افزایش امنیت مالی با کنترل داخلی!!!!

در ادبیات حسابرسی مفهوم کنترل‌های داخلی و مسوولیت‌پذیری مدیریت در قبال تصمیمات گرفته شده در سازمان همواره مورد پردازش قرار گرفته و نقش و جایگاه مدیریت سازمان به عنوان فرد مسوول و تصمیم‌گیر در قبال اعمال کنترل‌های داخلی و کفایت آنها تبیین شده است؛ اما به نظر می‌رسد برای جامعه حرفه‌ای این نقش و وظیفه و رابطه مدیریت با مفاهیم کنترل‌های داخلی به عنوان یک مفهوم به هم پیوسته تا حدودی بسیار کم بررسی و مورد چالش قرار گرفته است؛ به طوری که سوالات متعددی در این رابطه برای جامعه حرفه‌ای حسابرسی یا مدیریت‌های سازمانی وجود دارد.

کنترل داخلی فرآیندی است که به منظور کسب اطمینان معقول از تحقق اهدافی که سه گروه اصلی زیر طبقه بندی می شوند:

هئیت مدیره، مدیریت، و سایر کارکنان واحد اقتصادی برقرار می شود:

1- اثر بخشی و کارایی عملیات

2- قابلیت اعتماد گزارشگری مالی

3- رعایت قوانین و مقررات مربوطه

اثر بخشی و کارایی عملیات:

هدف اساسی یک واحد اقتصادی شامل: به اهداف مرتبط با عملکرد و سودآوری و همچنین حفاظت از دارایی ها اشاره می کند.

قابلیت اعتماد گزارشگری مالی:

به تهیه صورتهای مالی قابل اعتماد شامل: صورتهای مالی میان دوره ای و فشرده و گزیده های مالی استخراج شده از این صورت ها مانند سود خالص مربوط است که به اطلاع عموم سهامداران می رسد.

رعایت قوانین و مقررات مربوطه:

با رعایت قوانین و مقررات مربوط به واحد اقتصادی سر و کار دارند.

سیستمهای کنترل داخلی به لحاظ اثر بخشی در مراتب مختلفی قرار میگیرند و در صورتی اثر بخش تلقی می شود که مدیریت از موارد زیر اطمینان معقول داشته باشند:

1- آگاهی از میزان دستیابی به اهداف عملیاتی واحد اقتصادی

2- تهیه صورتهای مالی قابل اعتماد

3- رعایت قوانین و مقررات مربوط

روش هایی برای کم کردن ضریب اشتباهات در یک سیستم حسابداری شامل:

الف- با اتکا کردن به مدارک و مستندات کافی و به موقع در صدور اسناد حسابداری می توان صحث ثبت رویدادها و وقایع مالی را اثبات کرد. با اجرای نکات ذیل از به موقع بودن صدور اسناد و عدم تکرار ثبتها به همراه عدم پرداخت مجدد هزینه ها و حتی برگشت آنها به همراه اطمینان از عدم بروز مشکل مالیاتی شد:

1- درج شرح کافی برای هر سند

2- استفاده از مهر ثبت شد در پایان ثبت سند

3- اضافه کردن اسناد مربوط به آن سند به عنوان ضمیمه

ب- در روش تعهدی باید زمانی نسبت به ثبت اسناد حسابداری اقدام کرد که پرداختی صورت گرفته است یا به عبارت دیگر تعهدی ایجاد شده است البته باتوجه به عدم در نظر گرفتن قراردادی که منعقد شده است.

ج- در زمینه تعیین سقف تنخواه گردان نسبت به مخارج مربوطه به همراه اعمال کنترلهای داخلی و همچنین دریافت ضمانت از شخص مسئول تنخواه گردان و در نهایت چک نمودن صورت هزینه های و مخارج توسط مسئول ذیربط در نهایت تعیین مقاطع زمانی برای چک کردن و شمارش موجودی های نزد شخص تنخواه گردان توسط افراد مستقل، در نهایت مستلزم اینست که در پایان سال مالی وجوه باقی مانده نزد تنخواه گردان به حساب بانکی شرکت واریز گردد.

د- یکی از دلایل رد دفاتر قانونی مشکل به روز نبودن دفاتر قانونی هستش که باید طبق مقررات ثبت دفاتر بدون تأخیر انجام بگیره، نکته مهم در مورد ثبت دفاتر قانونی اینکه شما می توانید در صورت استفاده از نرم افزارهای مالی از یک سند در ماه استفاده کنید، تا از تکرار ثبت، جلوگیری بشه از اشتباهات و هزینه کردن و گذارندن وقت اضافی، همچنین در دفتر روزنامه فقط ثبت سرفصل های حسابداری و رقم مربوط به آن کافی می باشد.

و- آخرین مورد مبحث ما در مورد کنترل داخلی بر روی چرخه عملیاتی شرکت هستش:

عملیاتی از قیبل: خرید مواد اولیه، خرید اموال و ماشین آلات، تعیین مبلغ فروش، میزان فروش، اعتبار دادن به مشتریان و همچنین تخفیفات فروش، جداسازی هزینه های عملیاتی و غیر عملیاتی(جاری و سرمایه ای)، دریافت و پرداخت وجوه نقد، روش استخدام پرسنل، ضوابط مربوط به پرداخت وام پرسنلی و مساعده و مزایای پرسنلی

که تمام موارد فوق طی صورتجلسه هئیت مدیره تصویب شده و لازم الجرا می باشد تا از اشتباهات سهوی و عمدی جلوگیری شود همچنین در جریان ثبت و نگهداری مدارک و سوابق رویدادهای مالی باید از یک روش مشخص و واحد استفاده کرد، طبق کنترل های داخلی قابل اتکا…