تحویل کار حسابداری از حسابدار قبلی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که شما با اطلاع از آن می‌توانید به یک حسابدار حرفه ای در بازار کار تبدیل شوید. درحقیقت یکی از راه‌های پیشرفت در حسابداری، داشتن رفتار حرفه‌ای می‌باشد. رفتار حرفه‌ای فقط به رعایت اصول و استانداردهای حسابداری محدود نمی‌شود.
شرح وظایف و مسئولیت‌های حسابدار چیست؟
کی از وظایف اولیه حرفه حسابداری (Accountant Duties)، بررسی صحت کلیه معاملات است. مسئولیت حسابدار این است که از قانونی بودن و پیروی تمام معاملات از کلیه دستورالعمل های سازمان مالیاتی و حسابرسی اطمینان حاصل کند. ممکن است حسابدار برای تهیه اظهارنامه مالیاتی یک شرکت به صورت قراردادی کار کند و یا تصمیم داشته باشد به صورت خصوصی با شخص یا شرکتی به عنوان مشاور مالی همکاری کند و در تصمیمات مالی یا سایر موارد مرتبط به آنها کمک کند.
به عنوان نمونه، حسابداران دولتی تنها در موسسات دولتی فعالیت می کنند، حسابداران مدیریت نیز اغلب به تیم های اجرایی کمک و مشاوره می دهند و حسابداران عمومی به عموم کسب و کارها خدمت رسانی می کنند. موارد زیر برخی از انواع مسئولیت حسابدار است:
- تهیه و پردازش حقوق و دستمزد ماهیانه و محاسبه سنوات
- تهیه و بررسی هزینه ها، بودجه ها، درآمد، هزینه، فاکتور و سابر اسناد حسابداری
- آماده سازی صورت های سود و زیان و گزارشات ماهانه حسابداری
- تجزیه و تحلیل روند درآمد و هزینه
- جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی برای تهیه گزارش اظهارنامه مالیاتی
- تعامل با حسابرسان داخلی و خارجی شرکت (بیشتر بخوانید: وظیفه حسابرس)
بهترین حالت ممکن، جایگزینی بعد از رسیدگی سال مالی
همانطور که می‌دانید ارائه گزارش عملکرد سال مالی به اداره امور مالیاتی، 4 ماه پس از پایان سال مالی می‌باشد. یعنی برای شرکت‌هایی که سال مالی آنها از ابتدای فروردین تا انتهای اسفند است، مهلت ارسال اظهارنامه عملکرد تیرماه سال بعد می‌باشد. و کارنامه قبولی آن پس از رسیدگی کارشناس ارشد واحد مالیاتی طی برگ تشخیص حوزه صادر می‌شود، پس در بهترین حالت ممکن، جایگزینی بعد از رسیدگی سال مالی است. شاید همیشه این‌طور نباشد، آن وقت تکلیف چیست؟ جواب رد بدهیم و یا در مقابل پیشنهاد کار، لحظه‌ای معطل نکنیم؟
با شرط احتیاط مدارک را تحویل بگیرید
شما باید قابلیت انعطاف داشته و با شرط احتیاط وارد میدان شوید، چرا؟ چون احتیاط شرط عقل است و ترس از انجام یک کار نیست. اگر به مشکلاتی که ممکن است حین کار پیش‌بیاید فکر کنید، متوجه صحبتهای من خواهید‌شد. حسابداران زیادی را دیده‌ام که با ذوق و انرژی و اعتماد به‌نفس بسیار بالا وارد تصدی شغل حسابداری می‌شوند و بدون اینکه توجهی به تحویل گرفتن حسابها و دیگر مسائل حرفه ای حسابداری داشته‌باشند، خود را به راحتی در عمل انجام‌شده قرار می‌دهند.
حالت های مختلف تحویل مدارک حسابداری
در هنگام گرفتن این سمت چند حالت ممکن است به‌وجود بیاید:
شرکت قبل از شما دارای حسابدار و سیستم حسابداری بوده که ممکن است رویه منظم و یا نامنظمی داشته است. شما حسابرس نیستید و نیازی به حسابرسی عملکرد حسابدار قبلی نیست و انتظاری هم از شما نمی‌رود!
