در یک سازمان، امور پرسنلی شامل ساز و کارهای مربوط به پرسنل است و پرونده پرسنلی شامل تمامی مدارک و اسناد مربوط به کارگر و کارمند می‌باشد. قوانین و مقررات مربوط به امور کارگران و کارمندان در مجموعه امور پرسنلی قرار می‌گیرند. بنابراین، تهیه یک سیستم پرسنلی کامل برای شروع به کار، امری ضروری است. البته پرونده پرسنلی باید قابل دسترسی باشد، اما این اطلاعات نباید برای تمامی پرسنل در دسترس باشد و باید به‌روز باشد..
انواع روش پرونده پرسنلی:
پرونده پرسنلی به دو روش می باشد:
پرونده پرسنلی دستی:
مراکزی که تعداد کارکنان آنها کم است، از روش دستی برای مدیریت پرونده پرسنلی استفاده می کنند.
پرونده پرسنلی مکانیزه:
راهکاری که در کارگاه ها و مراکز بزرگ تر به کار گرفته می شود، استفاده از سیستم پرسنلی کامپیوتری است. با افزایش تعداد پرسنل و پرونده، این روش مورد استفاده قرار می گیرد.
مزیت استفاده از پرونده به روش مکانیزه:
استفاده از پرونده به روش مکانیزه، دارای بسیاری از مزایاست. یکی از این مزایا این است که پرونده ها به صورت دقیق و بدون هیچگونه خطا در دسترس هستند و اطلاعات ثبت شده در آن ها همواره به روز رسانی می شوند. همچنین با این روش، امکان دسترسی به اطلاعات پرسنلی با سرعت و دقت بالاتری صورت می گیرد. این روش همچنین به کاهش خطاها و اشتباهات احتمالی در ورود اطلاعات کمک می کند و مدیران امکان مشاهده و بررسی اطلاعات پرسنلی را با سهولت دارند. در نهایت، استفاده از پرونده به روش مکانیزه، به دلیل بهینه سازی فرآیندهای امور پرسنلی، می تواند به افزایش بهره وری و کاهش هزینه های مربوط به این حوزه کمک کند.
مدارک لازم در پرونده پرسنلی
مدارک لازم در پرونده پرسنلی:
پرونده پرسنلی شامل مدارک و اسناد مربوط به کارگران و کارمندان است که برای آنها ایجاد می شود. مدارکی که باید در پرونده پرسنلی قرار گیرند، شامل:
- اسناد شخصی: شامل اسناد هویتی، مانند کارت ملی، شناسنامه، پاسپورت و تصاویر چهره.
- مدارک تحصیلی: شامل مدارک تحصیلی که نشان دهنده سطح تحصیلات کارمند می باشد.
- سوابق شغلی: شامل سوابق شغلی، رزومه و مدارک دیگری که نشان دهنده تجربه و توانایی های شغلی کارمند می باشد.
- قرارداد کار: شامل نوع قرارداد کار، شرایط و مقررات کاری، شرح وظایف و حقوق و مزایا.
- بررسی پزشکی: شامل مدارک بررسی پزشکی که نشان دهنده سلامت کارمند می باشد.
- مجوزها و گواهینامه ها: شامل مدارکی که نشان دهنده مهارت ها و مجوزهای کسب و کار کارمند می باشد.
- تشکیلات خانوادگی: شامل شناسنامه فرزندان، کتاب شناسایی خانواده و دیگر مدارک مربوط به تشکیلات خانوادگی کارمند.
- مدارک بیمه: شامل مدارک بیمه که نشان دهنده بیمه تامین اجتماعی، بیمه بیکاری و بیمه سلامت کارمند می باشد.
- سایر مدارک: مدارک و سند دیگری که با توجه به شرایط و نیاز سازمان در پرونده پرسنلی قرار می گیرد.
