مدیریت درآمدها و هزینه ها : فلسفه وجودی هر سیستم یا سازمانی مبنی بر کسب سود یا ارائه خدمات عام المنفعه می باشد، علی الرغم اینکه موضوع مدیریت درآمد و هزینه در خصوص واحدهای تجاری با هدف کسب سود می باشد، حتی سازمانهایی که تشکیل میشود برای خدمات و سرویس های عام المنفعه دارای درآمد و هزینه هایی هستند که در صورت عدم مدیریت آن نمی توانند خدمات خوبی ارائه نمایند. و این موضوع بر اهمیت وجود مدیریت بر هزینه ها و درآمد ها تاکید که دارد.
در اصطلاح عامیانه که بارها شنیده ایم به این موضوع "دخل و خرج" اشاره شده. که این موضوع نشانده اهمیت مدیریت درآمد ها هزینه ها در فعالیتهای تجاری را نشان می دهد.
*ماهیت مدیریت درآمد ها و هزینه ها: رایج ترین اشتباهات در خصوص مدیریت درآمدها و هزینه ها پرداختن بیش از حد به هزینه ها و تلاش در جهت کاهش آن می باشد، و این در حالی است که همیشه پرداخت و توجه به درآمدها گزینه آخر می باشد البته بهترین تلاش در این خصوص را افزایش درآمد تصور می کنند.
کنترل فروش ها و درآمدها:
- تنها کالاهایی از انبار صادر یا خدماتی انجام می شوند که قبلا مجوز صدور، حواله انبار/ انجام کار برای آن صادر شده باشد که این مدارک اولیه فروش مانند برگه دریافت سفارش، نسخه های بعدی و مکمل فاکتور فروش مانند حواله خروج کالا نیز می بایست دارای شماره سریال چاپی باشند.
- مدارک مربوط به تحول کالا یا انجام خدمات می بایست به نحو مناسبی از مشتریان اخذ شده و نگهداری شوند.
- مدارک مربوط به ارسال و یا تحویل کالا عینا جهت ثبت در سوابق انبار مورد استفاده قرار می گیرد.
- صورت حسابها با شماره ترتیب چاپی و بر اساس مندرجات مدارک مربوط به ارسال کالا یه ارائه خدمات تنظیم می شود.
- قبل از ارائه صورتحساب ها به مشتری، می بایست کنترل های زیر توسط اشخاص مستقل از تنظیم کنندگان صورتحساب به عمل می آید: کنترل قیمت های مندرج در صورتحساب با قرارداد منعقده و یا لیست قیمت های مصوب - کنترل محاسبات صورتحساب.کنترل سایر شرایط از قبیل تخفیفات و نحوه پرداخت صورتحساب.
- وجوه نقد، چک ها و اسناد دریافتنی در هنگام دریافت با مدارک مربوطه مطابقت داده شود و رسید مربوط آن که دارای شماره ترتیب چاپی باشد به نحو مناسبی صادر شود ضمنا فروش نسیه صرفا به مشتریانی که اعتبار آنها تایید شده باشد انجام شود و در هر مرحله فروش حد اعتبار مشتریان مورد ارزیابی و بازنگری قرار گیرد.
- کلیه ی وجوه چکهای دریافتی، حداکثر در ابتدای روز به حساب بانکی شرکت واریز شده و جهت وصول به بانک واگذار و کلیه اسناد مدت دار به مسئول مربوطه تحویل و رسید مربوطه دریافت شود.
- طی دوره های منظم برای مثال 10 روز یکبار صورت حساب های بانکی مربوطه به کلیه حسابهای بانکی شرکت اخذ و توسط اشخاصی مستقل از مسئولین دریافت و پرداخت و مسئولین ثبت دفتر با اقلام مندرج در دفاتر شرکت مطابقت داده شده تا اقلام مغایرت مشخص شده و نتایج حاصله توسط یکی از مقامات مسئول شرکت مورد بررسی و کشف و در نهایت تایید قرار گیرد.
