تمامی شرکت ها و بنگاه های اقتصادی بدون در نظر گرفتن بزرگی و یا کوچکی شان، درگیر فرآیند های مربوط به خدمات اداری و پرسنلی بوده که بسیار حائز اهمیت هستند و از طرفی رعایت شدن الزامات قانونی در آن ها بسیار مهم است.
خدمات اداری و پرسنلی مانند محاسبه ی کارکرد پرسنل، محاسبه ی جمعه های کاری و تعطیلات، حضور و غیاب پرسنل، کارت زنی، حق بیمه، پرداخت حقوق و مزایا و موارد بسیار دیگر که نیازمند انجام شدن با تبحر و دقت بالا می باشند. برای محقق کردن این امر مهم، بهتر است مسئولیت آن ها به افراد متبحر و متخصص سپرده و یا از چنین افرادی مشورت خواسته شود.
موسسات خدمات مالی و حسابداری و حساب رسمی مانند شرکت حسابداری کیمیا تراز سیراف نیز در راستای همین منظور فعالیت می کنند و می توانند در تمامی موارد بالا به صاحبان مشاغل و بنگاه های اقتصادی مشاوره و خدمات ارائه کنند.
شرکت حسابداری کیمیا تراز سیراف برای ارائه خدمات اداری و پرسنلی با بیش از 10 سال سابقه آماده خدمات رسانی به شما عزیزان است. برای دریافت خدمات اداری و پرسنلی با ما تماس بگیرید.
انواع خدمات اداری و پرسنلی
از انواع خدمات اداری و پرسنلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کنترل و محاسبه ی ساعات کاری پرسنل
- محاسبه کردن بیمه، حقوق و مالیات پرسنل شرکت و ارسال و پیگیری امورمربوطه با سازمان های ذی ربط
- تهیه کردن فیش های حقوقی نیرو ها و انواع نامه های اداری پرسنل
- پیگیری کردن و انعقاد قرارداد های پرسنل و ثبت کردن آن ها در اداره ی کار
- محاسبه کردن تسویه حساب نیرو ها و پرسنل
- محاسبه کردن عیدی و سنوات و طلب مرخصی پرسنل
همکاران ما در شرکت حسابداری کیمیا تراز سیراف میتوانند در تمامی زمینه های یاد شده به صاحبان مشاغل و بنگاه های اقتصادی مشاوره تخصصی دهند. در ادامه با ما همراه باشید تا با انواع خدمات اداری و پرسنلی بیشتر آشنا شوید.
ارائه و انجام امور کارگزینی و استخدامی
برخی از امور کارگزینی و استخدام کارمندان و پرسنل شرکت ها و بنگاه های اقتصادی مانند آگهی های استخدام، تماس گرفتن با کاریابی ها، تهیه فرم های اطلاعات تخصصی و اطلاعات شخصی، هماهنگ کردن مصاحبه های تخصصی و مصاحبه های عمومی و … است که مربوط به بخش کار گزینی است اما واحد های مالی شزکت ها باید در این موارد اقداماتی را انجام دهند.
آگاهی داشتن از برخی مسائل قانونی همانند این که اگر در خواست استخدام به واحد های کاریابی ارائه شود می تواتند باعث معافیت مالیاتی شود امکان حفظ منافع مالی و حقوقی زیادی را برای شرکت ها به ارمغان می آورد.
شرکت ها و بنگاه های اقتصادی حتی در صورتی که واحد های اداری و کار گزینی دارند می توانند با دریافت مشاره از موسسه های خدمات حسابداری و مالی از معافیت ها و امتیازات قانونی آگاه و بهره مند شوند.
تنظیم و انعقاد قرارداد کارمندان
شرکت ها بر اساس تخصص های مورد نیاز خود امکان دارد که برخی از افراد و پرسنل خود را به صورت پاره وقت یا مشاوره ای و برخی را به صورت تمام وقت استخدام کنند که عقد هر کدام از این قرارداد ها با دیگر تفاوت دارد و الزامات قانونی هر یک مخصوص به خود است.
