در ادبیات حسابرسی مفهوم کنترلهای داخلی و مسوولیت‌پذیری مدیریت در قبال تصمیمات گرفته شده در سازمان همواره مورد پردازش قرار گرفته و نقش و جایگاه مدیریت سازمان به عنوان فرد مسوول و تصمیم‌گیر در قبال اعمال کنترلهای داخلی و کفایت آنها تبیین شده است؛ اما به نظر می‌رسد برای جامعه حرفه‌ای این نقش و وظیفه و رابطه مدیریت با مفاهیم کنترلهای داخلی به عنوان یک مفهوم به هم پیوسته تا حدودی بسیار کم بررسی و مورد چالش قرار گرفته است؛ به طوری که سوالات متعددی در این رابطه برای جامعه حرفه‌ای حسابرسی یا مدیریت‌های سازمانی وجود دارد.
کنترل داخلی فرآیندی است که به منظور کسب اطمینان معقول از تحقق اهدافی که سه گروه اصلی زیر طبقه بندی می شوند:
هئیت مدیره، مدیریت، و سایر کارکنان واحد اقتصادی برقرار می شود:
1- اثر بخشی و کارایی عملیات
2- قابلیت اعتماد گزارشگری مالی
3- رعایت قوانین و مقررات مربوطه
برای کمتر کردن و نامحسوس کردن ضریب خطاها در امور مالی و چرخه حسابداری یک فروشگاه و یا شرکت نسبتاً بزرگ، بهتر است این 7 مورد را انجام دهید:
1- به منظور اثبات صحت ثبت رویدادها و وقایع مالی ، توصیه می گردد برای صدور اسناد حسابداری ، به مدارک و مستندات کافی به موقع و مربوط اتکا گردد و ضمن درج شرح کافی برای هر سند، ضمائم نیز به مهر (ثبت شد) ممهور گردد و کلیه ضمائم به صورت اصل نگهداری شده و صدور اسناد حسابداری بدون تأخیر انجام گردد. بدین ترتیب از عدم یا تکرار در ثبت وقایع مالی و همچنین پرداخت‌های مجدد اسناد هزینه و احتمال بروز مشکل مالیاتی و برگشت هزینه‌ها جلوگیری می‌گردد.
2- جهت اعمال کنترل های داخلی مناسب لازم است ضمن تعیین سقف تنخواه‌گردان‌ها با توجه به سطح مخارج انجام شده از سوی مدیریت نسبت به اخذ تضمین کافی برابر سقف مزبور و اعمال کنترلهای لازم صورت خالصه مخارج انجام شده توسط مسئولین ذیربط تأیید گردد.
3- لازم است وجوه نقد نزد تنخواه‌گردان در پایان هر سال به حساب‌های بانکی شرکت واریز گردد و مقاطع زمانی مختلف موجودی نزد تنخواه‌گردان توسط افرادی مستقل، مورد شمارش قرار گیرد.
4- با توجه به نحوه حسابداری (روش تعهدی) لازم است در هنگام پرداخت و ایجاد تعهد و بدون توجه به قرارداد منعقد شده نسبت به ثبت اسناد حسابداری به طور صحیح اقدام گردد.
5- به منظور جلوگیری از مشکل مالیاتی ناشی از به روز نبودن دفاتر قانونی لازم است ثبت دفاتر مذکور طبق قوانین مالیاتی بدون تأخیر صورت گیرد . ضمناً در دفتر روزنامه فقط ثبت سرفصل حساب و رقم مربوطه کافی است و چنانچه شرکت از سیستم مکانیزه استفاده نماید می‌توان ثبت اسناد حسابداری در دفاتر به یک سند در ماه تقلیل یابد که موجب جلوگیری از صرف وقت و هزینه و اشتباهات احتمالی می‌گردد.
6- لازم است جهت اثبات هزینه‌های انجام شده مدارک و مستندات مربوط به اسناد حسابداری ضمیمه گردد.
7- به منظور ایجاد کنترل مؤثر بر چرخه عملیات دریافت و پرداخت وجوه نقد، نحوه چگونگی استخدام کارکنان، تعیین ضوابط مشخص برای پرداخت وام ، مساعده و سایر مزایای کارکنان چگونگی تشخیص و اعمال روش یکنواخت برای تعیین قیمت فروش، اعطای اعتبار و تخفیف مشتریان ، تشخیص و ایجاد تمایز بین هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای، اعمال روش یکنواخت برای نحوه خرید مواد اولیه، مواد کمکی و قطعات و انتخاب فروشندگان لازم است دستورالعمل یا آیین‌نامه‌های مربوط تهیه و پس از تصویب هیأت مدیره به اجرا گذاشته شود تا بدین ترتیب ضمن جلوگیری از اشتباهات و سوء جریانات سهوی یا عمدی احتمالی ثبت و ضبط و نگهداری سوابق وقایع و رویدادهای مالی مبتنی بر اعمال روش‌های مشخص و یکنواخت انجام گیرد و کنترلهای داخلی قابلیت اتکای لازم را داشته باشد.
