بایگانی طبقه بندی و دسته بندی اسناد و مدارک است. بایگانی از مهم ترین بخش های هر سازمان یا اداره است زیرا مهم ترین اسناد و مدارک آن ها در بخش بایگانی نگه داری می شود. در این بخش اسناد و مدارکی بایگانی می شوند که دارای ارزش باشند و در آینده نیز در آن ها استفاده شود. بنابراین در بخش بایگانی سازمان ها هر سندی نگه داری نمی شود.
مفهوم بایگانی:
به فرآیند ذخیره‌سازی طولانی و ایمن اسنادی که از چرخه استفاده روزانه خارج شده‌اند، بایگانی گفته می‌شود. این اسناد که اطلاعات با ارزشی هستند، یکی از ابزارهای مدیریتی در اخذ تصمیمات مدیریتی به شمار می‌روند. به عبارت دیگر، هرگونه اطلاعات متنی، اسناد و مدارک، پرونده، نامه‌های اداری، فیلم، عکس، فایل‌های صوتی و غیره که ارزش فرهنگی، تاریخی و حقوقی دارند، بایگانی می‌شوند تا بتوان در صورت نیاز در آینده، به آن رجوع یا استناد کرد.
اسنادی که بایگانی می‌شوند، اسناد ثابتی هستند که در آنها تغییر یا ویرایش خاصی ایجاد نمی‌شود. به عبارت دیگر، اسنادی بایگانی می‌شوند که به طور منظم و روزانه از آنها استفاده نمی‌شود. بایگانی اوراق غیرفعال به دلایل قانونی یا ممیزی ضروری است. به همین دلیل، اسناد و اوراق بایگانی‌شده باید بدون دردسر در دسترس و قابل بازیابی باشند؛ حتی اگر هر روز به آنها نیازی نباشد و مورد استفاده قرار نگیرند.
نکته‌ای که باید در نظر گرفت، این است که اسناد پویایی که به طور روزانه در سیستم‌های روزمره کسب‌و‌کار مورد استفاده قرار می‌گیرند، مناسب بایگانی نیستند؛ چون شما برای انجام کارهای خود نیاز دارید که این اسناد در دسترس باشند.
مدیریت اسناد:
به روند تهیه، تنظیم و اجرای برنامه هایی گفته می شود که به منظور تسهیل و تسریع در دسترسی به اسناد و مدارک به کار برده می شود.
سند:
یکی از مهمترین دلایلی که می توان به وسیله آن، یک دعوا را در دادگاه، اثبات کرد، سند است. همانگونه که در عرف نیز مرسوم است، زمانی که شخصی مطالبه یا ادعایی از کسی دارد، اصطلاحا، به وی می گویند که " آیا سندی هم داری؟ "، این مسئله، از آنجا ناشی می شود که بسیاری از دعاوی حقوقی را می توان به وسیله سند اثبات کرد.
در آیین دادرسی مدنی، هنوز هم سند، به عنوان قوی ترین و پر ارزش ترین ادله اثبات دعوا، شناخته می شود. با توجه به قانون مدنی، سند دارای انواعی می باشد که هر کدام از انواع اسناد، نحوه تنظیم و به تبع، آثار حقوقی متفاوتی دارند. از آنجا که سند، در محاکم، کاربرد بسیار دارد، چنانچه در خصوص نحوه تنظیم و آثار آن، اطلاعات درستی نداشته باشیم، ممکن است در دعاوی، ضرر جبران ناپذیری را متحمل شویم.
انواع سند از نظر ارزش:
ارزش اولیه:
به آن اداری و یا استنادی نیز گفته می شود که از نظر ایجاد کننده آن، از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری دارای ارزش باشد. مانند اسناد اداری، مالی و حقوقی و…
ارزش ثانویه:
به آن ارزش بایگانی یا اطلاعاتی نیز گفته می شود که ارزش را از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست ها نشان می دهد.
انواع سند از نظر اعتبار قانونی:
سند رسمی: سندی که توسط مامورین رسمی در حد اختیارات آنها بر اساس قانون تهیه و تنظیم می گردد. مثل شناسنامه، گواهینامه، حکم استخدام و…
سند عادی: سندی که از طرف اشخاص غیر رسمی و بدون دخالت مامورین قانونی، تهیه و تنظیم می گردد و تشریفات خاصی ندارد مانند دفاتر و اسناد تجاری (دفتر روزنامه، دفاتر دارایی و دفتر کل و …) غیر از دفاتری که دارای شرایط اسناد رسمی باشند.
