امروزه استفاده از نرم افزار مالی کار مدیران و صاحبان شرکت را آسان کرده است . در قدیم امکان مدیریت دوطرفه مالی وجود نداشت و هرکدام از طرفین معامله می توانستند وضعیت مالی خود را مدیریت کنند . اگر تجارت میان چند نفر صورت می گرفت ، کار را برای مدیریت مالی سخت تر می کرد . ما در این مقاله قصد داریم دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی را برای شما توضیح دهیم.
نرم افزار حسابداری چیست؟
شاید با بیان اصطلاح «نرم افزار حسابداری» به نرم افزارهایی مانند اکسل فکر کنید. اما اینطور نیست. اکسل شاید توانایی انجام بخشی از کارهای حسابداری را داشته باشد اما توانایی این که مجموعه کامل فرایندهای حسابداری را مدیریت کند را ندارد. به همین جهت نمی‌توان به طور کامل روی آن حساب کرد.
نرم افزار حسابداری سیستمی است که تمام ابزارهای مورد نیاز یک حسابدار را به صورت دیجیتال در اختیار او قرار دهد تا حسابدار بدون دغدغه در زمینه انجام محاسبات، بتواند اسناد و مدارک مربوط به را سازمان‌دهی کند. همچنین یکی از نکات مثبت و کلیدی نرم افزار حسابداری این است که قوانین مالیاتی و قوانین مرتبط با نهادهای نظارتی در آن پیاده‌سازی شده و هرگاه که مشکلی در یکی از اسناد وجود داشته باشد، حسابدار می‌تواند در راستای برطرف کردن آن برنامه‌ریزی کند.
هدف اصلی نرم افزار حسابداری سازمان‌دهی، نظم‌دهی و بالا بردن دقت روند ثبت اسناد است. با استفاده از این نرم افزار، مدیر مالی سازمان بدون استرس می‌تواند گزارش‌های مختلف را بررسی کند و با خیالی آسوده به آنها استناد کند.
مزیت های استفاده از نرم افزار مالی:
استفاده از نرم افزار مالی دارایی مزایای زیادی می باشد که به برخی از آنها اشاره می کنیم.
کاهش اتلاف وقت و افزایش سرعت در محاسبه هزینه و درآمد:
نرم افزار مالی قادر می باشد که چندین ساعت از زمان ما را در قیاس با دستگاه های دستی مالی و یا حسابداری که از اکسل و صفحه های گسترده بهره می برد، اندوخته کند. این ویژگی به این دلیل می باشد که نرم افزار مالی ورودی های اضافی و فاقد کارایی لازم را به حداقل رسانده و یا آن ها را محدود می کند.
به طور مثال درج اطلاعات مشتری مانند نشانی در زمان صادر کردن فاکتور یا صورت حساب را در نظر بگیرید. در دستگاه های دستی مقداری از زمان برای درج این اطلاعات تکراری در زمان صادر کردن فاکتور صرف می شود، در حالی که در نرم افزارهای مالی این مشخصات نیازی به وارد کردن در هر مرحله ندارد.
پیشنهاد میشود مقاله حسابداری دائمی را مطالعه کنید
محاسبه و درج صحیح مشخصات در ارتباط با موجودی اجناس، کارکنان و مشتری:
در صورتی که شما یک شرکت داشته باشید که یک نفر مالک آن باشد، فاقد هرگونه کارمند، فاقد مشتری های انبوه و بدون فرمی بلند از موجودی اجناس، امکان دارد که شما هیچ وقت به نرم افزار حسابداری احتیاج نداشته باشید.
در شرایطی که شما تنها یک شرکت کوچک با عده محدودی مالک داشته باشید که فرمی از مشتری ها یا کارکنان و اندازه موجودی اجناس را در اختیار دارید، با بهره گیری از نرم افزار مالی می توانید اطلاعات و مشخصات مالی خود را به شکلی دقیق ثبت کنید.