اثر بخشی و کارایی عملیات:
هدف اساسی یک واحد اقتصادی شامل: به اهداف مرتبط با عملکرد و سودآوری و همچنین حفاظت از دارایی ها اشاره می کند.
قابلیت اعتماد گزارشگری مالی:
به تهیه صورتهای مالی قابل اعتماد شامل: صورتهای مالی میان دوره ای و فشرده و گزیده های مالی استخراج شده از این صورت ها مانند سود خالص مربوط است که به اطلاع عموم سهامداران می رسد.
رعایت قوانین و مقررات مربوطه:
با رعایت قوانین و مقررات مربوط به واحد اقتصادی سر و کار دارند.
سیستمهای کنترل داخلی به لحاظ اثر بخشی در مراتب مختلفی قرار میگیرند و در صورتی اثر بخش تلقی می شود که مدیریت از موارد زیر اطمینان معقول داشته باشند:
1- آگاهی از میزان دستیابی به اهداف عملیاتی واحد اقتصادی
2- تهیه صورتهای مالی قابل اعتماد
3- رعایت قوانین و مقررات مربوط
روش هایی برای کم کردن ضریب اشتباهات در یک سیستم حسابداری شامل:
الف- با اتکا کردن به مدارک و مستندات کافی و به موقع در صدور اسناد حسابداری می توان صحث ثبت رویدادها و وقایع مالی را اثبات کرد. با اجرای نکات ذیل از به موقع بودن صدور اسناد و عدم تکرار ثبتها به همراه عدم پرداخت مجدد هزینه ها و حتی برگشت آنها به همراه اطمینان از عدم بروز مشکل مالیاتی شد:
1- درج شرح کافی برای هر سند
2- استفاده از مهر ثبت شد در پایان ثبت سند
3- اضافه کردن اسناد مربوط به آن سند به عنوان ضمیمه
ب- در روش تعهدی باید زمانی نسبت به ثبت اسناد حسابداری اقدام کرد که پرداختی صورت گرفته است یا به عبارت دیگر تعهدی ایجاد شده است البته باتوجه به عدم در نظر گرفتن قراردادی که منعقد شده است.
ج- در زمینه تعیین سقف تنخواه گردان نسبت به مخارج مربوطه به همراه اعمال کنترلهای داخلی و همچنین دریافت ضمانت از شخص مسئول تنخواه گردان و در نهایت چک نمودن صورت هزینه های و مخارج توسط مسئول ذیربط در نهایت تعیین مقاطع زمانی برای چک کردن و شمارش موجودی های نزد شخص تنخواه گردان توسط افراد مستقل، در نهایت مستلزم اینست که در پایان سال مالی وجوه باقی مانده نزد تنخواه گردان به حساب بانکی شرکت واریز گردد.
د- یکی از دلایل رد دفاتر قانونی مشکل به روز نبودن دفاتر قانونی هستش که باید طبق مقررات ثبت دفاتر بدون تأخیر انجام بگیره، نکته مهم در مورد ثبت دفاتر قانونی اینکه شما می توانید در صورت استفاده از نرم افزارهای مالی از یک سند در ماه استفاده کنید، تا از تکرار ثبت، جلوگیری بشه از اشتباهات و هزینه کردن و گذارندن وقت اضافی، همچنین در دفتر روزنامه فقط ثبت سرفصل های حسابداری و رقم مربوط به آن کافی می باشد.
و- آخرین مورد مبحث ما در مورد کنترل داخلی بر روی چرخه عملیاتی شرکت هستش:
عملیاتی از قیبل: خرید مواد اولیه، خرید اموال و ماشین آلات، تعیین مبلغ فروش، میزان فروش، اعتبار دادن به مشتریان و همچنین تخفیفات فروش، جداسازی هزینه های عملیاتی و غیر عملیاتی(جاری و سرمایه ای)، دریافت و پرداخت وجوه نقد، روش استخدام پرسنل، ضوابط مربوط به پرداخت وام پرسنلی و مساعده و مزایای پرسنلی
که تمام موارد فوق طی صورتجلسه هئیت مدیره تصویب شده و لازم الجرا می باشد تا از اشتباهات سهوی و عمدی جلوگیری شود همچنین در جریان ثبت و نگهداری مدارک و سوابق رویدادهای مالی باید از یک روش مشخص و واحد استفاده کرد، طبق کنترل های داخلی قابل اتکا…