پرونده: به مجموعه ای از اسناد و مدارک گفته می شود که با ترتیب خاصی و بنا به دلیل خاصی در یک پوشه و یا کلاسور نگهداری می شوند. در واقع به مجموعه ای از اسناد مشخصی گفته می شود که محتویات آن نشان دهنده موضوع و یا مشخصات خاصی برای شخص یا اشخاص می باشد.
پیشنهاد می‌شود مقاله انبار گردانی را مطالعه کنید
انواع بایگانی:
بایگانی جاری:
این نوع بایگانی برای حفظ و نگهداری اسناد فعالی است که به صورت دائمی موردنیاز هستند.
بایگانی نیمه جاری:
این نوع اسناد، برخی مواقع مورد استفاده قرار می گیرند و جدا از اسناد جاری اما با روش بایگانی جاری، نگهداری می گردند تا در مواقع لزوم از آنها استفاده شود.
بایگانی راکد:
این نوع بایگانی مخصوص اسناد و مدارکی است که کارایی خود را از دست داده‌اند و در آینده نیز مورد استفاده قرار نخواهند گرفت، ولی بر اساس احکام قانونی باید تا مدت مشخصی در شرکت وجود داشته باشند. این اسناد می‌توانند با همان شماره و کد قبلی بایگانی شوند و یا در دسته‌بندی مخصوص اسناد راکد جای گیرند.
وظایف بخش بایگانی:
در هر سازمان، وظیفه بخش بایگانی طبقه بندی اسناد، ثبت و ضبط و همچنین کنترل آنها می باشد که از زمان دریافت سند تا زمان سلب ارزش آن دوام دارد. بنابراین در نهایت می توان گفت که وظیفه بایگانی در موارد زیر خلاصه می گردد:
- نظارت و کنترل بر تحویل و دریافت پرونده ها و مکاتبات از قسمت های مختلف
- تشکیل پرونده ها برابر کدهای تعیین شده در قسمت های مربوطه
- شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
- تحویل گرفتن پرونده ها و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
- برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
- تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پرونده ها و زونکن ها
- بررسی زمان امحا اوراق
ابزار های بایگانی:
ابزار های بایگانی به ابزار هایی گفته می شود که با ویژگی های خاص خود، وظیفه نگهداری از مدارک و اسناد کاغذی سازمان را به عهده دارند. این محصولات شامل زونکن، کلاسور، جعبه بایگانی، پوشه، اکسپندینگ فایل، پاکت، کلربوک (کلیربوک)، پوشه آویز، کلیپ فایل، پوشه کیسه ای (کاور)، فایل آویز و … می باشدکه لازم است از جنس ضد رطوبت، با کیفیت و محکم باشند تا به خوبی از اسناد و مدارک مهم سازمان مربوطه نگهداری نمایند.
اصول بایگانی پرونده های راکد:
زمانی که وظایف برخی از مدارک به اتمام نرسیده باشد، آنها را غیر جاری یا راکد می گویند که به علت عدم استفاده روزانه، دارای شرایط خاصی می باشند. نگه داری از این گونه مدارک به صورت سنتی، هزینه و زمان می خواهد که می توان برای رفع آن از سیستم ها و نرم افزار های بایگانی استفاده نمود.
پیشنهاد می‌شود مقاله مدیر مالی و مدیر اجرایی را مطالعه کنید
اصول بایگانی پرونده های پرسنلی:
برخی از مدارک کارمندان و پرسنل یک اداره باید بایگانی شوند. طبیعتاً این مدارک مشخص بوده و باید به صورت منظم بررسی شوند.
در سیستم سنتی شما مجبورید تمامی آن مدارک را به صورت دستی تنظیم کنید. اما باید بدانید زمانی که آنها در نرم افزاربایگانی مدارک پرسنلی به ثبت برسند دیگر نیازی نیست اطلاعات آنها را به صورت دستی وارد کنید بلکه خودشان به طور اوتوماتیک در سیستم ثبت می‌شوند. کافی است پرسنل این برنامه را در اتاق و سیستم خود داشته باشند.
برخی از مهمترین مدارکی که مربوط به پرسنل بوده و باید در این بخش قرار گیرند عبارتند از:
اصول بایگانی پرونده‌ها به شرح زیر است:
1. فرم‌هایی که مربوط به مرخصی‌های روزانه، ساعتی، اضافه کاری‌ها و تعطیلی‌های کاری بوده است در این بخش قرار می‌گیرد. فرم اداری های مربوط به ماموریت های برون شهری و درون شهری هم در این بخش قرار می‌گیرد و پرسنل می‌توانند به طور کامل آنها را مشاهده کنند.
