حسابرسی بیمه تامین اجتماعی یکی از فرآیندهای اداری مهم سازمان تامین اجتماعی است که به‌منظور شناسایی کارگران و تامین حقوق بیمه‌ای آنان انجام میشود. در این مطلب قصد داریم به توضیح حسابرسی بیمه تامین اجتماعی، اهداف و مراحل انجام عملیات حسابرسی بپردازیم.
به طورکلی رسیدگی به اسناد کارفرمایان و دفاتر قانونی شرکت‌هایی که دارای پرونده در تأمین اجتماعی هستند و کد کارگاهی دارند توسط سازمان حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی را «حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی» می‌نامند.در این حسابرسی، اسنادمالی کارگاه‌ها که مرتبط با حساب‌های هزینه‌ای هستند مورد بررسی قرار می‌گیرند تا از پرداخت حق بیمه توسط کارفرما مطمئن شوند.
اهداف حسابرسی بیمه تامین اجتماعی چیست؟
حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی به مجموعه فعالیت‌هایی گفته میشود که در زمان دریافت مفاصا حساب، جا به جایی سهام و انتقال مالکیت و دیگر موارد ذکر شده در قانون انجام می‌گیرد. دلیل این امر اطمینان از پرداخت حق بیمه تمام کارکنان شرکت، قبل از ایجاد تغییرات اصلی است. همان‌طور که می‌دانید حق بیمه با توجه به حقوق و دستمزد کارکنان یک شرکت به اداره تأمین اجتماعی پرداخت میشود. یک شرکت یا موسسه حسابرسی تأمین اجتماعی، در پروسه حسابرسی، صحت و سقم پرداخت بیمه کارکنان شرکت را بررسی کرده و گزارش آن را به کارفرما ارائه می‌دهد. کارفرما برای انجام این فرایند در ابتدا باید در سازمان تأمین اجتماعی پرونده تشکیل داده و کد کارگاهی دریافت نمایند.
- اطمینان از رعایت حقوق بیمه‌ای کارکنان توسط کارفرمایان
موضوع رعایت یا عدم رعایت حقوق بیمه‌ای با رسیدگی به اسناد و مدارکی همچون لیست بیمه تامین اجتماعی و گاهی اوقات لیست مالیات حقوق کارکنان کنترل میشود و کارفرما یا نماینده وی باید اسناد و مدارک درخواستی را در اختیار رسیدگی کننده قرار دهند. فردی که این رسیدگی را بر عهده می‌گیرد، میزان تطابق اطلاعات ارائه شده را با قوانین و مقررات تامین اجتماعی بررسی کرده و درستی یا نادرستی موارد را بررسی و گزارش میکند.
- اطمینان از اجرای قانون تامین اجتماعی بابت قراردادها و حق الزحمه‌ها
بر اساس قانون تامین اجتماعی حق الزحمه پرداختی به افرادی غیر از بیمه شدگان شرکت (پرسنل) مشمول بیمه تامین اجتماعی است و کارگاه‌ها باید در زمان پرداخت این موضوع را در نظر بگیرند. رسیدگی کنندگان برای بررسی درستی یا نادرستی این موارد، قراردادها، پرداخت‌های کارمزد، فاکتورهای کارمزدی و صورتحساب‌های دارای کارمزد را بررسی میکنند.
تفاوت‌های حسابرسی تأمین اجتماعی و حسابرسی مالیات چیست؟
حسابرسی مالیاتی به بررسی تمام درآمد و هزینه‌های یک کسب و کار پرداخته و علاوه بر بررسی صحت و سقم دفاتر، میزان مالیاتی که شرکت باید پرداخت کند را محاسبه میکند؛ اما حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی به این شکل نیست و حسابرسان تنها به منابع انسانی، میزان درآمد آن‌ها و در نهایت میزان بیمه پرداختی شرکت برای آن‌ها، رسیدگی می‌نمایند. حسابرسی بیمه به درآمد و هزینه شرکت رسیدگی نمی‌کند، بلکه به آنچه به عنوان بیمه کارکنان باید پرداخت شود می‌پردازد.
