راهکار ابری در نرم افزارهای مختلف ازجمله روش های جدید به شمار می رود که متناسب با نیاز امروز کسب وکارهای مختلف یعنی بهبود سرعت و دسترسی به اطلاعات طراحی شده است. در حسابداری نیز نرم افزارهای طراحی شده بر بستر وب که تحت عنوان نرم افزار حسابداری انلاین به بازار عرضه شده اند، مزیت های متعددی را برای مخاطبان و کاربران خود به همراه دارد که در زیر با هم برخی از این مزیت ها برای کسب وکارهای خرد را بررسی می کنیم.
تکنولوژی ابری چیست؟
نرم‌افزار ابری یا SaaS در ازای دریافت هزینه اشتراک، دسترسی به تکنولوژی Cloud-Based را به کاربران می‌دهد. ارائه دهنده نرم‌افزار ابری همه دیتابیس‌ها و سرورهای موردنیاز را میزبانی می‌کند و صاحب کسب‌وکار از هر مکان و در هر زمانی می‌تواند از طریق اینترنت به داده‌هایش دسترسی داشته باشد.
بسیاری از صاحبان کسب‌وکار کوچک اغلب با خود فکر می‌کنند که آیا می‌توانند همان عملکرد و کیفیت را که از نسخه سنتی دسکتاپ نرم‌افزار حسابداری می‌گیرند، از نسخه ابری هم توقع داشته باشند! باوجودی که کاملا درست است که نسخه ابری نرم‌افزارهایی مانند QuickBooks عملکرد متفاوتی در مقایسه با نسخه دسکتاپ ارائه می‌دهد اما اگر یک ویژگی در نسخه فعلی نرم‌افزارهای ابری وجود ندارد در عوض با انعطاف‌پذیری بیشتر و قابلیت اعتماد بلندمدت جبران می‌شود.
تامین کنندگان نرم‌افزار احتمالا به زودی نسخه‌های دسکتاپ را از رده خارج می‌کنند و پشتیبانی آن‌ها را محدود می‌کنند که یعنی مشتری‌هایی که الان داده حسابداری خود را به ابرها منتقل می‌کنند، در آینده با مشکل عدم پشتیبانی مواجه نمی‌شوند. علاوه بر این، کسب‌وکارهای کوچک که داده حسابداری را به ابرها آپلود می‌کنند می‌توانند از مزایای دیگری بهره‌مند شوند که فقط در خدمات ابری وجود دارند.
در این مقاله 3 مزیت مهم نرم‌افزار حسابداری ابری را معرفی می‌کنیم تا در انتخاب تکنولوژی مناسب برای کسب‌وکار کوچکتان تصمیمی آگاهانه بگیرید.
3 مزیت مهم نرم‌افزار حسابداری ابری
- توزیع انجام امور حسابداری
- آسان کردن مدیریت روابط و حل اختلافات فاکتوری
- یکپارچه شدن با بسیاری از اپلیکیشن‌های امن
در ادامه مقاله به توضیح هر یک از مزایا می‌پردازیم:
توزیع انجام امور حسابداری
ازآنجایی‌که اطلاعات حسابداری که در ابرها ذخیره شده است می‌تواند از هر مکانی قابل دسترسی باشد، اعضای تیم می‌توانند سریع و آسان کارشان را انجام دهند بدون اینکه حضور فیزیکی و یا حتی نزدیک داشته باشند. فرقی هم نمی‌کند که یک کارشناس فروش می‌خواهد رسید هزینه‌اش را به سیستم اضافه کند یا یک مدیر پروژه باید یک فاکتور را برای تامین کننده چک کند، درهرحال داشتن نرم‌افزار ابری، مدیریت اطلاعات و دسترسی به داده مالی مهم مانند آپلود عکس یک فاکتور یا جستجوی یک تامین کننده، مبلغ یا تاریخ را آسانتر می‌کند.
آسان کردن مدیریت روابط و حل اختلافات فاکتوری
رابطه با خریداران و فروشندگان نقش بزرگی در موفقیت بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک دارد. هنگامی‌که یک تامین کننده یا توزیع‌کننده در مورد عدم پرداخت یک صورتحساب سوال می‌کند، می‌توانید از نرم‌افزار ابری استفاده کنید و فاکتورها را جستجو کنید. ابزارهای پیشرفته ابری اجازه می‌دهند تا هر نوع عبارتی را جستجو کنید تا یک صورتحساب را پیدا کنید و اگر پرداختش فراموش شده بود، بلافاصله پرداختش کنید تا رابطه‌تان با تامین کننده خوب باقی بماند.
یکپارچه شدن با بسیاری از اپلیکیشن‌های امن
اپلیکیشن‌های ابری مانند کوئیک بوکز و Neat نه‌تنها مدیریت اطلاعات و دسترسی به مدارک را از هر دستگاهی فراهم می‌کنند بلکه با سایر نرم‌افزارهای ابری هم یکپارچه می‌شوند. به‌محض اینکه شروع به استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری کنید، به‌راحتی می‌توانید داده مالی را از سایر پلتفرم‌ها استخراج کنید و زمان صرف شده روی ورود دستی اطلاعات را کم کنید.
کلام آخر
به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار کوچک احتمالا کارتان را راه‌اندازی کرده‌اید برای اینکه عاشقش هستید نه اینکه کاغذبازی را دوست دارید! انتقال امور حسابداری سنتی به نرم‌افزار حسابداری ابری شمارا قادر می‌کند تا مدیریت اطلاعات را سریعتر کنید و بازده عملیاتی را افزایش دهید که درنهایت منجر به فروش بیشتر و موفقیت کسب‌وکارتان می‌شود.
