مدیر امور اداری برنامه ریزی، هدایت و هماهنگی خدمات اداری و پشتیبانی سازمان را برعهده دارد. در یک سازمان کوچک او ممکن است مسئول همه وظایف بخش امور اداری باشد. ولی در سازمان های بزرگ، مدیر امور اداری مسئول مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش امور اداری است؛بخشی از وظایف مربوط به کارکنان می باشد از جمله انجام امور استخدامی، موارد داخل سازمانی مانند ترفیع، جابجایی و..، اجرای دستورالعمل ها و آیین نامه های استخدامی، ارزشیابی عملکرد کارکنان، امور رفاهی و…
مدیریت امور اداری در بسیاری سازمان ها و شرکت ها مسئولیت اجرای مناقصه ها و مزایده ها را برعهده داشته و بر امور انبارداری، نحوه نگهداری و ایمنی کالاها، تهیه کالاها و تجهیزات مورد نیاز، امور مربوط به خدمات عمومی مانند برگزاری جلسات و همایش ها نظارت دارد. مدیر امور اداری در ساعات اداری معمول مشغول به کار بوده و عمده وقت کاری خود را در داخل سازمان یا شرکت می گذراند.
تفاوت مدیریت منابع انسانی و کارگزینی:
همه سازمان‌های جهان که یک کسب وکار را اداره می‌کنند، همیشه برای توسعه، بازاریابی و تبلیغ محصول خود به پست منابع انسانی نیاز دارند.استخدام افراد یک فرآیند معمولی است که یک بار در سه ماهه یا در هر زمانی که یک شغل خالی برای یک نقش شغلی ایجاد می شود، اتفاق می افتد.
به طور کلی، اغلب افراد فکر می کنند که یک استخدام کننده و یک متخصص منابع انسانی نقش یکسانی دارند. اما در واقعیت، استخدام‌کننده فردی است که زیر نظر تیم منابع انسانی کار می‌کند. همچنین مواردی وجود دارد که استخدام کنندگان کارمند دائمی نیستند اما توسط بخش منابع انسانی برای جذب افراد استخدام می شوند.
در واقع کارگزینی به مدیریت منابع انسانی گزارشات لازم درباره سطح درآمد، توانایی و شایستگی های افراد می دهد تا منابع انسانی بتواند تصمیمات درستی درباره بهبود اوضاع مالی و شغلی کارکنان بگیرد.
برنامه ریزی های مالی و شغلی به عهده کارگزینی نیست، وظیفه کارگزینی فقط معرفی افرادی است که با معیارهای ارائه شده از سوی منابع انسانی تطابق دارند. پس از ارتقا شغل وظیفه محاسبه افزایش حقوق و دریافتی کارمندان با کارگزینی است.
پیشنهاد میشود مقاله حسابداری چیست را مطالعه کنید
وظایف اصلی واحد کارگزینی:
کارگزینی وظایفی بر عهده دارد که به شرح هر کدام از آنها می پردازیم.
1- وظیفه کارگزینی در جذب نیرو و امور استخدامی:
وظایف واحد کارگزینی از جذب نیرو آغاز می‌گردد. اگر هرکسی بخواهد وارد یک سازمان گردد، باید در اولین گام با واحد کارگزینی در ارتباط باشد. پس اولین واحدی که هر شخص تازه وارد، با آن روبرو می گردد کارگزینی می‌باشد.
هنگامی که یک شرکت قصد استخدام نیرو داشته باشد، این موضوع را به اطلاع واحد کارگزینی می رساند. کارگزینی با اطلاع رسانی های مختلف، مانند روش های چاپی و غیر چاپی این موضوع را به اطلاع عموم می رساند. افرادی که برای استخدام مراجعه می کنند توسط کارگزینی شناسایی شده و به مدیران معرفی می گردند. پس از انجام مراحل مصاحبه، در صورت تایید مدیران، این افراد به واحد کارگزینی ارجاع داده می شوند تا با ارائه مدارک هویتی به تهیه پرونده استخدامی در کارگزینی بپردازند.
مراحل تشکیل پرونده پرسنلی:
مراحل تشکیل پرونده پرسنلی بسیار مهم است، چون کلیه اطلاعات ضروری کارکنان موسسه در ان نگهداری و بایگانی می شود. مدارکی که در فرم پرسنلی نگهداری میشود شامل فرم درخواست استخدام، رزومه، عکس، نشانی منزل، تعهدات و ضمانت های کاری لازم، گواهینامه های اخذ شده، مدارک تحصیلی، سابقه کار و ..است که باید در پرونده پرسنلی جمع آوری و نگهداری شود. دریافت برخی مدارک، اهمیت فوق العاده ای دارد مانند ادرس پستی منزل یا مدرک تحصیلی، ضمانت نامه قانونی و غیره.
