به موجب قوانین تجارت ،هر شخصیت حقوقی ( شرکت ) باید پس از تاسیس و ثبت جهت تشکیل پرونده مالیاتی در واحد مالیاتی اقدام نماید.وفق مقررات مربوطه ، شرکت تا 2 ماه پس از تاسیس مکلف به تشکیل پرونده دارایی و پرداخت حق التمبر مالیات سرمایه می باشد. شرکتی که پرونده مالیاتی نداشته باشد نمی تواند کد اقتصادی اخذ نماید و شرکت بدون کد اقتصادی نمی تواند فعالیت داشته باشد ، همچنین شرکتی که فاقد پروانه مالیاتی باشد در پایان سال مالی نمی تواند اظهارنامه مالیاتی فعالیت شرکت را به سازمان مالیات و دارایی تحویل دهد و آخر اینکه چنانچه شرکت برای تشکیل پرونده مالیاتی در زمان مقرر، اقدام نکند به موجب قانون سازمان مالیات و دارایی مرتکب جرم شده است.
در واقع، تشکیل پرونده مالیاتی به معنای آن است که شرکت به سازمان امور مالیاتی اعلام نماید که چنین شرکتی تاسیس شده و طبق قانون دو در هزار سرمایه شرکت را پرداخت نماید. در غیر این صورت مشمول جریمه مالیاتی دو برابر مبلغ اولیه خواهد شد.به عبارت دیگر در صورت عدم تشکیل پرونده و پرداخت حق التمبر دارایی ظرف دو ماه ، به جای 2 در هزار ، معادل 6 در هزار سرمایه ثبت شده باید پرداخت نمایید.
همه شرکت ها چه مشغول به انجام فعالیت باشند و چه نباشند، باید اظهارنامه مالیاتی خویش را به حوزه های مالیاتی خود تحویل دهند. زمان تحویل این اظهارنامه ها در پایان سال اقتصادی یا مالی خواهد بود. توجه داشته باشید شرکت هایی که فاقد پروانه مالیاتی باشند در آخر سال مالی قادر نخواهند بود اظهارنامه مالیاتی خویش را به اداره مالیات ارائه دهند.
اسناد مورد نیاز جهت ایجاد پرونده:
- کپی و اصل همه اسناد شرکت (شرکت نامه، روزنامه رسمی، مهر شرکت و…).
- کپی و اصل پایانی ترین تغییرات در روزنامه رسمی (اگر تغییری رخ داده باشد).
- کپی و اصل اسناد شناسایی همه اعضای شرکت.
- کامل کردن دفترچه مربوط به مشخصات شناسایی اشخاص حقوقی.
- فیش مربوط به پرداخت دو در هزاری سرمایه اولیه شرکت.
- قبوض آب، برق، گاز و تلفن شرکت.
- اسناد مربوط به مالکیت و اجاره نامه دفتر شرکت.
- گواهی مربوط به امضاء توسط مالکان امضاء حقوقی در محل دفترخانه رسمی اسناد.
- وکالت نامه از جانب شرکت (اگر مدیرعامل حاضر نباشد).
مدت زمانی که ایجاد پرونده مالیاتی به طول می انجامد:
تشکیل پرونده 7 روز به طول می انجامد و بعد از ایجاد پرونده قادر خواهید بود شماره اقتصادی را دریافت کنید که دریافت این شماره نیز حدودا دو الی سه هفته طول می کشد.
اسناد افراد حقوقی جهت اخذ کد اقتصادی:
- عکس گواهی ثبت نام اداره امور مالیات.
- عکس و البته اصل آخرین فیش تلفن محل فعالیت.
- عکس از گواهی مربوط به شماره شناسایی افراد حقوقی.
- کپی و اصل پایانی ترین تغییرات روزنامه رسمی.
- کپی و اصل آگهی روزنامه.
- کپی کارت بازرگانی فرد حقوقی (اگر وجود داشته باشد).
- کپی از مجوز فعالیت یا پروانه.
- کپی وکالت نامه.
- اسناد مرتبط به مالکیت یا اجاره نامه محل فعالیت.
- گواهی مرتبط به اموری مثل امضاء محضری برای مالکان حق امضاء.
چند نکته:
- اجاره نامه حتما لازم است در دفاتر املاک منعقد گردد و دارای کد رهگیری به صورت اینترنتی باشد و یا در دفاتر اسناد منعقد گردد.
- اگر محل شرکت محل زندگی مدیرعامل باشد و شرکت به شیوه ی خانوادگی تاسیس گردد نیز لازم است اجاره نامه به اسم شرکت منعقد گردد.
- کارت ویزیت مربوط به املاکی که در آن اجاره نامه تنظیم شده است، لازم است به قرارداد اجاره ضمیمه شود.
مسائل مهم در خصوص ایجاد پرونده مالیاتی:
- توجه داشته باشید که اگر آدرس محل دفتر شرکت به گونه ای غیر واقعی معرفی شده باشد قادر به ایجاد پرونده نخواهید بود و برای ایجاد پرونده به اجاره نامه و اسناد مربوط به مالکیت با نام شرکت احتیاج دارید. برای بررسی صحت آدرس اعلام شده، واحدهای مالیاتی اقدام به بازدید حضوری خواهند کرد.
- اگر یک شرکت به تازگی تاسیس شده باشد و یا هیچ گونه فعالیتی نداشته باشد، لازم است عدم فعالیت خویش را اعلام کند. برای اعلام نمودن عدم فعالیت، ایجاد پرونده در ادارات مالیاتی ضروری است.
- اگر مدت زمان بین تاسیس شرکت و ایجاد پرونده بیش از یک سال باشد نیاز است شرکت توضیحاتی را در خصوص عدم ایجاد پرونده ارائه دهد.
