حساب ‌های انتظامی چیست؟ ثبت حساب انتظامی در حسابداری

حساب های انتظامی از جمله مواردی است که برای نگهداری اطلاعات غیر مالی کاربرد دارد و سبب میشود در رویداد های مالی شفافیت و اطمینان بیشتری حاصل شود.

تعریف حسابهای انتظامی و کاربرد آن در حسابداری

در ابتدا برای درک بیشتر حسابهای انتظامی، بهتر است بدانیم این حسابهای انتظامی از چه نوع حساب هایی هستند و ماهیت حساب آنها چیست؟

حساب انتظامی، حساب های بدون ماهیت هستند و مستقیما در ترازنامه و صورت سود و زیان قرار نمی‌گیرند. در واقع به عنوان یادداشت پیوست صورتهای مالی گزارش میشود. برای حسن انجام کار و یا ضمانت سفته یا چک از این حسابها جهت نگه داری و ثبت اسناد ضمانتی کمک می‌گیرند.

کاربرد حسابهای انتظامی در حسابداری

حسابهای انتظامی در حسابداری های دولتی کاربردهای فراوانی دارند. این حسابها معمولا برای ثبت بدهی احتمالی شرکت ها کاربرد دارند. حسابهای انتظامی برای زمانی که طرفین معامله قادر نیستند حسن نیت خود را در عقد قرارداد اعلام کنند و نمی‌توانند کالا، خدمات و یا سرمایه خود را به هم ارائه دهند، مناسب است.

در این مواقع با کمک حساب انتظامی دو طرف قرارداد قادر هستند تا حسن نیت خود را ثابت کرده و سندی را به طرف مقابل ارائه کنند که ضمانتی برای دریافت منفعت طرفین باشد. به طور مثال زمانی که شرکت بخواهد نیروی جدید استخدام کند از وی سفته دریافت کرده و برای ثبت این سند ضمانتی از حساب انتظامی استفاده میکند.

حسابهای انتظامی در حسابداری مالیاتی هم کاربرد فراوانی دارد. و زمانی که اشخاص مشمول به پرداخت مالیات های سنگین هستند و یا مالیات های معوقه دارند، از این حسابها استفاده میشود می‌شود.

ویژگی های حساب انتظامی

ویژگی حسابهای انتظامی به زبان ساده، به شرح زیر است:

•  عدم ماهیت حسابهای انتظامی
•  استفاده از آنها برای ثبت اسناد ضمانتی و وثیقه ای
•  عدم ثبت این حسابها در ترازنامه و صورت سود و زیان
•  افشا این حسابها در یادداشت های توضیحی صورتهای مالی
•  عدم بار مالی به دلیل عدم نقد شوندگی

انواع ضمانت برای حسابهای انتظامی

انواع ضمانتهایی که بین دو طرف انجام شده و برای آن معمولا از حسابهای انتظامی استفاده میکنند به شرح زیر است:

•  چک
•  سفته حسن انجام کار
•  وجوه نقد
•  سندهای ملکی
•  ضمانت نامه های بانکی

پیشنهاد می‌شود مقاله چک رمزدار چیست؟ را مطالعه کنید

طبقه بندی حسابهای انتظامی در حسابداری

بر اساس نوع پرداخت یا دریافت، حسابهای انتظامی به دو حالت ثبت می‌شوند:

زمانی که شرکتی، اسناد انتظامی را دریافت کند: حساب های انتظامی به نفع شرکت بدهکار و طرف حسابهای انتظامی بستانکار خواهند شد.

زمانی که یک شرکت اسناد تضمینی را پرداخت کند: حساب های انتظامی به عهده شرکت بدهکار و حسابهای انتظامی بستانکار خواهند شد.

مثال ثبت حسابهای انتظامی

در این قسمت ثبت حسابداری اسناد تضمینی در دوحالت دریافت و پرداخت سند ضمانتی را با مثال توضیح میدهیم:

مثال ثبت سند تضمینی دریافتی

1) فرض کنید شرکتی نیروی جدید به نام آقای نادری را استخدام کرده و از وی سفته به مبلغ 50،000،000 ریال دریافت نموده برای دریافت این سند ضمانتی ثبت زیر در دفاتر شرکت انجام میشود:

حال فرض کنید قرارداد آقای نادری با شرکت به اتمام رسیده و موعد عودت سفته ضمانتی است که ثبت زیر در دفاتر شرکت انجام میشود:

مثال ثبت سند تضمینی پرداختی

2) فرض کنید شرکتی برای دریافت وام از بانک چک به مبلغ 100،000،000 ریال جهت تضمین به بانک ارائه داده است:

حال فرض کنید وام شرکت تسویه شده و شرکت چک تضمینی پرداختی به بانک را وصول نماید:

کدینگ حسابهای انتظامی

در نرم افزارهای حسابداری موجود در شرکتها به علت سهولت در عملیات حسابداری به هر حساب یک کد مشخص تعلق می‌گیرد.

در حسابداری حسابهای دارایی، بدهی، حقوق صاحبان سهام، درآمد گروه بندی و کدبندی میشوند و معمولا آخرین گروه متعلق به حساب های انتظامی است. کدبندی حسابها معمولا به صورت زیر است:

▪️ دارایی های غیرجاری

▪️ دارایی های جاری

▪️ حقوق صاحبان سهام

▪️ بدهی های غیر جاری

▪️ بدهی جاری

▪️ درآمدها

▪️ هزینه ها

▪️ سایر درآمد ها و هزینه های غیر عملیاتی

برای کدینگ حسابهای انتظامی معمولا پیش شماره (9) ثبت می‌شود. در نهایت بر اساس اینکه حساب در چه سطحی از حساب ها که شامل: حساب کل، حساب معین و حساب تفصیلی است، تعداد رقم ها و مابقی شماره ها نیز مشخص می‌شود. البته توجه کنید که با توجه به فعالیت شرکتها ممکن است کدینگ حسابها برای شرکتهای مختلف متفاوت باشد.

نحوه بستن حسابهای انتظامی

بستن حساب های انتظامی در پایان سال مالی با بدهکار نمودن حساب هایی که مانده بستانکار دارند و یا بستانکار نمودن حسابهایی که مانده بدهکار دارند انجام پذیر است. در اصل بستن حساب های انتظامی با جا به جا نمودن بدهکاری حساب انتظامی و بستانکاری طرف حساب انتظامی با همدیگر در پایان هر سال مالی امکان پذیر است.

کلام آخر

از حسابهای انتظامی برای شفافیت برخی رویدادهای مالی مانند اسناد ضمانتی و وثیقه ها استفاده میکنند. این حسابها معمولا بدون ماهیت بوده و صرفا دریادداشتهای توضیحی صورتهای مالی برای وضوح هر چه بیشتر رویداد های مالی ارائه میشوند. استفاده از حسابهای انتظامی و ثبت صحیح اسناد انتظامی در دفاتر حسابداری مستلزم آموزش حسابداری است، تا بتوان به موقع و به شکل کاملا صحیح این حسابها را در دفاتر حسابداری ثبت کرد.