- لازم است تمامی فروش ها از طریق صدور فاکتور یا صورتحساب فروش که دارای شماره سریال چاپی بوده و هر فقره فروش (منفردا یا به صورت جمع) به صورت روزانه به امور مالی گزارش شود و سپس از طریق کنترل شماره ردیف ها اطمینان حاصل گردد که تمامی فروش ها در دفاتر انعکاس یافته است.
- 1کلیه فروش ها به بهای تمام تصویب شده یا مناسب ترین قیمت انجام شود، برای این منظور می بایست قیمت ها از پیش توسط مقامات مسئول شرکت تعیین و تثبیت شود و لازم است هنگام تصویب و امضاء هر فاکتور یا صورتحساب فروش مقام مسئولی از مناسب بودن قیمت فروش اطمینان حاصل نمایید، که در نرم افزار یکپارچه حسابداری تیپ این امکان فراهم شده بدین صورت که هر فاکتور خرید یا فاکتور فروش بعد از ثبت توسط مسئولی تایید و ثبت نهایی شود که بعد از ثبت نهایی امکان ویرایش فاکتور توسط کاربر وجود نداشته باشد و برای اصلاح فاکتور ها نیز میتوان با مراجعه به قسمت «برگشت ثبت نهایی فاکتورها» فاکتورها را از حالت تایید شده خارج نمود که این امکان از نرم افزار برای افزایش کنترل های داخلی سازمان ها تعبیه شده است.
- تخفیفات فروش نیز می بایست بر اساس جداول تصویب شده و یا با تایید مقام ارشد مسئولی انجام گیرید.
کنترل خریدها و هزینه ها:
- هیچ خرید یا دریافت خدمتی بدون مجوزهای خرید یا دریافت خدمات انجم نمی شود
- در هنگام تحویل کالا یا خدمات مدارک کافی و مناسب برای مستند کردن مشخصات ، مقادیر یا کیفیت کالا تهیه می شود.
- کنترلهای مناسبی وجود دارد که بتوان اطمینان حاصل نمود که کلیه مدارک مد نظر قرار خواهد گرفت ( استفاده از فرمهای دارای شماهر ترتیب چاپی یا ثبت کالا و یا خدمات دریافتی در دفاتر خاص )
- کنترلهای مناسبی وجود دارد تا بتوان اطمینان حاصل نمود که در مقابل کلیه مدارک مربوط به کالا یا خدمات دریافتی صورتحساب دریافت می گردد( به عنونا مثال : عطف متقابل صورتحسابها و رسیدهای کالا به یکدیگر )
- مقادیر، مشخصات و کیفیت کالا / خدمات دریافتی مندرج در صورتحسابها با مدارک مربوط با دریافت کالا مطابقت می گردد.
- صدور چک تنها در مقابل برگهای دستور پرداخت دارای شماره چاپی که بر مبنای مدارک و مستندات مربوط به معاملات شرکت صادر شده و توسط مقام مسئولی تایید گردیده ، انجام می شود.
- همزمان با صدور چک مستندات و مدارک پیوست جهت جلوگیریاز استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.
- صدور چک و حواله های بانکی توسط اشخاصی مستقل از صادر کننده مجوز پرداخت صورت می گیرد.
- در زمان تحویل چک به ذینفع رسید معتبر دریافت و چکهای تحویل نشده به نحو مناسبی نگهداری می شود .
- قبل از پرداخت صورت مخارج توسط شخصی مستقل از تهیه کننده از نظر صحت مطالبات و مدارک اسناد ضمیمه کنترل و تصویب و برای جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.
امیدوارم بتوانید با این موارد آیین نامه مناسبی برای مجموعه خود تنظیم کنید.
پیشنهاد میشود مقاله کنترل داخلی حقوق و دستمزد و دارایی ثابت را مطالعه کنید