مدارک لازم برای حسابرسی بیمه تامین اجتماعی
ماده 47 قانون تامین اجتماعی، مرجع اصلی حسابرسی بیمه به شمار می‌رود. بر اساس این ماده قانونی، بازرسان موسسه حسابرسی می‌توانند تقریبا کلیه مدارک مالی مجموعه را مورد بررسی قرار دهند. این مدارک عبارتند از:
- دفاتر قانونی
- صورت‌های مالی
- تراز 4 ستونی کل، معین و تفصیلی
- قراردادها و مفاصا حساب‌های مربوطه
- لیست کارکنان و فیش‌های پرداخت حق بیمه
- برگه‌های تشخیص و قطعی مالیاتی
- فاکتورها و اسناد مالی
- اظهارنامه مالیاتی
به طور کلی هر اطلاع مالی دیگری که به هزینه‌کردهای مجموعه مرتبط باشد.
در حسابرسی بیمه ای، مدارک و اسناد چند سال مورد رسیدگی قرار می گیرند؟
در سال های گذشته دفاتر ده سال ماقبل کارگاه ها مورد رسیدگی قرار می گرفت و همین موضوع باعث ایجاد دردسر های زیادی برای کارفرمایان و کارگاه ها می شد تا این که طی بخشنامه جدید حسابرسی تامین اجتماعی 1000/97/2440 مورخ 1397/03/05 که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید، مدت زمان حسابرسی بیمه تامین اجتماعی به آخرین دوره مالی کارگاه ها محدود شد. البته در این مورد استثناهایی وجود دارد که در متن بخشنامه ذکر شده است:
لازم به ذکر است که اخیرا نه به صورت قانونی و دستور اداری، بلکه با درخواست وزیر کار رفاه و تامین اجتماعی، سازمان تامین اجتماعی از حسابرسان خود خواسته است که صرفا مدارک یک سال قبل را بررسی و حسابرسی نمایند و عملا در موضوع مدارک تا 10 سال قبل را ورود ننمایند. در مواردی با این موضوع روبرو می شویم که برخی از کارفرمایان اظهار می‌نمایند که فاقد دفاتر قانونی هستند و عملا به واسطه این بهانه از ارائه دفاتر قانونی و ارائه اسناد و مدارک حسابداری به حسابرسان تامین اجتماعی خود داری می‌نمایند.
شایان ذکر است که در چنین مواردی حسابرسان تامین اجتماعی با اتکا بر اظهارنامه مالیات بر عملکرد موضوع ماده 110 قانون مالیات‌های مستقیم و بر اساس روش‌های اختصاصی خود حق بیمه اضافی را به استناد اظهارنامه مالیاتی محاسبه نموده و برای کارفرما اعلام بدهی می‌نمایند.
البته ممکن است این سوال پیش بیاید در صورتی‌که اظهارنامه مالیاتی ارسال نشده باشد و یا بدون ارقام ارسال شده باشد تکلیف چیست؟ طبیعی است چنین مواردی شرایط غیرطبیعی محسوب شده و برای آن پاسخ جامعی نمی توان ارائه داد. ولی بر اساس تجربه این موضوع ثابت شده است که ارائه دفاتر قانونی و اسناد و مدارک حسابداری خیلی بهتر از این می باشد که به هر دلیلی بخواهیم از این موضوع طفره برویم.
در زمان حسابرسی بیمه تنها اسناد و مدارک آخرین دوره مالی مجموعه مورد بررسی قرار می‌گیرد
اولویت‌بندی بازرسی از دفاتر قانونی
بر اساس بخشنامه 11/3 حسابرسی بیمه تامین اجتماعی، بازرسی از دفاتر قانونی به ترتیب زیر صورت می‌گیرد:
اولویت اول: قرارهای صادره از هیئت‌های تشخیص مطالبات.
اولویت دوم: موارد ارجاعی از مدیرعامل سازمان معاونت فنی و درآمد و اداره کل درآمد حق بیمه.
اولویت سوم: کارگاه‌های حائز شرایط صدور مفاصاحساب قرارداد بر اساس بازرسی.
اولویت چهارم: شرکت‌ها و مؤسسات در حال تصفیه یا انحلال.
