منظور از هیئت مدیره شرکت چه کسانی هستند؟ صورت جلسه هیئت مدیره شرکت چگونه تنظیم می شود؟ ثبت صورت جلسه هیئت مدیره شرکت – تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره و دستورات جلسه هیئت مدیره شرکت و نحوه تنظیم صورت جلسه هیئت مدیره.
هیئت مدیره به عنوان یکی از ارکان اصلی شرکت ها و موسسات غیر تجاری به گروهی از مدیران اطلاق می گردد که تعداد آن ها را قانون گذار تعیین کرده و مسئولیت راهبردی و اداره امور شرکت را برای مدت محدود یا نامحدود (بر اساس نوع شرکت و اساسنامه تنظیم شده) برعهده دارند. در این مطلب به تنظیم و ثبت صورتجلسه هئیت مدیره می پردازیم.
تعداد حداقل اعضاء هئیت مدیره طبق قانون
حداقل تعداد اعضاء هئیت مدیره در شرکت های سهامی عام ۵ نفر می باشد و این افراد می بایست هر دو سال شمسی یک بار نسبت به تمدید یا انتخاب اعضاء خود اقدام نمایند.
حداقل تعداد اعضاء هئیت مدیره در شرکت های سهامی خاص ۳ نفر می باشد و تمدید یا انتخابشان نیز همانند شرکت های سهامی عام هر دو سال شمسی یک بار می باشد.
حداقل تعداد اعضاء هئیت مدیره در شرکت های با مسئولیت محدود ۲ نفر می باشد که شامل مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره است. این افراد برای مدت نامحدود مدیریت شرکت را بر عهده دارند, اما بسیاری از مراکز دولتی و غیردولتی تمدید به روز بودن سمت اعضاء هیئت مدیره شرکت را خواستار می باشند.
حداقل تعداد این اعضاء در موسسات غیرتجاری ۲ نفر می باشد که حتماً باید یک شخص به عنوان مدیرعامل انتخاب گردد. مدت تصدی اعضاء هیئت مدیره می تواند به صورت نامحدود باشد اما بسیاری از مراکز دولتی و غیردولتی تمدید به روز بودن سمت اعضاء هیئت مدیره موسسات غیر تجاری را خواستار می باشند.
نکات تنظیم صورت جلسه:
در تنظیم صورت جلسه هیئت مدیره رعایت برخی نکات ضروری می باشد که در ادامه به مهم ترین این نکات پرداخته می شود.
- درج شماره برای صورت جلسات به ترتیب هر یک از جلسات هیئت مدیره
- تاریخ دقیق برگزاری جلسه برگزار شده بر اساس روز، ماه و سال
- ذکر دقیق ساعت شروع و پایان جلسه هیئت مدیره در صورت جلسه
- درج کامل و دقیق دستورات جلسه به ترتیب اولویت
- قید اجباری نام و نام خانوادگی و سایر مشخصات مدیران حاضر و غایب در جلسه
- ذکر خلاصه ای از مذاکرات و تصمیمات گرفته شده در جلسه
- ذکر پیشنهاد های اعضای هیئت مدیره در مورد هر یک از دستورات
- درج نظرات اعضای موافق و مخالف هیئت مدیره به قلم و تحریر خودشان در صورت جلسه
- درج پیشنهاد های اعضا برای مطرح شدن در جلسه بعدی
- درج شماره و تاریخ ابلاغ دعوت نامه ارسالی برای اعضا
- قید نام، سمت و دلایل توجیهی حضور بازرس قانونی یا افراد دیگر حاضر در جلسه
- درج محل برگزاری جلسه هیئت مدیره در صورت جلسه
- اعضای هیئت مدیره شرکت های تجاری، از بین سهامداران شرکت باشند
- انتشار مصوبات هیئت مدیره در روزنامه رسمی و روزنامه کثیر الانتشار
- حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص ۳ نفر و در شرکت با مسئولیت محدود ۲ نفر است.
دستورات جلسه هیئت مدیره:
به طور کلی می توان گفت تمامی موادی که در اساسنامه به هیئت مدیره تفویض اختیار شده یا در ارکان اساسنامه نوشته شده می تواند دستورات جلسه هیئت مدیره باشد.
دستورات مهم هیئت مدیره به شرح زیر می باشد:
- انتخاب و تعیین سمت اعضاء هیئت مدیره
- تعیین وضعیت حق امضاء
- تعیین سمت مدیران
- تحقق افزایش سرمایه
- تغییر محل شرکت
- تاسیس شعبه داخلی
- پرداخت سرمایه تعهدی
- عملی شدن افزایش سرمایه با تفویض اختیار مجمع
- عملی شدن کاهش سرمایه اختیاری با تفویض اختیار مجمع
- موافقت نقل و انتقال سهام یا سهم الشرکه
شرایط انتخاب اعضاء هیئت مدیره شرکت
انتخاب اعضاء هیئت مدیره در بدو تاسیس شرکت توسط مجمع عمومی موسسین و در سال های آتی توسط مجمع عمومی عادی انجام می گیرد.
انتخاب این اعضاء با شرایطی همراه است که در ادامه بیان می شود:
- هیئت مدیره مطابق قانون باید از میان شرکاء و سهامداران انتخاب شود.
- اعضاء هیئت مدیره را مجمع عمومی انتخاب می کند.
- مدت تصدی آنان به میزانی خواهد بود که در اساسنامه قید شده ولی انتخاب مجدد آنان بلامانع است. (طبق اساسنامه)
ممنوعیت قانونی مدیریت شرکت ها
مطابق قانون تجارت افرادی که نمی توانند به عنوان عضو هیئت مدیره شرکت انتخاب گردند عبارتند از:
- ورشکستگانی که ورشکستگی آنان مطابق قانون محرز گردیده است.
- اشخاصی که به دلیل ارتکاب جرم از حقوق اجتماعی محروم گردیده اند. مانند سارقان، کلاهبرداران، اختلاس گران و کسانی که اموال عمومی را تصرف نموده اند.
- اشخاصی که در دولت دارای سمت می باشند؛ از ریاست جمهوری تا افرادی که استخدام رسمی هستند. (به استثناء کسانی که سمت آموزشی دارند)
پیشنهاد می‌شود مقاله ثبت انواع شرکت را مطالعه کنید