مدیریت امور پرسنلی:
برای داشتن منابع انسانی کارامد و اجرای روش‌های درست و صحیح، یک سازمان نیازمند مدیریت منابع انسانی می‌باشد تا بتواند بین وظایف سازمان، پرسنل و اشیاء، ارتباط لازم را فراهم آورد. وظایف پرسنل یک سازمان هم در واقع، همان کارهایی است که فرد برای انجام آنها به استخدام سازمان درآمده است. به منظور انجام این وظایف، سازمان باید امکانات لازم را در اختیار پرسنل قرار دهد.
در یک سازمان، اختیار و قدرت پرسنل، قدرتی است که فرد برای انجام وظایفش در اختیار قرار دارد. در صورتی که مدیران امور پرسنلی سازمان، از کفایت و مدیریت لازم برخوردار نباشند، سیستم امور پرسنلی نیز با مشکل مواجه خواهد شد.
مدیریت امور پرسنلی
وظیفه مدیریت امور پرسنلی در رابط با دیگر مدیران:
مدیریت امور پرسنلی در رابطه با دیگر مدیران نیز بسیار حائز اهمیت است. در واقع، مدیریت منابع انسانی باید به طور هماهنگ با سایر بخش‌های سازمان انجام شود. به عنوان مثال، بخش امور مالی نیاز به اطلاعات صحیح در مورد پرداخت حقوق پرسنل دارد تا بتواند درستی محاسبات مالی را تضمین کند. بخش تولید نیز به اطلاعاتی در مورد تعداد پرسنل و مهارت‌های آنها نیاز دارد تا بتواند به بهترین نحو از ظرفیت پرسنل استفاده کند و برنامه‌ریزی تولید را انجام دهد.
در اینجا وظیفه مدیریت امور پرسنلی به دست آوردن و ارائه اطلاعات صحیح و به موقع به دیگر بخش‌های سازمان و تضمین هماهنگی بین بخش‌های مختلف است. علاوه بر این، مدیریت امور پرسنلی باید با سایر مدیران در توسعه و اجرای سیاست‌های کلی سازمان همکاری کند و از میزان تاثیرگذاری این سیاست‌ها بر روی پرسنل و عملکرد آنها اطمینان حاصل کند. به همین دلیل، نقش مدیریت امور پرسنلی به عنوان یکی از مدیران ارشد سازمان بسیار حائز اهمیت است.
وظایف کلی مدیریت امور پرسنلی:
- راهنمایی و ارائه نظرات خود در مورد مسائل مربوط به پرسنل به کلیه مدیران
- توجه به کارایی و توانایی کارکنان برای بالا بردن سلامت سازمان
- تهیه و تنظیم روش های درست پرسنلی
- ایجاد هماهنگی برای روش های یکسان استخدامی
- رفتار عادلانه و عدم تبعیض برای کارکنان
وظایف کلی مدیریت امور پرسنلی
مهمترین روش های کار مدیریت پرسنلی:
مدیریت پرسنلی به منظور داشتن منابع انسانی کارامد و اجرای روش‌های درست و صحیح در سازمان‌ها، از روش‌های متنوعی استفاده می‌شود. برخی از مهمترین روش‌های کار مدیریت پرسنلی عبارتند از:
- اهداف مربوط به استخدام
- اهداف مربوط به آموزش و پرورش نیروی انسانی
- روش های مربوط به حقوق، دستمزد و مزایا
- روش های ایجاد روابط سالم و صحیح در سازمان
- روش های مربوط به حفظ کارکنان کارآمد و مفید
امور پرسنلی شامل چه مواردی می شود:
- حقوق و دستمزد
- فاکتورهای در نظر گرفته شده در حقوق و دستمزد
- حقوق پایه
- کمک هزینه مسکن و خواربار
- حق اولاد و عائله مندی
- اضافه کاری
- حق نوبت کاری
- حق تعطیل کاری
- بیمه کارکنان
- استفاده از مزایا
پیشنهاد می کنیم، مقاله مقایسه استانداردهای حسابداری ایران و جهان را مطالعه کنید