در هر کدام از این قرارداد ها نیاز به ذکر موارد قانونی خاص و نیاز به عدم ذکر برخی موارد دیگر است که ازایجاد مشکلات قانونی احتمالی درآینده برای طرف قرارداد و شرکت جلو گیری شود.
افراد و پرسنل شرکت پس از اتمام تعهد و قرارداد خود با شرکت ممکن است ملزم به انجام معاینات خاصی باشند و سلامتی پزشکی آن ها مورد بررسی قرار گیرد .
و یا این که برخی پرسنل لازم است که محل خدمت شان جا به جا شود و تغییر کند که الزاما باید در در قرارداد اولیه ی آن ها ذکر شود یا این که برای تمدید قرارداد شرایط و مواردی خاص قید شود.
همگی این موارد می تواند کارفرما و شخص یا اشخاص طرف قرارداد را دچار مشکل و گرفتار در پیچ و خم های قانونی کند که بهترین کار برای پیشگیری از وقوع چنین مشکلاتی مشورت و کمک گرفتن از افرادی است که متخصص این امور در حوزه ارائه خدمات اداری و پرسنلی هستند هستند.
تنظیم پرونده پرسنلی از کارمندان
تمامی شرکت ها و بنگاه های اقتصادی نیاز دارند که الزاما برای تک تک کارکنان و پرسنل خود یک پرونده ی کامل پرسنلی داشته باشند که درآن تعدادی مدارک بایگانی شده است.
مدرک تحصیلی، کپی شناسنامه و کارت ملی، عکس پرسنلی، فرم درخواست شغل به همراه تمام مشخصات، گواهی نامه ی آموزش ها و دوره های طی شده و بسیاری از موارد دیگری که بسته به نوع تخصص و کار می تواند متفاوت باشد باید در این پرونده جمع آوری شده و نگهداری گردد.
برخی از مدارکی که در پرونده ی پرسنلی کارکنان است از اهمیت بالایی برخوردار است مثل مشخصات شخصی کامل، آدرس دقیق مکان زندگی و ضمانت نامه های کافی در صورت بروز درگیری مالی فرد در شرکت از دسته مواردی هستند که نبود آن ها در پرونده ممکن است برای کارفرما ایجاد دردسر کند.
بنگاه های اقتصادی و شرکت ها می توانند تشکیل پرونده های پرسنلی افراد و کارمندان خود و حتی نگهداری آن ها را به صورت کامل به موسسات خدمات حسابداری و مالی سپرده و یا برای داشتن اطمینان کامل از چنین موسساتی مشورت بگیرند.
ثبت نام بیمه کارمندان و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی
تهیه کردن لیست بیمه و ارائه دادن اطلاعات کارکنان و پرسنل به سازمات تامین اجتماعی باید در فرمت مشخص و در زمان های تعیین شده انجام شود تا شرکت مشمول جریمه های دیر کرد نشود.
بعضی وقت ها کارفرما به دلیل نداشتن آگاهی از قوانین و ثبت و تهیه و ارسال بیمه نامه ها امکان دارد تعداد افراد و یا تخصص ها و مهارت های آن ها را با دقت وصحت ثبت نکند و همین امر می تواند باعث شکایت کارکنان و پرسنل و ایجاد دعوای های حقوقی شود.
پس بهتر است برای پیشگیری از چنین اتفاقاتی کارفرما ها از مشاوره های افراد متخصص در زمینه امور اداری و پرسنلی بهره بگیرند تا از قوانین بیمه ای آگاه و با تغییرات آن ها به روز باشند.
خدمات مربوط به دستگاه ساعت زنی کارمندان
در گذشته های نه چندان دور تمامی شرکت ها اعم از کوچک و بزرگ برای ثبت کردن ورود و خروج پرسنل و کارمندان شان از دفتر های بزرگی استفاده می کردند و که هر ماه آن ها را به بایگانی می سپردند.
