحوه تنظیم آن بی‌اطلاع هستند. از این رو گاهی در زمینه حقوق و وظایف خود با کارفرما دچار چالش می‌شوند. اهمیت قراردادهای حسابداری از یک سو و ناآگاهی حسابداران از نحوه تنظیم آن ما را بر آن داشت که در این مقاله از سری مقالات آموزش رایگان حسابداری، به قراردادهای حسابداری، انواع آن و نحوه تنظیم آنها بپردازیم.
نحوه بستن قرارداد حسابداری:
برای انجام امور حسابداری راه های مختلفی وجود دارد.
- برخی از شرکت‌ها با استفاده از یک حسابرس دائمی به عنوان کارمند شرکت، اقدام به حسابرسی امور مالی شرکت می کنند.
- برخی شرکت ها برای استفاده برای محاسبات مالی خود در فواصل زمانی مختلف، مثلاً در انتهای سال مالی از حسابرس مستقل دعوت به همکاری میکنند.
آیا میدانید حسابدار چه کسی است:
حسابدار کسی است که فعالیت‌های زیر را انجام میدهد:
- جمع آوری اطلاعات، طبقه بندی
- ثبت
- خلاصه کردن اطلاعات
- نوشتن گزارش های مالی
- محاسبه سود و زیان
- محاسبه درآمد و هزینه
- تهیه ترازنامه و سایر صورتهای مالی
- محاسبه حقوق کارمندان
حسابدار با انجام محاسبات گفته شده اطلاعات و گزارشات مالی را در اختیار مدیران، کارفرمایان و مسئولین سازمان ها قرار میدهد. حسابداری از جمله کارهایی است که برای هر واحد اقتصادی کوچک و بزرگ لازم‌الاجراست
قرارداد حسابداری چیست:
قرارداد حسابداری، تعهدی است که بین یک یا چند نفر بسته میشود. هر قرارداد شرایط مخصوص به خود را دارد. گفتنی است طرفین قرارداد حسابداری می توانند یک نفر یا چند نفر به صورت تیم باشند.
نکاتی که هنگام بستن قرارداد حسابداری باید رعایت کنیم:
- زمان دقیق شروع و خاتمه ارائه خدمات و همکاری ( به طور واضح تاریخی را برای آغاز و پایان در نظر بگیرید، بهتر است که اگر قرارداد کار دائمی میبندید زمان شروع و پایان قرارداد شما همزمان با سال مالی شرکت باشد)
- شرح دقیق وظایف حسابدار در قرارداد ذکر شود و از درج عباراتی مثل ” کلیه حساب ها ” خودداری کنید چرا که چنین عبارتی مبهم است و به طور واضح بیان نمی کند که منظور از کلیه حساب ها چیست
- به طور واضح و دقیق مشخص شود که کدام امور حسابداری و همینطور امور مالیاتی توسط حسابدار مورد پیگیری و بررسی قرار میگیرد و در کدام امور و مراحل حسابداری یا مالیاتی، حسابدار هیچگونه مسئولیتی ندارد
- موارد و توافقات مندرج در قرارداد باید مطابق با آخرین قوانین به روز شده و همینطور مطابق با قانون کار باشد. در صورتی که موردی در این قرارداد خلاف قوانین یا قانون کار باشد حتی اگر به توافق دو طرف رسیده باشد، فاقد اعتبار و وجاهت قانونی است
- شرایط فسخ قرارداد و شیوه ی اجرای آن به طور کامل پیش بینی شود
- اختلافات احتمالی که ممکن است در طول قرارداد بین کارفرما و حسابدار/مدیر مالی پیش بیاید را پیش بینی کنید و نحوه ی رسیدگی و راه حل آن را نیز در قرارداد درج کنید
- لازم است که قرارداد مانند سایر قراردادهای رسمی حتما در دو نسخه تهیه شود و هم کارفرما و هم حسابدار نسخه ای از آن را در اختیار داشته باشند تا در صورت لزوم و هنگام مراجعه به مراجع قانونی بتوانند به آن استناد کنند
