راهکار و روش اصولی در کنترل فروش یا درآمدها بیشتر واقعاً ساده است: کافی است بفهمید که درخواست (و انتظار) مشتری از کسب و کارتان چیست. درست است! به همین راحتی می‌توانید نرخ تبدیل کاربران به مشتری را افزایش داده و فروش را بیشتر کنید. اما یک مشکل کوچک بر سر راهتان وجود دارد: کسب و کار شما مشتریان بسیار زیادی دارد – یا حداقل آنقدری مشتری دارد که نتوانید آنها را تک تک بررسی کنید. با این حساب باید چه کار بکنید؟ آیا باید قید فروش بیشتر را بزنید و صبر کنید تا مشتریان شما به تدریج بیشتر شوند؟
جواب این سوال هم ساده است: برای شناخت مشتریان خود، کافی است به تحقیقات علمی در مورد رفتار مصرف کننده رجوع کنید و به کمک این تحقیقات، راهکارها و تکنیک‌های اثبات شده برای جذب مشتری را بشناسید.
اهداف کنترل داخلی و چرخه معاملات:
هر دو نوع کنترل های عملیاتی و حسابداری، باعث کاهش ریسک سازمان می شوند به دلیل اینکه تجزیه و تحلیل یک سازمان مربوط به مفهوم چرخه معاملات آن است. با اینکه ساز و کار و اهداف سازمان ها همگی شبیه هم نیستند، اما اکثر رویدادهای تجاریشان مشابه است. این رویدادها باعث به وجود آمدن معاملاتی می شوند که بر اساس الگوی چرخه های فعالیت های تجاری صورت می پذیرند که این چرخه های تجاری شامل 4 مورد می شوند:
1. چرخه درآمد: رویدادهای مربوط به ارائه کالا و خدمات به سایر اشخاص و دریافت مبالغ مربوط به آن.
2. چرخه مخارج: رویدادهای مربوط به تامین کالا و خدمات از سایر اشخاص و پرداخت تعهد یا مبالغ مربوط به آن.
3. چرخه تولید: رویدادهای مربوط به تبدیل مواد موجود اولیه به کالا و خدمات.
4. چرخه مالی: کلیه رویدادهای مربوط به تبدیل منابع به کالا و خدمات (مصارف).
پیشنهاد می‌شود مقاله حسابداری فروش رامطالعه کنید
روش های کنترل خریدها و هزینه ها:
1) کلیه وظایف صدور دستور یا اجازه ی خرید، انجام عمل خرید، دریافت کالا، پرداخت وجه مربوطه و بالاخره ثبت معاملات مربوطه باید از یکدیگر تفکیک گردیده و توسط افراد متفاوت و جداگانه و مستقل از یکدیگر انجام شود.
2) عملیات خرید باید توسط کسانی غیر از درخواست کنندگان کالا و متصدیان پرداخت و ثبت اسناد انجام شود و اگر وسعت دستگاه ایجاب کند بخش ویژه ای مأمور این کار شود. ایجاد یک بخش خرید در جمع آوری تخصص ها، تمرکز و کارآمدی بیشتر در امر خرید و تحصیل بهترین شرایط خرید نقش عمده ای دارد که جهت تقویت کنترل های داخلی لازم است.
3) صدور درخواست خرید باید متکی به نیاز سازمان باشد. مواردی ممکن است پیش آید که به علت شرایط مناسب بازار، خرید قابل توجهی بدون در نظر گرفتن احتیاجات سازمان، مناسب به نظر بیاید اما در هر شرایطی از بازار خرید ها باید با توجه به سیاست مالی دستگاه و با اجازه ارکان عالیه و تصمیم گیری صورت پذیرد.
4) درخواست خرید مواد و کالا باید از طریق انبار، به عمل آید و بخش های متفاوت سازمان (درخواست کنندگان کالا) می‌بایست اول درخواست خود را به انبار تسلیم نموده و سپس انبار پس از اطمینان از نبود کالا اقدام به صدور درخواست خرید نماید.
5) هیچ خرید یا دریافت خدمتی بدون مجوزهای خرید یا دریافت خدمات انجام نمی شود.
6) در هنگام تحویل کالا یا خدمات، می بایست مدارک کافی و مناسب برای مستند کردن مشخصات، مقادیر یا کیفیت کالا تهیه شده و بتوان اطمینان حاصل نمود که کلیه مدارک مد نظر قرار خواهد گرفت.