ثبت و نگهداری ورود و خروج کارمندان، مرخصی و ماموریت های بین ساعات کاری و … به صورت کاغذی و دستی بسیار مشکل و از طرفی محل خطا بوده است.
در سال های اخیر اما دستگاه های کارت زنی و یا دستگاه های ثبت اثر انگشت برای راحتی و سریع شدن ثبت ورود و خروج کارمندان و پرسنل ساخته شده اند که بسیار مفید و کار آمد هستند.
اما نیاز است که خرید و نصب و پشتیبانی آن ها توسط شرکت های معتبر وبا متخصص انجام گیرد تا تمام چیز ها به دقت ثبت شوند.
دلیل این کار این است که همین دستگاه ها در صورت رعایت نشدن یک سری نکات در حین نصب و تنظیمات می توانند مشکلات اضافه و بیشتری را برای شرکت و کارفرما ایجاد کنند.
محاسبه حقوق پرسنل
برای محاسبه کردن حقوق پرسنل و دستمزد آن ها و پرداخت کردن آن نیازبه مشخص بودن حضور و غیاب و مرخصی ها و کار کرد واقعی پرسنل در طول یک ماه می باشد.
مواردی مانند اضافه کاری، نوبت کاری، تعطیل کاری، مرخصی های بدون حقوق و مرخصی های استعلاجی به صورت مستقیم در تعیین حقوق پرسنل موثر است.
رخ دادن کوچک ترین اشتباهی در محاسبه کردن این فاکتور ها ممکن است در مبلغ نهایی تفاوت فاحشی ایجاد کرده و باعث اعتراض کار کنان و یا ضرر زدن به کارفرما شود.
نحوه ی محاسبه ی هر یک از موارد بالا به صورت صریح و دقیق در قوانین آمده است و تنها لازم است افرادی که در این زمینه فعالیت می کنند و مسئول هستند تخصص و مهارت لازم را داشته باشند و از قوانین نیز آگاه باشند.
البته به خاطر تغییر کردن برخی از قوانین لازم است که شرکت ها برای جلوگیری از وقوع هر گونه اشتباه و در ادامه ی آن ایجاد ضرر و زیان برای شرکت، از مشورت های افراد و موسسات متبحر در این زمینه کمک بگیرند.
ثبت نام و تمدید دفترچه بیمه
بعضی از شرکت ها و بنگاه های اقتصادی مخصوصا اگر تعداد پرسنل و کارمندان آن ها زیاد باشد به منظور کم کردن میزان دفترچه ی مرخصی و افزایش کیفیت حضور کارمندان ونیرو های خود، کار های مربوط به صدور، تمدید، تعویض و سایر کار های مربوط به دفترچه ی بیمه کارکنان و خانواده ی آن ها را خود بر عهده می گیرند.
پیشنهاد میشود مقاله امور پرسنلی چیست راهم مطالعه کنید
هدف ارائه خدمات اداری و پرسنلی
همان طور که در بالا اشاره شد، خدمات اداری و پرسنلی بسیار گسترده اند و اگر شرکتی بخواهد همه ی این موارد را خود بر عهده گرفته و انجام دهد، نه تنها باعث مصرف انرژِی و نیرو و منابع مالی زیاد برای این بخش می شود، بلکه احتمال بروز خطا نیز افزایش پیدا میکند.
احتمال بروز خطا به این دلیل زیاد است که ممکن است مسئولین این بخش ها با قوانین جدید و تغییر آن ها آشنا نباشند و یا دقت لازم را نداشته باشند.
برای رفع همین نیاز موسسات خدمات مالی و اداری به وجود آمده اند که باعث بالا رفتن سرعت و هم چنین بالا رفتن دقت در انجام تمامی این امور می شوند.