- حقیقی یا حقوقی بودن افراد و نام کامل فرد یا شرکت خدمات دهنده یا خدمات گیرنده
- ساعت کاری و نوع قرارداد به طور کامل ذکر شود ( به خصوص در قرارداد های موقت و یا ساعتی، عدم ذکر این مورد میتواند موجب اختلاف میان طرفین شود)
- خوب است که موضوع “محرمانه بودن اطلاعات مالی” شرکت یا کارفرما به توافق و امضا دو طرف برسد تا از عدم افشا اطلاعات جلوگیری شود و موجب اطمینان خاطر بیشتر میان دو طرف در طول همکاری شود
- کارفرما و حسابدار میتوانند موضوع ” عدم رقابت” را در قرارداد خود درج کنند. طی این توافق حسابدار یا مدیر مالی متعهد میشود که تا پایان قرارداد هیچگونه فعالیتی با شرکت های رقیب یا شرکت ها و افرادی که شغل های مشابه دارند نداشته باشند
- کارفرما میتواند با رضایت و توافق حسابدار، جهت اطمینان از انجام تعهدات و وظایف، مبلغی را به صورت چک یا سفته به عنوان ضمانت حسن اجرای انجام کار دریافت نماید (توجه کنید که دریافت این ضمانت باید با رضایت کامل دو طرف باشد)
چه نیازی به بستن قرارداد حسابداری است:
هر حسابدار یا مدیر مالی، برای حرفه ای شدن در کار خود باید بر اساس قراردادهای حسابداری فعالیت کند و تحت هیچ شرایطی بدون قرارداد برای شرکت کار نکند. زمانی که قرارداد به صورت مکتوب نوشته می شود و وظایف و تعهدات طرفین مشخص میشود جلوی بسیاری از مشکلات گرفته میشود. هر چند برای بستن قرارداد حسابداری، زمانی مشخص نشده، اما بهتر است هرگز بدون قرارداد کاری را آغاز نکنید حتی اگر طرف حساب شما دوستان، آشنایان یا اقوام باشند.
به خاطر داشته باشید که یک حسابدار حرفه ای هیچ وقت بدون قرارداد کار نمی کند تا زمانی که قرارداد نداشته باشیم کارتان با گسترش پیدا نکرده و در صورت ایجاد سوءتفاهم نمی توانید از خود رفع اتهام کنیم
پیشنهاد میشود مقاله چه کسانی باید اظهارنامه مالیاتی پر کنند را مطالعه کنید
از عواقب نبستن قرارداد خبر دارید:
زمانی که حسابداری در شرکتی فعالیتی را آغاز میکند، باید قرارداد تنظیم کند دچار تبعات بعد از آن نشود. تبعات عدم ثبت قرارداد شامل موارد زیر است:
- در صورت ایجاد مشکل هیچ مدرکی برای دفاع نخواهید داشت.
- از آنجا که قراردادی ثبت نشده باشد منبعی برای استناد و مراجعه وجود ندارد.
- در صورت نبستن قرار داده شفاف ممکن است قول و قرارها فراموش شود و کارها به درستی انجام نشود.
- در صورت نبستن قرارداد ممکن است به دلیل پیش آمدن مشکلات به سادگی قرارداد بدون اطلاع طرفین فسخ شود.
موضوع قرارداد حسابداری چگونه مشخص می شود:
موضوع قرارداد یکی از مهمترین مواردی است که هنگام تنظیم قرارداد حسابداری باید به آن توجه کرد. برای نوشتن موضوع قرارداد حسابداری نباید موضوعات به صورت کلی بیان شود و جزئیات و ریز مطالب به طور کامل و دقیق مشخص شود. هنگام بستن قرارداد حسابداری جزئیات و مطالب کم اهمیت را نیز نباید از قلم انداخت و همه موارد لازم را ذکر کنید.