7) می بایست کنترل های مناسبی وجود داشته باشد تا بتوان اطمینان حاصل نمود که در مقابل کلیه مدارک مربوط به کالا یا ارائه خدمات دریافتی صورتحساب دریافت شده و به واحد مالی تحویل داده شود.
8) مقادیر، مشخصات و کیفیت کالا/خدمات خریداری شده در هنگام ورود به شرکت می بایست مورد ارزیابی و بازرسی و تطابق با مدارک قرار گیرد.
9) قبل از پرداخت، می بایست صورت مخارج توسط شخصی مستقل از تهیه کننده از نظر صحت مطالبات و مدارک اسناد ضمیمه ارزیابی و تصویب شود که برای جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی شناسه گذاری می شود.
10) پرداخت وجه بابت خرید کالا باید در مقابل دریافت کالا به مقدار و کیفیت سفارش شده انجام گیرد.
11) برای صدور چک تنها در مقابل برگ های دستور پرداخت دارای شماره چاپی که بر مبنای مدارک و مستندات مربوط به معاملات شرکت صادر گردیده و توسط مقام مسئولی تاییدگردیده تا انجام گیرد. همزمان با صدور چک مستندات و مدارک پیوست جهت جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی شناسه گذاری می شود.
12) صدور چک و حواله های بانکی می بایست توسط اشخاصی مستقل از صادر کننده مجوز های پرداخت صورت گیرد.
13) در زمان تحویل چک به ذینفع رسید معتبر دریافت و چکهای تحویل نشده به نحو مناسبی نگهداری می شود.
روش کنترلی ارسال کالا یا ارائه خدمات:
- در هنگام ارسال کالا مدارک کافی و مناسبی که دارای شماره ردیف چاپی بوده و حاوی اطلاعاتی از قبیل نوع، مقدار، ماهیت و کیفیت کالای ارسالی منطبق با مجوز مربوط به ارسال کالا باشد . برگ خروج کالا توسط حسابدار و مستقل از مسئول انبار تهیه می شود.
- مجوزهای صادره تعلیق شده به همراه مدارک و دلایل مربوط به تعلیق آنها به نحو مناسب نگهداری شده و بطور منظم توسط مقام مسئولی مستقل از مسئولین ارسال کالا یا ارائه خدمات بررسی و تایید می شود.
- مدارک مربوط به تحویل کالا به نحو مناسب از مشتریان اخذ می شود.
- مدارک مربوط به ارسال و تحویل کالا توسط فردی مستقل از تحویل دهنده عینا جهت ثبت در سوابق انبار مورد استفاده قرار می گیرد.
صدور صورتحساب:
- مهمترین حساسیت در کنترل داخلی درآمدها صدور صورتحساب است . این صورتحساب ها باید دقیقا فرمت مالیات بر ارزش افزوده را رعایت کند (فرم نمونه شماره )و کنترل مهم بعدی عدم از قلم افتادن شماره سریال فاکتورها می باشد.
- مدرک مربوط به ارسال کالا یا ارائه خدمات که صورتحساب های مربوط به آنها صادر نشده است به نحو مناسب نگهداری و دلائل عدم صدور صورتحساب بطور منظم مثلا هر هفته توسط مقام مسئولی مستقل از مسئولین تنظیم و ارائه صورتحسابها بررسی و تایید می شود.
- کنترل های کافی و مناسبی جهت حصول اطمینان از عدم امکان صدور صورتحساب بدون وجود مدارک کافی دال بر ارسال کالا یا ارائه خدمات صورت می پذیرد .
- صورتحساب های اکسلی که خارج از محیط نرم افزار تهیه و تنظیم می شود به هیچ عنوان نمی توانند ترتیب استاندارد شماره سریال ها را پوشش دهند.
- قبل از ارائه صورتحساب به مشتری کنترل های زیر توسط اشخاصی مستقل از تنظیم کنندگان صورتحساب به عمل می آید :کنترل قیمت های مندرج در صورتحساب با قرارداد منعقده و یا لیست قیمت مصوبکنترل محاسبات صورتحسابکنترل سایر شرایط از قبیل تخفیفات و نحوه پرداخت
- صورتحساب ها صادر شده توسط مدیرمالی یا مدیر عامل امضا گردیده و در موعد مقرر به مشتریان ارائه می شود.
