ثبت تغییرات شرکت از جمله مواردی است که بعد از انجام راه اندازی شرکت به آن نیاز داریم. بعد از ثبت شرکت، ممکن است تصمیم بگیرید که تغییراتی را در شرکت خود اعمال کنید. انتخاب یا تغییر مدیران، انتخاب بازرسان، تغییر در سرمایه شرکت و… تنها بخشی از تغییرات شرکت است که می‌توانید یا ملزم هستید انجام دهید. به طور کلی تمامی اقدامات و فعالیت‌های حقوقی شرکتها نیاز به ثبت در اداره ثبت شرکتها ندارند. اما بعضی از این تغییرات، علاوه بر اینکه باید به عنوان اسناد داخلی در شرکت حفظ و نگهداری شوند، می‌بایست ثبت و بعد از آن به آگاهی عموم نیز برسند. بنابراین برای این نوع تغییرات باید مجمع یا جلسه هیات مدیره (متناسب با نوع صورتجلسه) تشکیل دهید و پس از تنظیم صورتجلسه، آن را در اداره ثبت شرکتها به ثبت برسانید.
ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی به چه صورت است؟
اقدام به ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی نیز مانند به ثبت رسانیدن شرکت ها مقدور است. منظور از تغییرات و تصمیمات شرکت ها، تمامی تغییرات و تصمیمات شرکت است که طی مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده یا در جلسات هیأت مدیره بنا به ضرورت هایی صورت می گیرد.
بعضی از تغییرات شرکت در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده و بعضی از تغییرات در صلاحیت مجمع عمومی عادی می باشد. بطور کلی تغییر کلیه مواردی که در اساسنامه وجود دارد در صلاحیت مجمع فوق العاده است. برای به ثبت رساندن تغییرات شرکت نیاز به تنظیم صورتجلسه است که ذیل آن می بایست به امضای اعضای شرکت رسیده باشد. شرکت هایی که با مجوز به ثبت رسیده اند برای تغییرات شرکت خود باید از نهادهای مختلف گروهی مجوز گرفته و صورتجلسه تغییرات را هم که به تایید مجوز درآمده همراه با اصل مدارک و مجوز به اداره ثبت شرکت ها تقدیم نمایند.صورت جلسات باید با توجه به نوع شرکت انتخاب شود.
چه مدارکی برای ثبت صورتجلسه تغییرات لازم است؟
مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت عبارتند از :
- صورت جلسه تغییرات باید تنظیم شود و نیز صورت جلسات آماده گردند.
- مدارک شناسایی سهامداران و شرکا باید ارائه شود.
- هزینه روزنامه رسمی باید پرداخت شود.
- در صورتی که شرکت منحل شده است، تمامی شرکا باید حضور داشته باشند.
- کپی روزنامه رسمی به همراه تغییرات موجود در آن باید ارائه شود.
- تمامی اسناد شرکت باید ارائه شود.
- کپی برابر با اصل از مدارک شناسایی اعضای هیات مدیره باید ارائه شود.
آموزش گام به گام تقاضای ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی
پس از آنکه صورت جلسه مجمع و یا هیئت مدیره یک شرکت تنظیم شد، یک نفر به عنوان متقاضی با مراجعه به سایت www.irsherkat.ssaa.ir وظیفه تکمیل فرم های الکترونیکی را به عهده می‌گیرد. برخی از این مراحل، برای تمامی انواع صورتجلسات یکسان است. اما برخی از مراحل باتوجه به نوع صورتجلسه، متغیر است و به عنوان گام اختصاصی محسوب می‌شود. پس گام به گام با ما همراه باشید تا بتوانید صورتجلسه خود را به آسانی ثبت کنید.
گام اول: اطلاعات شخصیت حقوقی
در این مرحله از آموزش تصویری ثبت صورتجلسه تغییرات، اطلاعات اشخاص حقوقی مانند شناسه ملی شرکت و در صورت نداشتن شناسه ملی ، وارد کردن شماره ثبت و نوع شرکت(سهامی خاص، با مسئولیت محدود و …) را به صورت کامل وارد کرده و به گام بعدی می‌رویم.
نکته : در همه مراحل فیلدهای ستاره دار حتما باید به دقت تکمیل شود.
اطلاعات شخصیت حقوقی
گام دوم: اطلاعات جلسه
یکی از مهم‌ترین موارد در تنظیم صورتجلسات، انتخاب مجامع متناسب با تصمیمات حاضرین در جلسه است. انتخاب هر مجمع و یا جلسه هیئت مدیره در سامانه منجر به نمایش تصمیمات متناسب و در صلاحیت آن مجمع و یا جلسه می‌گردد. که متقاضی از فهرست یک یا چند تصمیم را انتخاب میکند.
