تجمیع یعنی جمع بستن مبلغ های چندین فاکتور مختلف و ثبت آن ها در یک رکورد. به شرط آن که مبلغ هر کدام از فاکتورها، کمتر از 5 درصد حد نصاب معاملات کوچک باشد.
به عبارت دیگر: وقتی فاکتورهای مختلفی از طرف حساب های مختلف دریافت می کنیم. که مبلغ هر کدام از فاکتورها کمتر از 5 درصد حد نصاب می باشد، می توانیم فاکتور ها رو در یک رکورد به صورت تجمیعی ارسال کنیم.
مزایای نرم افزار خدمات حسابداری تجمیعی:
در واقع با کمک گرفتن از امکانات این نرم افزار می توان در سطح دیتای تجمیع شده انواع دسترسی های گوناگون را انجام داد که می توان به تقسیم کردن وظایف بین کارکنان مالی یک شرکت هلدینگ اشاره کرد که برای مدیریت کردن اطلاعات مالی شرکت های زیر مجموعه به صورت مجزا از این نرم افزار استفاده می کنند. جمع کردن اطلاعات مالی بصورت یکپارچه در سطح حساب کل یا حتی ریزترین سطح حساب، از جمله نیازهای شرکت های هلدینگ می باشد.
قابلیت های حسابداری تجمیعی:
تعدادی از قابلیت هایی که حسابداری تجمیعی دارند عبارتند از:
- امکان دسترسی به حساب های معین و تعیین کردن حساب هایی که کابر بتواند ببیند و همچنین امکان انتقال حساب های معین از بانک اطلاعات مرکز به شعب.
- مساوی کردن و یکسان سازی گزارشات و انتقال آن ها از بانک اطلاعاتی مرکز به شعب.
- ایجاد راحت ترین شرایط ممکن برای دریافت اطلاعات شعب از فایل های text و excel.
- امکان استفاده از انتقال سند بصورت خلاصه در تاریخی خاص یا هر کدام از اسناد به صورت جداگانه.
- امکان دسترسی به شعب ارسال کننده اسناد و اینکه تعیین کند که کاربر می تواند امکانات کدام شعبه را مشاهده کند.
- امکان دسترسی به سطح دوره مالی، یعنی کاربران می توانند فقط اطلاعات دوره های مالی که به آن ها دسترسی دارند را ببینند.
- امکان دسترسی در انواع سند مانند: اختتامیه، عمومی و همچنین امکان صادر کردن سند برای ارائه به دفاتر قانونی با تفکیک شعب.
- امکان انتقال سند به صورت موقت و یادداشت.
- امکان دسترسی در سطح گروه تفصیل.
- امکان تهیه گزارشات از وضعیت اسناد تجمیعی.
- امکان گزارش اسناد نامساوی و اسناد زیادی که در مرکز می باشند.
- امکان تهیه گزارش به تفکیک هر شعبه.
شروط ثبت فاکتور بصورت تجمیعی:
برای ثبت فاکتور به صورت تجمیعی در معاملات فصلی شروطی را در نظر می گیرند که تعدادی از آنها عبارتند از:
- فاکتورهای خریدی که از شرکت ها دریافت می شوند چنانچه بصورت تجمیعی باشد، نمی توان آنها را ثبت کرد.
- خرید ها باید از اشخاص حقیقی صورت بگیرد.
- اصل معاملاتی که حتی کوچک هم هستند را رعایت کند.
- چنانچه فاکتورهای خرید از افراد حقیقی بدون شناسه ملی و کد اقتصادی را به صورت یکجا وارد شود و اگر شرایط بالا را داشته باشد و در یک رکورد ثبت شود، تجمیعی است.
- چنانچه از یک شخص حقیقی دو عدد خرید با دو فاکتور مجزا داشته و مبلغ آنها بصورت مجزا زیر حد نصاب باشند، که اگر جمع هر دو با هم به بالای حد نصاب برسد، اگر تجمیعی ثبت شود کاملا اشتباه است و باید هر کدام از فاکتورها بصورت مجزا ثبت و بابت هر کدام یک رکورد گرفته شود.
پیشنهاد می‌شود مقاله تبانی در حسابداری و حسابرسی را مطالعه کنید
تفاوت تجمیعی و تجمعی:
- زمانی که کالا ها و خدمات و همچنین اطلاعات معاملاتی بدون در نظر گرفتن شخص مقابل فرستاده شوند، تجمعی محسوب می شوند. در واقع برای اینکه ارزش رسیدگی مالیاتی را ندارند این گونه فرستاده می شوند. از جمله آن ها می توان به فروش به مصرف کننده نهایی و معاملاتی که پایین تر از حد نصاب انجام می شوند، اشاره کرد.
- زمانی که اطلاعات معاملاتی را برای افرادی که قبلا با آن ها معاملاتی صورت گرفته و آن ها مکلف به ثبت نام بوده اند، فرستاده شوند، تجمیعی محسوب می شوند که هدف آن ها از فرستادن اطلاعات مشخص شدن مبالغ مورد معامله می باشد. و ارسال این اطلاعات برای شخص مورد معامله، می تواند بصورت تجمیع سه ماهه انجام شود.
نکته ای که اینجا حائز اهمیت است این است که در معامله و ارسال اطلاعات باید به نوع ارز و نوع کالا توجه شود.
سخن پایانی:
در پایان همان گونه که اشاره شد چنانچه در زمان معامله فروش اگر خریدار دارای موظف به ثبت نام در نظام مالیاتی نباشد یا مصرف کننده نهایی باشد از جمله شهریه دریافتی از دانشجویان توسط مراکز عالی یا موارد مشابه، نیازی به وارد کردن کد اقتصادی آن ها در فاکتور نمی باشد و این امکان را دارد که اطلاعات به صورت تجمیعی وارد شوند و از این جهت متحمل جریمه ای نخواهد شد.
پیشنهاد می‌شود مقاله نظریه های بنیادی حسابداری را مطالعه کنید
