کدینگ حسابداری بازرگانی

کدینگ حسابداری برای مکانیزه کردن عملیات حسابداری قابل استفاده است. حساب های بسته به نوع و حجم عملیات مالی در چند سطح تعریف می شود. که هر مجموعه عملیات دارای یک کد می‌باشد. حسابداران با استفاده از این کد ها ثبت عملیات های حسابداری را به صورت صحیح انجام می دهند.

دارایی ها، بدهی ها و سرمایه از ارکان اصلی حسابداری هستند که در طراحی یک سیستم کارای حسابداری ضروری است تا به اجزاء ریزتری تبدیل شود. این اجزاء حسابهای معین و تفصیلی می باشند که در زیر گروه اصلی معادله حسابداری قرار گرفته اند. کدینگ باید به نوعی طراحی شود که استانداردهای حسابداری را نقض نکند. در سیستم های حسابداری معمولا کدینگ حسابداری به صورت پیش فرض طراحی شده که لازم است حتما حسابداران آنها را بررسی کرده و در صورت بروز مشکل و مغایرتی آن را اصلاح نمایند

تعریف کدینگ حسابداری:

طبقه بندی فعالیت های مالی و تعیین کردن مراحل گوناگون آن و تشخیص سطوح اصلی یا فرعی، مشابه شاخه های اصلی یا فرعی درخت، کدینگ حسابداری گفته می شود.

اجرا کردن فرآیند کدینگ حسابداری از طریق نرم افزارهای مالی:

نرم افزارهای حسابداری به دلیل توانایی های گوناگون و انبوهی که دارند و امکان اعمال تغییرات که در ساخت این نرم افزارها به آن توجه شده است، برای انجام فرایند کدینگ بسیار مطلوب می باشند.

سطوح اصلی این فرآیند در حساب ها، می تواند اموری مانند حساب های کل، تعیین شده یا حساب های تفصیلی باشد که با توجه به نظر حسابداری کد های ویژه ای به آن ها اختصاص داده می شود.

اساسی ترین بخش کدینگ به کدام حساب اختصاص دارد؟

مهم ترین و اساسی ترین بخش کدینگ مالی به حساب های کل اختصاص دارد. حساب کل در فرآیند کدینگ حسابداری لازم است به صورتی توضیح داده شود که بتوان تمامی اطلاعات لازم را از آن استخراج کرده و باید به شکلی کامل و همراه با نکات لازم باشد.

کد حساب های تعیین شده به طور معمول ۶ رقمی می باشد:

حساب های معین یا تعیین شده نیز از تاثیر مهمی برخوردار می باشد و از خروجی آن ها، درآمد ها و هزینه های شرکت به دست می آید. به حساب های تعیین شده به طور معمول کد ۴ یا ۶ رقمی داده می شود.

این حساب با توجه به این که هزینه و درآمد را گزارش می دهد، برای کسانی که در عملیات های تصمیم گیری مالی فعالیت دارند، به شکل قابل توجهی حائز اهمیت است.

حساب های تفصیلی شامل خرده حساب ها می باشد:

حساب های تفصیلی حساب های کوچک سازمان بوده که امکان دارد از یک شرکت به شرکتی دیگر تفاوت داشته باشد.

کد بندی حساب های تفصیلی در فرآیند کدینگ حسابداری این شرایط را برای حسابداران مهیا می کند که در هر سطوحی که ضروری باشد، گزارشات مالی را آماده کرده و به مدیران مربوطه ارائه کنند.

چگونگی کد دهی در روند کدینگ حسابداری:

کددهی در روند کدینگ حسابداری به صورت اولویت بندی کد ها انجام می گیرد. در حقیقت کد های کوچک تر به حساب های با اهمیت تر که به سرمایه نزدیک می باشند، داده می شود و پس از آن ها به حساب های بهره و ضرر و در وهله نهایی حساب هایی با ارزش کم تر کد دهی می شوند.

پیشنهاد می‌شود مقاله سیستم حسابداری دائمی را مطالعه کنید

انواع کدینگ حسابداری:

کدینگ حسابداری انواع مختلفی دارد که شامل 3 مورد زیر می باشد.

کدینگ طبق حرف های نخست حساب:

در صورتی که دستگاه کدینگ را طبق حروف نخست اسم حساب تعریف کنند، این کدینگ، کدینگ حفظی گفته می شود. برای مثال کدینگ ح.د که بیانگر حساب دریافتی می باشد.

کدینگ سریالی مخصوص اعداد پی در پی:

در شرایطی که کد ها به کل عددهایی پی در پی باشند، دستگاه کدینگ مربوطه سریالی یا متوالی گفته می شود. از این نوع کدینگ برای شناسایی حساب ها استفاده می شود.

سیستم کدینگ توده ای:

در صورتی که تعداد مشخصی از اعداد تنها به حساب های یک مرحله حسابداری معین اختصاص داده شوند، این نوع دستگاه کدینگ توده ای گفته می شود.

دلایل استفاده از دستگاه کدینگ در حسابداری:

• این دستگاه سبب استاندارد شدن فعالیت های حسابداری و مالی و قرار گیری تمامی آن ها در یک قالب ویژه می شود.
• سبب تسریع در ذخیره کردن فعالیت های مالی شده و داده ها به شکل دقیق تری پردازش می شوند و اشتباه های انسانی به کمترین میزان خود می رسد.
• تدوین و تنظیم انواع گزارش های مالی با نکات کامل ممکن می گردد.
• بررسی های مالی با هدف سرمایه گذاری و پیش بینی دارایی ها کامل تر انجام شده و می توان با آگاهی کامل تری از وضعیت مالی خود در مورد مسائل پیش رو تصمیم گرفت.