در سایت اطلاع رسانی ثبت شرکتها به آدرس www.irsherkat.ssaa.ir منویی به نام مدارک و مراحل ثبت تغییرات وجود دارد. با دانلود فایلی که در این قسمت وجود دارد، به متقاضی در انتخاب نوع مجمع یا جلسه متناسب با تصمیمات، نوع شخصیت حقوقی و تعیین مدارک لازم کمک می‌شود.
اطلاعات جلسه
گام سوم: تصمیمات جلسه
تصمیمات جلسه باید دقیق و مطابق آنچه در صورتجلسه آمده است در این آیتم درج شود. تصمیم جلسه براساس نوع جلسه است. مطابق قانون ثبت شرکتها و قانون تجارت هر اختیاری که به جلسه مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده و…… داده شده است می‌تواند تصمیمات جلسه باشد. می‌توانید چند تصمیم را انتخاب کنید و به مرحله بعد بروید.
تصمیمات جلسه
گام چهارم: تغییر اطلاعات شخصیت حقوقی
با توجه به نوع صورتجلسه در صورتی که اطلاعات شخصیت حقوقی نیاز به تغییر داشته باشد در این گام اطلاعات مربوطه وارد می‌شود.
گام پنجم: نام های درخواستی
در این گام اسامی اشخاص را به ترتیب اولویت پیشنهادی وارد می‌کنیم. اگر اولویت های بالاتر مورد قبول باشد به اولویت های بعدی ترتیب اثر داده نمی‌شود. سپس در فیلد نام درخواستی اسم مورد نظر تایپ می‌شود. اگر توضیح اضافه لازم بود در قسمت توضیحات متقاضی می‌کنیم. سپس با کلیک بر روی کلید ثبت نام اسم پیشنهادی را اضافه می‌کنیم. تعداد اسامی پیشنهادی نباید از ۵ اسم بیشتر باشد. برای حذف یک اسم بر روی کلید «حذف» کلیک می‌کنیم.
گام ششم: سهام/ سرمایه شخصیت حقوقی
در این مرحله از آموزش تصویری ثبت صورتجلسه تغییرات باید میزان سرمایه شرکت را مشخص کرد.
گام هفتم: موضوع فعالیت بعد از اصلاح
مواقعی که صورتجلسه مربوط به تغییر موضوع فعالیت شرکت می‌باشد، باید موضوع جدید را در این گام مشخص نمود.
گام هشتم: اشخاص
در این گام از ثبت تغییرات شرکت، درج مشخصات شناسنامه ای و شماره ملی اشخاصی که در جلسه حاضر هستند و همچنین مشخصات امضا‌داران در سربرگ الزامی است. در صورت وجود شخصیت حقوقی و یا وکیل درج مشخصات آنها نیز الزامی‌ست. توجه کنید اگر شخصی سمتی در جلسه دارد، به عنوان مثال رئیس یا منشی جلسه است و جزء سهامداران نیز می‌باشد باید سمتی که در جلسه دارد انتخاب شود.
گام نهم: سهام اشخاص
در این گام از ثبت تغییرات شرکت، میزان سهام سهامداران شرکت مشخص می‌شود.
گام دهم: سمت اشخاص
اشخاصی که در مرحله قبلی وارد شده باید انتخاب شوند. سمتی که در جلسه و سمتی که در شرکت دارند را تعیین و با نهایت دقت ثبت نمایید. بعد از ثبت و دریافت کد رهگیری، اطلاعات قابل اصلاح نیست و به دلیل اختلاف صورتجلسه امضاء شده و اطلاعات ارسالی، تغییرات شما در سازمان قابل ثبت نیست.
سمت اشخاص در تغییرات شرکت
گام یازدهم: ارتباط اشخاص
باید تمام افرادی که در جلسه دارای سمت هستند و در مرحله قبل اسامی آنها ثبت شده، مشخص کنید که با شرکت چه ارتباط قانونی دارند. مثلا شخص، مدیر شرکت بوده یا وکیل و نماینده قانونی شرکت است.
ثبت ارتباط اشخاص
گام دوازدهم: شعب شرکت
در این مرحله از آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت در صورتی که شرکت دارای شعب مختلفی باشد، مشخصات شعب در این گام وارد می‌شود.
گام سیزدهم: روزنامه
اطلاعات مربوط به روزنامه را وارد می‌کنیم.
