مدیریت درآمد و هزینه : فلسفه وجودی هر سیستم یا سازمانی مبنی بر کسب سود یا ارائه خدمات عام المنفعه می باشد، علی الرغم اینکه موضوع مدیریت درآمد و هزینه در خصوص واحدهای تجاری با هدف کسب سود می باشد، حتی سازمانهایی که تشکیل میشود برای خدمات و سرویس های عام المنفعه دارای درآمد و هزینه هایی هستند که در صورت عدم مدیریت آن نمی توانند خدمات خوبی ارائه نمایند. و این موضوع بر اهمیت وجود مدیریت بر هزینه ها و درآمد ها تاکید که دارد.
در اصطلاح عامیانه که بارها شنیده ایم به این موضوع "دخل و خرج" اشاره شده. که این موضوع نشانده اهمیت مدیریت درآمد ها هزینه ها در فعالیتهای تجاری را نشان می دهد.
*ماهیت مدیریت درآمد ها و هزینه ها: رایج ترین اشتباهات در خصوص مدیریت درآمدها و هزینه ها پرداختن بیش از حد به هزینه ها و تلاش در جهت کاهش آن می باشد، و این در حالی است که همیشه پرداخت و توجه به درآمدها گزینه آخر می باشد البته بهترین تلاش در این خصوص را افزایش درآمد تصور می کنند.
کنترل فروش و درآمدها
- تنها کالاهایی از انبار صادر / خدماتی انجام می شود که قبلاً مجوز صدور، حواله انبار / انجام کار برای آن صادر شده باشد.
- مدارک مربوط به تحویل کالا یا انجام خدمات به نحو مناسب از مشتریان
- مدارک مربوط به ارسال و تحویل کالا عیناً جهت ثبت در سوابق انبار مورد استفاده قرار می گیرد.
- صورتحسابها با شماره ترتیب چاپی و بر اساس مندرجات مدارک مربوط به ارسال کالا / ارائه خدمات تنظیم می شود.
- قبل از ارائه صورتحسابها به مشتری ، کنترلهای زیر توسط اشخاصی مستقل از تنظیم کنندگان صورتحساب به عمل می آید: کنترل قیمتهای مندرج در صورتحساب با قرارداد منعقده و یا لیست قیمت مصوب – کنترل محاسبات صورتحساب- کنترل سایر شرایط از قبیل تخفیفات و نحوه پرداخت
- وجوه نقد، چکها و اسناد دریافتنی در هنگام دریافت با مدارک مربوطه مطابقت داده شده و رسید مربوط که دارای شماره ترتیب چاپی باشد به نحو مناسبی صادر می شود.
- کلیه وجوه چکهای دریافتنی، حداکثر در ابتدای روز بعد به حساب بانکی شرکت واریز شده و یا جهت وصول به بانک واگذار و کلیه اسناد مدت دار به مسئول مربوطه تحویل و رسید دریافت می شود.
- طی دوره های منظم مثلا 15 روز یکبار صورتحسابهای بانکی مربوطه به کلیه حسابهای بانکی اخذ و توسط اشخاصی مستقل از مسئولین دریافت و پرداخت و همچنین مسئولین ثبت دفتر با اقلام مندرج در دفاتر شرکت مطابقت و ماهیت و دلایل کلیه اقلام مزبور اقلام مغایرت مشخص شده و نتایج حاصله توسط یکی از مقامات مسئول شرکت مورد بررسی و تایید قرار می گیرد.
کنترل خریدها و هزینه ها
- هیچ خرید یا دریافت خدمتی بدون مجوزهای خرید یا دریافت خدمات انجم نمی شود
- در هنگام تحویل کالا یا خدمات مدارک کافی و مناسب برای مستند کردن مشخصات ، مقادیر یا کیفیت کالا تهیه می شود.
- کنترلهای مناسبی وجود دارد که بتوان اطمینان حاصل نمود که کلیه مدارک مد نظر قرار خواهد گرفت ( استفاده از فرمهای دارای شماهر ترتیب چاپی یا ثبت کالا و یا خدمات دریافتی در دفاتر خاص )
- کنترلهای مناسبی وجود دارد تا بتوان اطمینان حاصل نمود که در مقابل کلیه مدارک مربوط به کالا یا خدمات دریافتی صورتحساب دریافت می گردد( به عنونا مثال : عطف متقابل صورتحسابها و رسیدهای کالا به یکدیگر )
- مقادیر، مشخصات و کیفیت کالا / خدمات دریافتی مندرج در صورتحسابها با مدارک مربوط با دریافت کالا مطابقت می گردد.
- صدور چک تنها در مقابل برگهای دستور پرداخت دارای شماره چاپی که بر مبنای مدارک و مستندات مربوط به معاملات شرکت صادر شده و توسط مقام مسئولی تایید گردیده ، انجام می شود.
- همزمان با صدور چک مستندات و مدارک پیوست جهت جلوگیریاز استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.
- صدور چک و حواله های بانکی توسط اشخاصی مستقل از صادر کننده مجوز پرداخت صورت می گیرد.
- در زمان تحویل چک به ذینفع رسید معتبر دریافت و چکهای تحویل نشده به نحو مناسبی نگهداری می شود .
- قبل از پرداخت صورت مخارج توسط شخصی مستقل از تهیه کننده از نظر صحت مطالبات و مدارک اسناد ضمیمه کنترل و تصویب و برای جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.
امیدوارم بتوانید با این موارد آیین نامه مناسبی برای مجموعه خود تنظیم کنید.
پیشنهاد میشود مقاله کنترل داخلی حقوق و دستمزد و دارایی ثابت را مطالعه کنید