فعالیت هایی مانند ثبت مشخصات مشتریان، معرفی افراد به عنوان کارمند شرکت و معرفی اجناس و ورود مشخصات آن ها مانند تعداد اجناس، اطلاعات فنی جنس و فرم های قیمت و… توسط نرم افزار مالی عملی می شود.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
- افزایش دقت در محاسبات: هر چقدر هم که یک حسابدار در انجام محاسبات دقیق باشد، باز هم دقت آن به پای دقت محاسباتی کامپیوتر نمی‌رسد. خبره‌ترین و باتجربه‌ترین حسابداران نیز مجبور هستند چندین بار محاسبات خود را بررسی کنند تا درصد خطا را تا حد زیادی کم کنند. اما استفاده از نرم افزار حسابداری با توجه به دقت بالای محاسباتی کامپیوتر، می‌تواند درصد خطا در محاسبات را تا نزدیک به صفر کاهش دهند.
- افزایش سرعت در محاسبات: یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزارهای حسابداری این است که باعث میشود سرعت محاسبات تا حد قابل توجهی افزایش پیدا کند. زمانی که حسابدار به حجم بالایی از اسناد روبرو میشود، بررسی و انجام محاسبات این اسناد می‌تواند کاری بسیار زمان‌بر و تنش‌زا باشد. اما استفاده از یک نرم افزار حسابداری در این موقعیت می‌تواند سرعت محاسبات را بسیار افزایش داده و حسابدار در مدت زمان کم‌تری محاسبات را نهایی کند.
- دسترسی آسان به اطلاعات: معمولاً بعد از گذشت یک سال از فعالیت سازمان، برای نگهداری اسناد مالی به یک کمد بزرگ نیاز است! چرا که حسابدار مجبور است تمامی اسناد مالی را در زونکن‌ها و پوشه‌های مختلف دسته‌بندی کند و تمامی آنها را بایگانی کند. نرم افزار حسابداری این امکان را به سازمان می‌دهد که از شر اسناد کاغذی خلاص شده و اسناد را به صورت دیجیتالی در یک سیستم جامع ذخیره کنند. البته این نکته را هم باید در نظر گرفت که این دسته نرم افزارهای سازمانی، نمی‌توانند به طور کامل جایگزین بایگانی‌های اسناد کاغذی شوند و در نهایت اسناد مالی با درجه اهمیت بالا باید به صورت فیزیکی بایگانی شوند.
- گزارش‌گیری آسان: با توجه به این که تمامی اسناد مالی در یک سیستم ذخیره می‌شوند، به سادگی می‌توان از آنها گزارش‌های مختلفی گرفت. معمولاً نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی از گزارش با استفاده از فاکتورهای مختلف را آماده می‌کنند و کاربر به سادگی و با مشخص کردن بازه زمانی یا بازه شماره فاکتورها، می‌تواند گزارش مورد نیازش را دریافت کند.
- افزایش امنیت: امنیت در مباحث مالی سازمانی بسیار اهمیت دارد. فرض کنید اسناد مالی یک ساله سازمان که در کمدی بایگانی شده است، طی یک اتفاق از بین برود! یا مثلاً شخصی از بیرون از سازمان به این اسناد دسترسی پیدا کند! چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ احتمالاً مدتی طولانی برای برطرف کردن اثرات جانبی این اتفاقات باید زمان صرف کنید. استفاده از نرم افزار حسابداری این قابلیت را به شما می‌دهد که اسناد را در چند جای مختلف به صورت دیجیتالی ذخیره کنید و اگر یکی از این منابع به مشکل برخورد کرد، از منبع دیگری استفاده کنید. همچنین این سیستم‌ها قابلیت رمزگذاری دارند و افراد مسئول می‌توانند با مشخص کردن رمز ورود و حتی مشخص کردن سطوح مختلف دسترسی، از اسناد مالی محافظت کنند.
- نیروی انسانی کم‌تر، هزینه کم‌تر: نرم افزار حسابداری، نیاز سازمان شما به نیروی انسانی در بخش مالی را کاهش می‌دهد. شاید بپرسید چطور؟ زمانی که حجم بالایی از اسناد در سازمان وجود دارد، برای حسابرسی و بررسی آنها احتمالاً نیاز به دو الی سه نفر دارید. اما با استفاده از نرم افزار حسابداری و با توجه به این ویژگی‌های آن، تمامی کار را به یک نفر سپرده و با خیالی آسوده به ادامه فرایند کاری خود بپردازید.
