دایره حسابداری حقوق و دستمزد هم مهمترین بخش شرکت محسوب می شود . این بخش وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ قابل پرداخت را بر عهده دارد و در واقع اسناد و مدارک حقوق و دستمزد هر یک از پرسنل در این بخش نگهداری می شود.
معمولا در شرکت های کوچکتر،یک نفر و یاحسابدار کلیه امورات مربوط به این ۳ بخش را اجرا می کند. ولی متاسفانه برخی از شرکتها نه سیستم منظمی برای محاسبه حقوق و دستمزد دارند و نه پارامترهای کنترلی زیر را به خوبی رعایت می کنند.
شاید تعداد زیادی از شرکتها موقعی متوجه عیب و نقص های سیستم کنترلی حقوق و دستمزد خود می شوند که پای دستورالعمل های حسابرسی به میان بیاید. امروز چند تکنیک کاربردی در این حوزه را تشریح می کنیم . امیدوارم بتواند مثمر ثمر باشد.
دوایر اصلی کنترل حقوق و دستمزد:
واحدهای تولیدی، جهت کنترل حقوق و دستمزد از دوایری مثل کارگزینی، برنامه‌ریزی تولید، زمان‌سنجی، ثبت اوقات کار، دایره حقوق و دستمزد و دایره حسابداری بهای تمام شده استفاده می‌کنند. این دوایر اطلاعات لازم را جمع آوری، ثبت، نگهداری و به به سایر واحدهای مرتبط ارائه می‌دهند. اما دوایر اصلی جهت کنترل حقوق و دستمزد که در همه شرکتها بسته به اندازه فعالیت وجود دارد به صورت زیر است:
دایره کارگزینی:
تهیه آیین نامه های استخدامی، تهیه و اجرای برنامه های آموزشی، تنظیم شرح وظایف و ارزیابی مشاغل، انجام معاینه پزشکی، مصاحبه ترفیعات، نقل وانتقالات-مرخصی ها، تعیین مشاغل، استخدام و صدور حکم کارگزینی در زمره وظایف دایره کارگزینی می باشد.
دایره ثبت ورود و خروج:
کنترل‌های حضور و غیاب از طریق روشهای مختلف از جمله دستی و دستگاهی را کنترل می‌کند و در حقیقت نقش دژبانی ارتشی‌ها را پیاده سازی می‌کند.
دایره حسابداری حقوق و دستمزد:
اسناد و مدارک حقوق و دستمزد هریک از پرسنل و کارکنان در این دایره نگهداری می شود و این دایره وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ ناخالص و خالص حقوق و دستمزد قابل پرداخت به هریک از پرسنل را به عهده دارد. یکی دیگر از وظایف این دایره طبقه بندی هزینه حقوق و دستمزد با استفاده از کارت اوقات کار به جهت تخصیص هزینه حقوق به هریک از سفارشات و مراحل تولید می باشد و می دانید در نهایت بحث حسابداری هزینه حقوق و دستمزد در این دایره مطرح می گردد.
10 تکنیک کاربردی برای کنترل حقوق و دستمزد:
1-هرگونه استخدام یا بکارگیری نیروی انسانی بر اساس آیین نامه های مربوط و مصوبات خاص انجام شود.
2-پرونده های پرسنلی به نحو مناسب تنظیم و به خوبی محافظت شود.
3-مکانیزم مشخصی برای کنترل ورود و خروج کارکنان وجود داشته‌باشد.
4-مجوز هر یک از موارد زیر توسط اشخاص مستقل از مسئولین تنظیم سیستم حقوق و دستمزد و پرداخت آن صادر شود:
الف-تغییرات کارکنان در لیست حقوق و دستمزد
ب-تعیین نرخهای حقوق و دستمزد و تغییرات آن
ج-کسور مازاد بر کسور قانونی
5-در مواردی که حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس میزان تولید / فروش پرداخت می‌شود:
الف-لیست حقوق متکی به گزارشات تولید/ فروش می‌باشد و توسط مقام مسئولی تایید گردد.
ب-اضافه کار کارکنان به اسناد و مدارکی دال بر تصویب آن قبل از انجام بوده و میزان اضافه کار انجام شده توسط مقام مسئولی مورد تایید قرار گیرد.
6-کنترل‌های کافی جهت حصول اط‌مینان از صحت محاسبات لیست حقوق و دستمزد به عمل آید.
7-در صورت پرداخت حقوق و دستمزد از طریق واریز به حساب‌های بانکی کارکنان صدور چک،لیست ارسالی جهت بانک/چک‌های صادره از نظر نام کارمند، شماره حساب و مبلغ خالص پرداختنی، توسط اشخاص مستقل از تهیه‌کنندگان لیست حقوق و دستمزد مقایسه شود.
8-کنترل‌های لازم نسبت به ثبت صحیح کلیه اطلاعات مربوط به لیست حقوق و دستمزد در دفاتر به‌عمل آید.
9-اخذ ضمانت قابل قبول از کارکنان حین انعقاد قرارداد الزا‌می‌است، هر کارمند به نسبت جایگاه و سمتی که دارد می‌بایست حداقل یک معرف و سفته مطمئن به مجموعه‌ای که قرار است در آن قرار بگیرد، ارائه کند.
10-نیروهای کارآموز و یا ساعتی باید قرارداد مشخص و متفاوت از سایر کارکنان داشته باشند.