دلیل اینکه شرکت‌ها از طریق حسابرسی بیمه بدهکار می‌شوند چیست؟
حسابرسان سازمان تأمین اجتماعی در زمان رسیدگی به اسناد مالی و دفاتر قانونی شرکت، به دو دلیل اصلی شرکت را بدهکار تشخیص می‌دهند:
1- مطالبه حق بیمه قراردادها برای آن دسته از اسناد خرید و فروش‌های شرکت که حق بیمه قراردادها بر آن‌ها حاصل میشود. (بر اساس ماده 38 قانون تامین اجتماعی)
2- مقایسه حق بیمه ابرازی برای کارکنان با حقوق پرداختی درج شده در دفاتر و مطالبه مابه‌التفاوت از کارفرما. (بر اساس ماده 28 قانون تامین اجتماعی)
مراحل انجام حسابرسی بیمه تامین اجتماعی به چه صورت است؟
مهلت رسیدگی حسابرسی تأمین اجتماعی تنها یک سال است و شرکتهای مشمول قبل از رسیدن سال مالی جدید باید برای حسابرسی بیمه مراحل زیر را طی نمایند:
- آماده‌سازی و ارسال مدارک به تأمین اجتماعی
آماده‌سازی مدارک شامل آماده کردن مدارکی نظیر کاربرگ‌های حسابرسی بیمه، صورت حقوق و مزایا، برگه‌های تشخیص و قطعی مالیاتی، صورت‌های مالی، دفاتر قانونی، اسناد مالی، لیست کارکنان و فیش‌های پرداخت حق بیمه، اسامی بازنشستگان و احکام بازنشستگی، قراردادها و مفاصا حساب‌های مربوطه و در انتها تراز ۴ ستونی کل و معین و تفصیلی میشود.
- ارسال حکم حسابرسی
پس از بررسی فرم‌ها و مدارک توسط کارگروه شعبه بررسی‌کننده پرونده شرکت، حکم حسابرسی صادر میشود. با ورود به سامانه حسابرسی تامین اجتماعی می‌توانید استعلام حکم بازرسی را مشاهده نمایید.
- تکمیل کاربرگ‌ها
در این مرحله کاربرگ‌هایی به شرکت ارسال میشود که باید پر شده و به موسسه حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی ارجاع داده شوند. این موارد شامل سه کاربرگ است:
کاربرگ شماره یک: جمع تمامی حقوق و مزایای که به شعبه ارسال شده‌اند.
کاربرگ شماره دو: حقوق و مزایایی که به شعبه ارسال نشده‌اند.
کاربرگ شماره سه: حقوق و مزایایی که به قراردادهای پیمانکاری تعلق گرفته‌اند.
- بازرسی از دفاتر قانونی
در این مرحله مؤسسات حسابرسی بیمه تمامی دفاتر را بررسی کرده و نتیجه را در فرم‌های مخصوص به خود ثبت می‌نمایند و در نهایت نتایج را به شعبه رسیدگی‌کننده به پرونده ارجاع می‌دهند.
- صدور نتیجه حسابرسی
در آخرین مرحله، موسسه حسابرسی میزان بدهی شرکت را محاسبه کرده و اعلام می‌نمایند.
اقدامات شعبه پس از دریافت گزارش بازرسی دفاتر قانونی
شعبه بیمه تامین اجتماعی پس از دریافت گزارش بازرس موسسه حسابرسی به صورت زیر اقدام میکند:
1- حداکثر ظرف مدت 3 روز اداری پس از اخذ گزارش بازرسی دفاتر قانونی نسبت به انجام محاسبه و صدور حکم مطالباتی، اقدام میکند؛ همچنین اعلامیه را به کارفرما ابلاغ می‌نماید.
2- تنظیم فرم شماره 6 (مطابق بخشنامه 11/3) و ارسال آن ظرف مدت 3 روز اداری از تاریخ دریافت گزارش بازرسی.
3- شعبه یا شعب مقصد موظفند، حداکثر ظرف مدت 10 روز اداری طی فرم شماره 7 (مطابق بخشنامه 11/3) پاسخ شعبه مبدا را ارسال نمایند.
4- ثبت و ضبط اطلاعات فرم شماره 7 در پرونده مطالباتی.
5- در صورت اعتراض کارفرما به این حسابرسی، پرونده، خارج از نوبت در هیئت‌های تشخیص مطالبات مورد رسیدگی قرار می‌گیرد.