پیشنهاد میشود مقاله تاثیر سرمایه فکری بر حسابداری مدیریت را مطالعه کنید
اطلاعات مورد نیاز برای ثبت در پرونده پرسنلی:
برای ثبت اطلاعات مورد نیاز کارکنان نیاز است که فرم های از پیش تعیین شده ای که در کارگزینی موجود است را پر کنند. این فرم حاوی فیلدهای زیادی است که نیاز به دقت و حوصله زیادی برای بررسی دارد. فیلدهای این فرم شامل موارد زیر است:
- مشخصات شناسنامه ای و کد ملی افراد یکی از موارد اولیه برای ثبت اطلاعات افراد است.
- سوابق تحصیلی و شغلی و رزومه کاری
- اطلاعات لازم درباره نظام وظیفه در مورد آقایان
- در سازمان هایی که کارمندان لباس فرم دارند سایز کفش و لباس جهت تحویل لباس نیز ضروری است.
- مهارت ها و توانایی های مختلفی که برای هر رده شغلی.
اختیارات کارگزینی:
واحد کارگزینی برای انجام وظایف خود دارای اختیاراتی می‌باشد. این اختیارات به طور مثال شامل وارد زیر می شود.
- بررسی کارکرد دوره‌ای پرسنل
- نظارت بر عملکرد پرسنل
- صدور احکام پرسنلی
- صدور ابلاغیه های کاری
- ثبت و تأیید مرخصی کارکنان از جمله مرخصی زایمان
- تهیه آمار ماهیانه
2- وظیفه کارگزینی در قرار داد نویسی:
در جریان فعالیت های شرکت، ناگزیر به عقد قراردادهای کاری و شغلی میان اشخاص حقیقی و حقوقی است. این قرارداد ها نوعی تعهد و سند دو طرفه است، برای حسن انجام کار و ارائه خدمات به یکدیگر. کارگزینی هنگام ثبت قرارداد باید به نکاتی توجه کند از جمله این که برای ثبت قرارداد باید رضایت طرفین تامین شده باشد، هیچ توهین یا بی حترامی به شخصی نباشد، موضوع قرارداد بدون هیچ ابهامی، کاملا روشن و واضح درج شود، و در نهایت قرارداد منعقد شده باید مطابق با قوانین شرعی و عرفی کشور باشد.
3- چگونگی محاسبه حقوق و دستمزد در واحد کارگزینی:
یکی از وظایف واحد کارگزینی، محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل است. محاسبه حقوق پرسنل، از قوانین بسیاری تبعیت می‌کند. قوانین وزارت کار به طور دقیق شامل محاسبه پایه حقوق، ساعت‌های کار و محاسبه اضافه کاری ، رده بندی مشاغل، جمعه کاری و بسیاری قوانین دیگر می گردد که در صورت عدم رعایت آنها، ممکن است دردسرهایی را متوجه کارفرما نماید.
امروزه محاسبه حقوق اغلب توسط نرم‌افزار های کارگزینی انجام می گردد که به آن سیستم کارگزینی گفته شده و باعث کاهش میزان خطاها می گردد.
پیشنهاد میشود مقاله سیستم حسابرسی ادواری را مطالعه کنید
شرح وظایف کارگزینی:
کارها و فعالیت هایی که کارمند کارگزینی موظف به انجام آنها است.
- جمع آوری اطلاعات پرسنل، تجزیه و تحلیل و پردازش اطلاعات شخصی آنها با حفظ حریم شخصی افراد.
- وارد کردن اطلاعات کلیه کارکنان در سیستم های کامپیوتری
- سازمان دهی و برنامه ریزی برای حسن انجام کار توسط کارمندان
- ارتباط با افراد درون سازمان، مدیران و در صورت نیاز افراد خارج از سازمان
- صدور حکم هایی نظیر انتقال، ترفیع، مرخصی، ماموریت، معذوریت و غیره
- انجام امور مالی کارکنانی که از سیستم اداری خارج یا حذف می شوند مانند بازنشستگان، انتقالی ها، اخراجی هایا فوت
- آشنایی با قوانین استخدامی مطابق با قوانین و مقررات و دستورالعمل های جدید
- انجام کلیه امور مالی و استخدامی پرسنل جدید الورود
- تهیه و آماده سازی لیست های مربوط به پرداختی های ماهانه افراد شاغل در سازمان
- تهیه و اطلاع رسانی برای لیست های اضافه کاری و غیره
اطلاعات مورد نیاز برای شغل کارگزینی:
شخصی که به عنوان کارگزین در سازمان مشغول به کار می گردد باید دارای توانایی‌های مشخصی باشد. از این میان باید به موارد زیر اشاره کرد:
- آشنایی کامل با مدیریت منابع انسانی، رفتار پرسنل، جذب و استخدام، حقوق و دستمزد و…
- آشنایی رویه‌های اداری و روند انجام کارها در سازمان
- آشنایی با نرم‌افزارهای کارگزینی
- توانایی نظارت بر پرسنل
- توانایی ارتباط با مشتریان و رضایت سنجی آنان
- توانایی ارزیابی عملکرد پرسنل