گام چهاردهم: تایید صحت ورود اطلاعات و مدارک مورد نیاز
در این گام از تقاضای ثبت تغییرات شرکت، تمام اطلاعات وارد شده را دوباره کنترل و در صورت اطمینان کامل از درستی، کلید تایید را بزنید. بنا به تصمیمات انتخاب شده و نوع صورتجلسه مدارکی که باید به اداره ثبت شرکتها ارائه شود به طور خودکار نشان داده می‌شود. در سمت راست این فرم گزینه ای به نام تایید مدارک مورد نیاز وجود دارد که باید تیک بخورد. یعنی متقاضی باید مدارک مورد نیاز را ارائه دهد.
گام پانزدهم: متن صورتجلسه
در این مرحله از آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت متن صورتجلسه تایپ شده در سامانه باید با متن صورتجلسه ای که به اداره ثبت شرکتها تسلیم می‌شود، منطبق باشد. برای صرفه جویی در وقت می‌توان از متنهای پیش فرض که در سامانه قرارداده شده استفاده کرد. این متون بر اساس آنچه در تصمیمات انتخاب شده است تغییر میکند. برای این کار روی کلید دریافت متن پیشنهادی رایانه کلیک نمایم. در این مرحله و پس از تکمیل صورتجلسه کلید پذیرش نهایی را کلیک می‌کنیم.
متن صورتجلسه تغییرات شرکت
گام شانزدهم: پذیرش نهایی صورت جلسه تغییرات
در آخرین فرم دکمه پذیرش نهایی را می‌زنید. پس از پذیرش نهایی امکان ویرایش وجود ندارد. بنابراین متقاضی باید دقت کند که کلیه اطلاعات را به طور دقیق در فرمها درج کرده باشد.
هنگامی که اطلاعات صورتجلسه به طور کامل و با دقت در سامانه وارد شد، جهت ارسال صورتجلسه مکانیزه به ثبت شرکتها، متقاضی باید «پذیرش نهایی» را کلیک کند. پس از کلیک بر روی این دکمه، تاییدیه پذیرش به متقاضی نشان داده می‌شود. که باید به دقت آن را مطالعه کرده و بر اساس آن عمل کرد.
گام هفدهم: پس از پذیرش نهایی صورتجلسه باید چه کنیم؟
- در مرحله آخر پس از پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و اخذ تأییدیه پذیرش، پرینت صفحه نشان دهنده کد رهگیری مربوط به ثبت تغییرات شرکت ها است. متقاضی باید نسخه های اصلی صورتجلسه و ضمائم آن را حداکثر ظرف سه روز کاری از طریق باجه های پست به صورت سفارشی به آدرسی که در تأییدیه پذیرش درج شده ارسال کرده و هزینه پست را پرداخت کند.
- پس از ارسال مدارک به اداره ثبت، متقاضی می‌تواند با کد رهگیری دریافت شده در مرحله پذیرش نهایی، از منوی پیگیری درخواست، پیگیر وضعیت درخواست خود شود، سپس متقاضی با کد رهگیری مجدد وارد شده و هزینه ثبت را نیز پرداخت میکند. هنگامی که مدارک به پست ارسال می‌شود وضعیت ارسال شده به اداره پست است.
- پس ارائه و ارسال مدارک مربوطه از طریق پست به اداره ثبت شرکتها، کارشناسی لازم توسط آن اداره انجام می‌شود. در صورت نبود ایراد با ارسال ابلاغیه برای متقاضی از او برای پیگیری امور مربوط به آگهی دعوت به عمل می آید. و متقاضی با حضور در اداره ثبت شرکتها امور مربوطه را انجام می‌دهد و یک نسخه از آگهی را دریافت میکند.
این آگهی به صورت خودکار برای چاپ به روزنامه رسمی ارسال می‌شود. متقاضی می‌بایست از سایت روزنامه رسمی کشور اقدام به پرداخت هزینه، چاپ و گرفتن نسخه ای از آن در زمان مقرر نماید.
هزینه ثبت تغییرات شرکت
هزینه ثبت تغییرات شرکت، با توجه به تعداد صورتجلسات برای شرکت های مختلف متغیر است. همچنین به نوع تغییرات و نوع شرکت و محتوایی که در روزنامه رسمی منتشر شده نیز بستگی دارد.
هزینه تغییر دادن آدرس شرکت
برای تغییر آدرس شرکت تنها یک " صورتجلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده " کفایت می کند که هزینه ای 450 هزار تومانی در بر دارد و بعد از این تغییرات، می بایست در روزنامه به اطلاع عموم برسد، یعنی باید در روزنامه رسمی با هزینه 148 تومان هم آگهی شود یعنی مجموعا 600 هزار تومان.
در ادامه برخی موارد را به شما شرح می دهیم هرچند با یک تماس با موسسه می توانید هزینه ثبت شرکت و تغییرات را مطلع شوید.