2. قراردادهایی که مربوط به شخص هستند. تمامی قراردادها از زمانی که فردی مشغول به کار شده است را می‌توانید در این بخش مشاهده کنید.
3. فرم‌ها و نامه های اداری درخواست که به صورت ابلاغی هستند. باید از این مدارک یک کپی در بخش بایگانی وجود داشته باشد.
4. مدارکی که مربوط به حوادث ناشی از کار هستند هم در سیستم بایگانی پرونده پرسنلی قرار می‌گیرند. این مدارک شامل هزینه‌های درمانی است که فرد در طول حادثه کاری برایش به وجود آمده و باید آنها را به طور کامل در این بخش وارد کند.
5. مدارک دیگری که مربوط به دوران بیماری پرسنل هستند. به عنوان مثال اگر فردی بیماری داشته باشد و به علت بیماری خود به مرخصی برود باید برگه آن را تحویل دهد. این برگه به صورت کپی شده در این سیستم ثبت می‌شود.
اصول بایگانی در اسناد حسابداری و مالی:
یک حسابدار موفق و با تجربه باید در بایگانی کردن اسناد حسابداری و مدارک و مستندات موجود، دقت و ظرافت داشته باشد و آنها را به طور دقیق و درست بایگانی نماید. شغل حسابداری در ذخیره اطلاعات مالی شرکت ها و سازمان ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است و باید مورد توجه قرار گیرد.
اصول بایگانی اسناد فنی:
اسناد فنی از جمله مهمترین اسنادی هستند که در یک اداره مورد استفاده قرار می‌گیرند. کاربران این اطلاعات در یک سازمان باید بتوانند آنها را به طور کامل در بخش بایگانی پیدا کنند.
کارهای فنی یک اداره به نسبت نوع کاری که در آن انجام می‌شود می‌تواند زیاد یا کم باشند. اما به طور کلی هر اداره ای اسناد فنی زیادی دارد که باید آنها را بر اساس سال و ترتیب مهم بودن ذخیره سازی کند. شما در هر بخشی از اداره که مشغول به کار هستید می‌توانید در این بخش اطلاعات فنی را وارد کرده تا دیگر افراد هم آنها را در صورت نیاز بتوانند مشاهده کنند.
اصول و بایگانی اسناد و پرونده های پزشکی:
مدارک پزشکی دارای اهمیت زیادی هستند که مربوط به سلامتی و مشکلات بیماران می باشند و روش های درمانی آنها را مشخص می نماید. هر بیماری که به پزشک مراجعه می کند، باید این پرونده را تکمیل نماید و سپس با ثبت آن در سیستم عمل ذخیره سازی و بایگانی آن تکمیل گردد تا در صورت نیاز، پزشک به آن مراجعه نماید.
در طول درمان بیمار، داروهایی که مصرف می شوند و روش های درمانی به کار گرفته شده همگی وارد پرونده بیمار می گردند تا در صورت بروز مشکل یا سلامتی وی، بتوانند به آن استناد نمایند. این روند در بهبود سریع تر بیمار کمک شایانی می کند که باید به درستی انجام شود.
پرسش و پاسخ متداول در مورد اصول بایگانی:
به چه دلیل باید اطلاعات بایگانی شود؟
نظم دهی و ساماندهی اطلاعات برای شرکت ها بسیار مهم می باشد و برای جلوگیری از مشکلات مدیریتی، برنامه ریزی، اتلاف وقت، انرژی و بودجه می بایست که اطلاعات شرکت ها را بایگانی و نگهداری کرد.
مفهوم بایگانی چیست؟
به دسته بندی و ایجاد نظم در بین مدارک و اسناد، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صورت و تصویر، گزارش و … بایگانی می گویند و از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار می آید. در واقع مدارکی که از چرخه جاری سازمان خارج می شود و دارای اهمیت می باشد را بایگانی می کنند و در آینده قابل دسترس می باشد.
مدیرت اسناد به چه معنا می باشد؟
مدیریت اسناد به مراحل تهیه، تنظیم و اجرای برنامه هایی می گویند که برای دسترسی آسان به آن اسناد و مدارک استفاده می شود.