منظور از محرمانه بودن اطلاعات چیست:
یکی از نکات مهمی که در قرارداد حسابداری باید به آن توجه داشت، عدم افشای اطلاعات مالی شرکت مانند صورت وضعیت مالی، میزان ضرر، سود بدهی و مطالبات کارفرما در نزد دیگران است. افشای اطلاعات قرارداد که به صورت کاغذی، تلفنی، پست الکترونیک یا غیره جرم است و مجازات در پی دارد.
تعیین مبلغ قرارداد:
یکی از مفاد قرارداد، تعیین مبلغ قرارداد است. مبلغ قرارداد میتواند به صورت نقد و اقساط باشد. در هر شکل مبلغ و تاریخ پرداخت آن در قرارداد باید ذکر شود. مبلغ قرارداد میتواند به صورت علی الحساب نیز مشخص شود ولی در هر شکل باید شیوه پرداخت آن و میزان دقیق مشخص شود.
مزایای عقد قرارداد حسابداری:
- با استفاده از قرارداد حسابداری از بروز اختلافات جلوگیری کنید.
- با بستن قرارداد اتهامی دامن طرفین قرارداد را در بر نمیگیرد، چون همه چیز مطابق اسناد و مدارک پیش میرود.
- در قرارداد مسئولیت‌های قانونی هر طرف قید میشود و مشخص می شود هرگونه ضرر و زیان مالی به عهده کدام یک از طرفین قرارداد است.
با چه کسانی قرارداد حسابداری ببندیم:
شخص حقیقی و حقوقی طرف قرارداد باید شرایط زیر را داشته باشد:
- به سن بلوغ و رشد عقلی رسیده باشد.
- شخص طرف معامله ممنوع المعامله نباشد.
- اگر طرف قرارداد وکیل شخص اصلی باشد از صحت برگه وکالت او اطمینان حاصل کنید.
- زمانی که قرارداد با شخص حقوقی بسته می شود، لازم است که اساسنامه شرکت به طور دقیق بررسی شود.
- هنگام بستن قرارداد با اشخاص حقوقی، محل سکونت و محل اصلی فعالیت مالی تجاری و اقتصادی آن باید در قرارداد ذکر شود.
قرارداد حسابداری در چند نسخه تنظیم میشود:
تعداد نسخه‌های قرارداد حسابداری یکی از نکاتی است که باید به آن توجه نمایید. لازم است بدانید نحوه تنظیم قرارداد حسابداری در دو نسخه اصلی است که باید برای هر دو طرف یکی باشد. تا در صورت بروز اختلاف و مراجعه به دادگاه نسخه‌های اصلی قرارداد در دست هر یک از طرفین باشد. بنابراین هر دو طرف باید یک نسخه اصلی از قرارداد را در اختیار داشته باشند. برای اینکه قرارداد حسابداری معتبر باشد امضا و اثر انگشت هر دو طرف در هر دو برگه باید وجود داشته باشد. بهتر است تمام صفحات به صورت چاپی بوده و شماره‌گذاری شود.
پرسش و پاسخ متداول در مورد نحوه تنظیم قرارداد حسابداری:
آیا با حسابرس دائمی شرکت نیز باید قرارداد حسابداری بست؟
خیر نیازی به تنظیم قرارداد حسابرسی با حسابرس دائمی شرکت نیست.
در صورت بروز اختلاف در قرارداد حسابداری به کجا باید مراجعه کرد؟
در صورت بروز اختلافی که از طریق قابل سازش نیست، هر کدام از طرفین میتوانند به مراجع قضایی و حل اختلاف مراجعه کنند.
وجه التزام چیست؟
وجه التزام چک یا سفته ای است که طرفین قرارداد برای ضمانت حسن انجام تعهد از طرف مقابل درخواست.
ناظر یا نماینده چه کسی است؟
هنگام تنظیم قرارداد حسابداری، نماینده یا ناظری باید باشد که بر عملکرد حسابدار نظارت میکند. ناظر در واقع هم بر صحت انجام امور نظارت دارد، هم اطلاعات مورد نظر حسابرس را در اختیارش قرار می دهد.