هزینه تغییر اعضای هیئت مدیره
برای تغییر هئیت مدیره شرکت با توجه به اینکه چه شخص یا اشخاصی از شرکت خارج می شوند ابتدا یک صورتجلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده باید تنظیم شود که در آن فرد یا افرادی از هیات مدیره خارج می شوند.
در صورتی که سهام دار باشند سهام خود را واگذار می نمایند یعنی صورتجلسه نقل و انتقال سهام خواهد بود و به جای آنها اشخاص جدید وارد می شوند. سپس بعد از این جلسه باید صورتجلسه جدید تنظیم شود که در آن افراد جدید و قدیمی برای مدت معینی عضو هیات مدیره شوند.
پس تا اینجا دو صورتجلسه تنظیم شد. در نهایت باز هم می بایست یک صورتجلسه هیات مدیره تنظیم شود که در آن مدیران و سمت آنها مشخص، دارندگان حق امضا شرکت و روزنامه رسمی جهت درج آگهی در آن مشخص می شود.
پس در این مورد باید 3 صورتجلسه تنظیم شود که همانطور در بالا گفته شد 3 صورتجلسه 450 هزار تومانی هزینه خواهد داشت و هر صورتجلسه نیز نیاز به پرداخت هزینه آگهی روزنامه رسمی دارد. پس در نهایت 3 صورتجلسه با سه هزینه درج آگهی در روزنامه رسمی برای شما هزینه خواهد داشت.
هزینه تغییرات تمدید مدیران و بازرسین
برای تمدید مدیران و بازرسین بدون توجه به نوع شرکت تنها یک صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه کفایت می کند، پس یک صورتجلسه همراه با یک بار درج در روزنامه رسمی که در حدود 600 هزار تومان خواهد بود.
نکات مهم ثبت تغییرات شرکت در سامانه ثبت شرکتها
- اگر متقاضی ثبت تغییرات شرکت پس از پذیرش نهایی متوجه اشتباهی در ورود اطلاعات خود شود در صورتی که مدارک خود را ارسال نکرده باشد می‌تواند از منوی انصراف از درخواست از درخواست خود انصراف دهد. در این صورت برای همان درخواست امکان پذیرش صورتجلسه اصلاحی فراهم می‌شود. که با کلیک روی این عنوان به متقاضی یک شماره پیگیری جدید داده می‌شود و متقاضی می‌تواند ایرادات را اصلاح کند.
- اگر مدارک ارسال شده باشند باید صبر کند تا از طرف اداره ثبت شرکتها امکان اصلاح داده شود.
- بعضی مواقع هنگام ثبت تغییرات شرکت، ایراداتی وجود دارد که براساس قوانین منجر به رد درخواست شده و طی ابلاغیه به متقاضی اعلام می‌شود و مدارک به صورت پستی به شرکت برگشت داده می‌شود.
نمونه ایرادات هنگام ثبت تغییرات شرکت
- مثلا گاهی اوقات هنگام ثبت تغییرات شرکت، ایراد مربوط به تایپ غلط اطلاعات افراد و یا اطلاعات ناقص اعضا هیات مدیره و شرکا اتفاق می افتد که اجازه ثبت درخواست را نمی‌دهد، که باید به گام های قبلی برگشته و اطلاعات را دقیق و کامل ثبت کنیم.
- گاهی اوقات اطلاعات کامل ثبت شده و به صورت صحیح تایپ شده است، اما باز هم اجازه ثبت نمی‌دهد. که باید به سامانه پیش ثبت نام کد اقتصادی مراجعه کرده و مواردی که به عنوان خطا با رنگ قرمز نشان داده شده و یا تغییراتی مثل موبایل و کدپستی را به دقت بررسی کرده و پس از تائید حوزه مالیاتی مبنی بر عدم اشکال، دوباره اقدام به ثبت درخواست در سامانه ثبت اسناد و املاک کشور می‌کنیم.
لازم به ذکر است که اگر می‌خواهید چندین تغییر در شرکت خود اعمال کنید، باید برای هر کدام یک از این تغییرات، صورت جلسه‌ای جداگانه تنظیم نمایید و برای هر کدام از آنها پذیرشی جداگانه داشته باشید. از طرفی صورتجلسه تنظیم شده باید متناسب با نوع شرکت شما باشد و متن آن با متن صورتجلسه ای که به اداره ثبت شرکتها ارائه داده‌اید، مطابقت داشته باشد.در این مقاله نیز به آموزش ثبت تغییرات شرکت ها پرداختیم و سعی کردیم مطالب کامل و جامعی را خدمت شما ارائه بدیم ،نکات مربوط به ثبت تغییرات شرکت همگی در این مقاله گنجانده شد،امیدوارم نهایت استفاده را برده باشید.