سند به چه معنا می باشد؟
سند به معنای تکیه گاه و هر چیزی که بتوان به آن استناد کرد، می باشد و در فرهنگ اداری به فعایت های افراد و سازمان می کویند که برای استفاده های بعدی از آن نگهداری می شود. در واقع سند نوشته ای می باشد که در برابر دعوی و دفاع قابل استفاده می باشد.
در قانون سازمان اسناد ملی سند به چه معنا می باشد؟
در قانون سازمان اسناد ملی، تمامی مرسولات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها و … و اسناد صادر شده دانشگاهی و دولتی که به صورت مداوم و یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده در نظر این سازمان از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی و علمی تاریخی سند می باشد و دارای ارزش برای نگهداری است.
چند نوع ارزش برای سند وجود دارد؟
ارزش اولیه: این اسناد از نظر زمانی و در مرحله جاری و نیمه جاری دارای ارزش می باشند. مانند اسناد اداری، مالی، حقوق و … ارزش ثانویه: اسنادی که دارای ارزش بایگانی می گویند و از نظر محققان و پژوهشگران دارای ارزش می باشد.
انواع سند را از نظر اعتبار قانونی نام ببرید؟
سند رسمی: این سند مانند شناسنامه، گوهینامه، حکم استخدام و … به وسیله مامورین رسمی و بر اساس قانون تهیه و تنظیم می شود. سند عادی: این سند مانند: دفاتر و اسناد تجاری، دفتر روزنامه، دفاتر دارایی، دفتر کل و … به وسیله اشخاص غیر رسمی و بدون دخالت مامورین قانونی تهیه و تنظیم می شود. پرونده: مجموعه ای از اسناد و مدارک می باشد و بر اساس یک ترتیب خاص در پوشه نگهداری می شود و محتویات آن نشان دهنده موضوع و مشخصات خاصی می باشد.
انواع بایگانی را نام ببرید؟
بایگانی جاری: یک بخش از واحد اداری می باشد و سوابق جاری و نیمه جاری سازمان را به صورت روزمره مورد استفاده سازمان قرار می دهد. بایگانی نیمه جاری: این اسناد جدای از اسناد جاری ولی با همان روش جاری نگهداری می شود و در مواقع لزوم مورد استفاده قرار می گیرد.بایگانی راکد: در این نوع بایگانی، پرونده ها از نظر آرشیو مورد ارزشیابی قرار می گیرند و به دو روش بایگانی با شماره و کدجاری در قفسه ها و یا بایگانی با شماره و کد جدید و همرا با تنظیم دفتر راهنمای بایگانی آرشیو می شوند.
وظایف بخش بایگانی چیست؟
وظایف بایگانی در موارد ذیل خلاصه می شود: نظارت و کنترل برای دریافت و تحویل پرونده ها و مکاتبات از قسمت های مختلف اداره، تشکیل پرونده ها در برابر کدهای مشخص شده در بخش های مربوطه، شماره گذاری تمامی سوابق ارسال شده به بایگانی، تحویل گرفتن پرونده ها و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده، برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی، تعویض زونکن های فرسوده شده و پشت نویسی پرونده ها و زونکن هاو بررسی زمان امحا اوراق
ابزارهای مورد نیاز بایگانی چیست؟
ابزارهای مورد نیاز بایگانی شامل: زونکن، کلاسور، جعبه بایگانی، پوشه، اکسپندینگ فایل، پاکت، کلربوک (کلیربوک)، پوشه آویز، کلیپ فایل، پوشه کیسه ای (کاور)، فایل آویز و … می باشد و ضد رطوبت، کیفیت بالا و محکم بودن آن ها بسیار مهم می باشد.
اصول بایگانی پرونده های راکد به چه صورت می باشد؟
هر پرونده ای که به اتمام نرسیده باشد، به آن راکمر و یا غیر جاری می گویند و نگهداری آنها به صورت سنتی مستلزم هزینه و زمان می باشد و به همین دلیل آن ها را در سیستم و نرم افزارهای حسابداری بایگانی می کنند.
پرونده های پرسنلی به چه صورت بایگانی می شود؟
در سیستم های سنتی این پرونده ها به صورت دستی بایگانی می شوند ولی در نرم افزارهالی بایگانی این پرونده ها به صورت خودکار و منظم نگهداری می شود.
مدارک پرسنلی که باید بایگانی شود شامل چه مواردی می باشد؟
فرم های مرخصی های روزانه، ساعتی، اضافه کاری و… ماموریت ها، قراردادها، نامه های ابلاغ شده، مدارک مربوط به حوادث ناشی از کار و …
