نحوه ثبت حسابداری کسر و اضافه صندوق

با توجه به حجم عملیات دریافت و پرداخت در برخی موسسات، ممکن است صندوق‌دار در پایان هر روز با اضافه یا کسرى صندوق مواجه گردد. چنانچه این مبلغ اضافه یا کسر، دارای اهمیت باشد، باید بررسى لازم در این رابطه به عمل آید. ولى درصورتى‌که این مبلغ ناچیز بوده و یا ناشى از اشتباهات تشخیص داده شود باید در دفاتر ثبت گردد.

براى این کار از حسابى به نام کسرى و اضافات صندوق استفاده مى شود. بدین‌ترتیب اگر صندوق کسرى داشته باشد، حساب مذکور بدهکار و حساب صندوق بستانکار مى‌گردد و درصورتى‌که حساب صندوق اضافه داشته باشد، حساب صندوق بدهکار و حساب کسرى و اضافات صندوق، بستانکار مى‌گردد. چنانچه جمع اضافات صندوق طى دوره مالى بیشتر از جمع کسرى صندوق گردد، طبعا مانده حساب کسرى و اضافات بستانکار و اگر جمع کسرى هاى طى دوره مالى بیشتر از جمع اضافات صندوق باشد، مانده این حساب بدهکار مى‌باشد.

مفاهیم کسری و اضافات صندوق در حسابداری

اضافات و کسری صندوق هم مانند دیگر مبحث‌های حسابداری، دارای مفاهیمی است که باید آن را بدانیم. مانند: مبالغ اضافات و کسر صندوق سند حسابداری آن، نحوه ثبت آن و …

در ادامه به تفکیک معرفی مفاهیم کسر و اضافه صندوق در حسابداری می‌پردازیم.

کنترل حساب صندوق

کنترلهای صندوق نکته مهمی در ساختار حسابداری است. صندوق امور مالی کمد نیست که هر چیزی را بشود در آن گذاشت. هر سندی شان و شرایطی دارد که باید به آن توجه کرد. اما قبل از آن بگذارید نگاهی به واحدهای مختلف در حسابداری بیندازیم. طبیعتاً هر یک از واحدها یا هر شخصی در حسابداری، یک سری محدودیت ها و چالش ها و حساسیت هایی دارد. می خواهم نکته ای را دربارۀ حسابداری خزانه و بخش صندوقش بگویم. بخش صندوق حسابداری خزانه، مثل فروش لبنیات و کالاهای لبنی است؛ یعنی هم پرگردش است، هم تاریخ مصرف دارد.

تعریف کسری و اضافات صندوق

اضافات و کسری صندوق ممکن است با توجه به حجم عملیات‌های وسیع در موسسات اتفاق بیفتد و ما مجبور باشیم برای اضافات و کسری صندوق ثبت مجزایی بزنیم. اگر در کسر، اضافات صندوق مبلغ ناچیز باشد باید در دفاتر تحت عنوان حساب کسر و اضافه صندوق ثبت گردد.

و اگر مبلغ زیاد و با اهمیتی باشد باید تمام بررسی‌ها انجام شود و طبق آیین نامه ثبت گردد و رفع شود.

کدینگ حساب اضافه و کسر صندوق

در سیستم حسابداری کدینگ حساب اضافه و کسری صندوق در بخش دارایی جاری ثبت می‌شود. اضافات و کسری صندوق را در سر فصل حساب اضافه و کسری صندوق قرار می‌دهند.

چون این یک حساب موقت است، باید در پایان دوره آن را به حساب درآمد یا هزینه انتقال دهیم. در صورت اضافه بودن، به حساب درآمد و در صورت کسر آن را به حساب هزینه انتقال می‌دهند.

سند کسر و اضافه صندوق

اگر مبلغ واقعی صندوق کسری داشته باشد حساب کسر و اضافات صندوق بدهکار شده و حساب صندوق بستانکار می‌شود. با انجام این ثبت حساب صندوق با مانده واقعی برابر خواهد شد.

اما در صورت اضافات صندوق یعنی اضافه بودن مبلغ واقعی صندوق نسبت به مبالغ ثبت شده در دفاتر، حساب صندوق بدهکار و حساب اضافه یا کسری صندوق بستانکار می‌شود.

بستن حساب کسر و اضافه صندوق

بستن حساب کسر و اضافه صندوق به شرح زیر است:

 بستن حساب کسر صندوق

مانده بدهکار این حساب در طول دوره مالی نشان دهنده کمتر بودن مبلغ واقعی صندوق از مانده دفاتر است یعنی با کسری صندوق مواجه بوده ایم. برای بستن این حساب در حالت کسری، معمولا حساب هزینه های متفرقه بدهکار و حساب کسر و اضافات صندوق بستانکار و در واقع صفر میشود.

 بستن حساب اضافات صندوق

مانده بستانکار این حساب در طول دوره مالی نشان دهنده بیشتر بودن مبلغ واقعی صندوق از مانده دفاتر است یعنی با اضافات صندوق مواجه بوده ایم. برای بستن این حساب در حالت اضافات، معمولا این حساب بدهکار (صفر میشود) و سایر درآمدها بستانکار میشود.

سخن پایانی

اضافات و کسری صندوق در تمامی کسب و کارهای امروزی یک امر کاملا عادی است. با توجه به امور دریافت و پرداخت در مجموعه ها امکان دارد هر صندوقدار با مشکلاتی مواجه شود. برای حسابداری و ثبت کسری و اضافه صندوق بایستی از آموزش حسابداری به شکل حرفه ای و کارا کمک گرفته و آن را بر اموری مانند اضافه و کسری صندوق اعمال نمود. پس برای جلوگیری از انجام هر گونه اشتباه و مشکل در اینگونه از ثبت ها و حتی ثبت های دیگر حسابداری نباید از این آموزش ها غافل شد.