نحوه ثبت حسابداری کسر و اضافه صندوق

با توجه به حجم عملیات دریافت و پرداخت در برخی موسسات، ممکن است صندوق‌دار در پایان هر روز با اضافه یا کسرى صندوق مواجه گردد. چنانچه این مبلغ اضافه یا کسر، دارای اهمیت باشد، باید بررسى لازم در این رابطه به عمل آید. ولى درصورتى‌که این مبلغ ناچیز بوده و یا ناشى از اشتباهات تشخیص داده شود باید در دفاتر ثبت گردد.

براى این کار از حسابى به نام کسرى و اضافات صندوق استفاده مى شود. بدین‌ترتیب اگر صندوق کسرى داشته باشد، حساب مذکور بدهکار و حساب صندوق بستانکار مى‌گردد و درصورتى‌که حساب صندوق اضافه داشته باشد، حساب صندوق بدهکار و حساب کسرى و اضافات صندوق، بستانکار مى‌گردد. چنانچه جمع اضافات صندوق طى دوره مالى بیشتر از جمع کسرى صندوق گردد، طبعا مانده حساب کسرى و اضافات بستانکار و اگر جمع کسرى هاى طى دوره مالى بیشتر از جمع اضافات صندوق باشد، مانده این حساب بدهکار مى‌باشد.

کسری و اضافات صندوق چیست؟

در کسب و کارها و یا موسسات گاهی اوقات به علت تعدد کارها و حجم زیاد امور، مغایرت صندوق اتفاق می‌افتد. به عبارتی در یک موسسه و یا مجموعه بزرگ امکان کار کردن چند صندوقدار وجود دارد. ممکن است در پایان دوره هر یک از صندوق داران با کسری صندوق و یا اضافه بودن مبلغ واقعی صندوق مواجه شوند. در این حالت باید یک ثبت حسابداری برای کسری و اضافات صندوق در دفاتر انجام دهیم. در صورتی که مبلغ اختلاف با مانده واقعی صندوق ناچیز باشد این اختلاف در حسابی به نام کسر و اضافات صندوق ثبت میشود.

اما در صورت با اهمیت بودن اختلاف، باید بررسی لازم به دقت انجام شده و مطابق با آیین نامه موسسه ثبت لازم انجام شود.

کنترل حساب صندوق

با توجه به دارا بودن موسسات و مجموعه ها از صندوق و اداره آنها توسط صندوقدار، امکان اضافات و کسر صندوق وجود دارد. با این حال ضروری است به طور مداوم مانده وجه نقد و یا مانده حساب که در صندوق موجود است کنترل گردد و در دفاتر با هم مقایسه شود. تا اختلاف مانده واقعی صندوق با مبالغ ثبت شده در دفاتر به صفر برسد و حتی الامکان با کسورات و یا اضافات صندوق مواجه نشویم.

انواع حالتهای برخورد با کسورات صندوق

مانده واقعی صندوق با مانده دفاتر مقایسه شده و در صورت مغایرت باید به دقت بررسی و رفع شود. در صورتی که مغایرت مربوط به شمارش ریالی اشتباه یا ثبتهای اشتباه قبلی در دفاتر نباشد، دو روش برای حل این مغایرت وجود دارد:

حالت اول: در این حالت مبالغی تحت عنوان کسور صندوق به صندوقدار داده می‌شود و صندوقدار باید مغایرت را برطرف کند.

 حالت دوم: در این حالت موسسه هیچ مبلغی را به صندوقدار تحویل نمی‌دهد. و شخص صندوقدار مسئول جبران این مغایرت خواهد بود. و یا موسسه مغایرت را تقبل خواهد کرد.

 نکته

معمولا برای رفع مشکل کمبود و مازاد مانده ها اشخاص خاصی عهده دار این امور می‌شوند. در نوع اول کسری صندوق پیش بینی شده و مبلغی بابت این مورد به صندوقدار پرداخت خواهد شد. در اصل کلیه مسئولیت های کسر صندوق و حتی اضافات را صندوقدار حل می‌کند. در نوع دوم شرکت هزینه ای را پرداخت نمی‌کند بلکه در دسته دوم رفع مشکل اضافه و یا کسر صندوق به عهده خود شرکت است.

کدینگ حساب اضافه و کسر صندوق

در سیستم حسابداری کدینگ حساب اضافه و کسری صندوق در بخش دارایی جاری ثبت می‌شود. اضافات و کسری صندوق را در سر فصل حساب اضافه و کسری صندوق قرار می‌دهند.

چون این یک حساب موقت است، باید در پایان دوره آن را به حساب درآمد یا هزینه انتقال دهیم. در صورت اضافه بودن، به حساب درآمد و در صورت کسر آن را به حساب هزینه انتقال می‌دهند.

سند کسر و اضافه صندوق

اگر مبلغ واقعی صندوق کسری داشته باشد حساب کسر و اضافات صندوق بدهکار شده و حساب صندوق بستانکار می‌شود. با انجام این ثبت حساب صندوق با مانده واقعی برابر خواهد شد.

اما در صورت اضافات صندوق یعنی اضافه بودن مبلغ واقعی صندوق نسبت به مبالغ ثبت شده در دفاتر، حساب صندوق بدهکار و حساب اضافه یا کسری صندوق بستانکار می‌شود.

بستن حساب کسر و اضافه صندوق

بستن حساب کسر و اضافه صندوق به شرح زیر است:

 بستن حساب کسر صندوق

مانده بدهکار این حساب در طول دوره مالی نشان دهنده کمتر بودن مبلغ واقعی صندوق از مانده دفاتر است یعنی با کسری صندوق مواجه بوده ایم. برای بستن این حساب در حالت کسری، معمولا حساب هزینه های متفرقه بدهکار و حساب کسر و اضافات صندوق بستانکار و در واقع صفر میشود.

 بستن حساب اضافات صندوق

مانده بستانکار این حساب در طول دوره مالی نشان دهنده بیشتر بودن مبلغ واقعی صندوق از مانده دفاتر است یعنی با اضافات صندوق مواجه بوده ایم. برای بستن این حساب در حالت اضافات، معمولا این حساب بدهکار (صفر میشود) و سایر درآمدها بستانکار میشود.

سخن پایانی

اضافات و کسری صندوق در تمامی کسب و کارهای امروزی یک امر کاملا عادی است. با توجه به امور دریافت و پرداخت در مجموعه ها امکان دارد هر صندوقدار با مشکلاتی مواجه شود. برای حسابداری و ثبت کسری و اضافه صندوق بایستی از آموزش حسابداری به شکل حرفه ای و کارا کمک گرفته و آن را بر اموری مانند اضافه و کسری صندوق اعمال نمود. پس برای جلوگیری از انجام هر گونه اشتباه و مشکل در اینگونه از ثبت ها و حتی ثبت های دیگر حسابداری نباید از این آموزش ها غافل شد.