در این حالت فقط باید اسناد و مدارک را از حسابدار با هر حالت و وضعیتی که اتفاق افتاده تحویل بگیرید و بلافاصله صورت‌جلسه‌ای حاوی چک لیست ایرادات و نواقص آماده کنید و تحویل مدیرعامل و اعضای هیات‌مدیره دهید!
یا این طور است که شرکت چه تازه تاسیس و چه با سابقه هیچ‌گونه نیروی حسابداری و یا سیستم حسابداری منظم و نامنظمی نداشته‌است. در اینجا شاید به ظاهر کار دست اول باشد ولی چون فردی گرداننده امور مالی نبوده و یا خیلی تخصصی کارحسابداری انجام نشده، ممکن است چالش های مالیاتی بیشتری همراه با نواقصی مدارک نسبت به حالت اول داشته باشد.
مراحل تحویل کار حسابداری چیست؟
یکی از ویژگی‌های مهم که در موفقیت هر فردی نقش به سزایی دارد، امانت داری و مسئولیت پذیری است. در هنگام شروع کار حسابداری، تهیۀ فهرستی از کارها، به شما به‌عنوان حسابدار کمک می‌کند تا هم خودتان روی کار خود تسلط داشته باشید وهم اطلاعات را برای نیروی حسابدار جایگزین به‌صورت منظم جمع آوری کنید. هنگامی که مراحل استخدام را در جایگاه شغلی حسابداری طی کردید، باید مدارک زیر را از حسابدار با مسئولیت قبلی شرکت دریافت کنید:
- آخرین وضعیت مالیاتی شرکت (شامل مانده حسابها و اسناد و مدارک پیوست طبق گزارش تراز نامه)
- آخرین مفاصا حساب مالیات عملکرد، ارزش افزوده و بیمه تأمین اجتماعی
- آخرین لیست بیمه و مهلت پرداخت آن (وضعیت پرونده مالیاتی و بیمه‌ای)
- لیست چک‌های مشتریان از قبیل نزد صندوق، در جریان وصول و برگشتی
- دسته‌چک‌های مربوط شرکت
- ریز اسناد موجود داخل صندوق (به همراه وجه نقد داخل صندوق)
- لیست حساب‌های بانکی به همراه مانده آنها و صورت‌حساب مربوطه و تطبیق با دفاتر
- دفاتر قانونی شرکت (دفاتر قانونی پلمپ شده شرکت حتی اگر سفید باشد)
- آخرین تراز آزمایشی مربوط به حسابها و کنترل خلاف ماهیت حسابها به همراه امضای حسابدار تحویل دهنده
- اسناد تضمینی نزد شرکت و کنترل آن با حساب‌های انتظامی
- لیست قراردادهای شرکت به همراه زونکن قراردادها
- رمز عبور و نام کاربری مالیات، بیمه و ارزش افزوده و معاملات فصلی.
- اسناد حسابداری باید مطابق با تاریخ روز ثبت شده باشد.
- مهرهای دريافت و پرداخت و هر گونه مهر مربوط به قسمت حسابداري
- نرم افزار حسابداری مورد استفاده و قفل‌های آن (به همراه آخرین بک‌آپ‌های نرم افزار به تاریخ روز تحویل)
- لیست کلیه دارائی‌های ثابت و مشخصات آنها (آخرین لیست موجودی کالاها و لیست آخرین انبارگردانی)
- آخرین لیست محاسبه و پرداخت حقوق پرسنل (آخرین فیش‌های واریزی مالیات حقوق پرسنل و مالیات‌بردرآمد شرکت)
- آخرین اساسنامه ی شرکت و آخرین تغییرات در اساسنامه
کنجکاوی زیرکانه به راه بیاندازید!
توجه داشته باشید تاکید و پافشاری شما بر مسائل این چنینی می‌تواند تمامی تلاشهای شما را به‌خوبی برای مدیران به معرض نمایش بگذارد. خلاصه اینکه یک کنجکاوی زیرکانه در بدو ورود باید راه بیندازید! نیازی به گرد و خاک نیست؛ صبور، آرام و بدون هیاهو مشغول تحویل و تحول شوید. حسابدار قبلی و فردی که قبلا به‌جای شما بوده و به هر دلیلی قصد رفتن از آنجا را دارد خیلی می‌تواند به شما کمک کند؛ سعی کنید با شما همراه شود و حتی ممکن است نوید یک همکاری تنگاتنگ را رقم بزند.