6- هیئت‌های بدوی و تجدیدنظر تشخیص مطالبات در صورت لزوم می‌توانند از بازرس یا بازرسان دفاتر قانونی مربوطه به عنوان شخص مطلع، جهت ارائه توضیحات دعوت به عمل آورند.
بدیهی است افراد مذکور به عنوان مطلع و بدون حق رای در جلسه حضور یافته و عدم حضور ایشان مانع از صدور رای نخواهد بود.
اعتراض کارفرما به بدهی تعیین شده موسسه حسابرسی به چه صورت انجام میشود؟
در صورتی که کارفرما طی عملیات حسابرسی بیمه تامین اجتماعی و به استناد گزارش بازرسی از دفاتر قانونی، شرکت بدهکار اعلام شود و نسبت به میزان بدهی اعلام شده توسط شرکت حسابرسی اعتراضی داشته باشد یک ماه مهلت دارد تا مراحل زیر را طی نماید:
- اعتراض کارفرما
- تعیین تاریخ
- هیئت بدوی
- هیئت تجدید نظر
- پذیرش یا اعتراض
- ابلاغ رأی هیئت
- صدور رأی نهایی
- ارجاع به دیوان عدالت اداری
پیشنهاد میشود مقاله اصلاح خطاهای لیست بیمه تامین اجتماعی را هم مطالعه کنید
پرداخت بدهی حسابرسی بیمه تامین اجتماعی به چه صورت است؟
پس از تایید رای صادره و قطعیت بدهی مجموعه اقتصادی، سه راه پیش روی کارفرما وجود دارد:
- پرداخت بدهی پیش از یک ماه از تاریخ ابلاغ؛ در این صورت کارفرما مشمول جریمه نخواهد شد.
- پرداخت بدهی پس از گذشت یک ماه از تاریخ ابلاغ؛ در این صورت تا روز پرداخت بدهی ماهیانه 2% به آن اضافه میشود.
- پرداخت بدهی پیش از صدور اجراییه؛ در این صورت کارفرما مشمول 40% تخفیف در جریمه‌ها میشود.
پس از قطعی شدن بدهی بیمه، سه روش برای پرداخت آن وجود دارد
نکته: شرکتهای حقوقی به استناد مواد 42 و 43 قانون تأمین، حق اعتراض بر رد بخشی از بدهی را دارند. در صورتی که کارفرما رای اولیه را نپذیرد و نسبت به آن در هیئت اعتراض کند، تا زمان قطعیت بدهی نیازی به پرداخت مبالغ نیست.
کلید کاهش جرائم حسابرسی بیمه تامین اجتماعی(پیش حسابرسی)
تا اینجا با فرآیند پیچیده حسابرسی تامین اجتماعی از دفاتر قانونی آشنا شدید. اما وظیفه کارفرما برای پیشگیری از قرار گرفتن در این موقعیت پرتنش چیست؟ همان‌گونه که می‌دانید همواره پیشگیری بهتر از درمان است. راهکارهای پیشگیری از حسابرسی بیمه عبارتند از:
- دقت در رعایت قوانین و مقررات در هنگام عقد و اجرای قراردادهای پیمانکاری
- انجام مستمر فرآیند پیش حسابرسی در هر دوره مالی
اگر تخصص لازم در زمینه حسابرسی ندارید، از موسسات حسابرسی خصوصی بخواهید مجموعه شما را پیش حسابرسی نمایند. این کار برای شرکت‌هایی که حسابرسان با تجربه‌ای در این زمینه ندارند، توصیه میشود. در پیش حسابرسی با انجام اقداماتی می‌توانید:
- از میزان تقریبی بدهی خود مطلع شوید.
- با حذف عوامل ایجاد جرائم بیمه‌ای، مبالغ حق بیمه را کاهش دهید.
- مانع از ایجاد جرائم مالیاتی شوید.
مثال حسابرسی تامین اجتماعی
شرکتی لیست بیمه همه کارکنان را در موعد مقرر ارسال کرده است. این شرکت سه قرارداد با پیمانکاران داشته که بابت یکی از قراردادها، مفاصاحساب از بیمه تامین اجتماعی گرفته‌اند. بابت قرارداد دوم به مبلغ ناخالص 200،000،000 ریال مفاصا اخذ نشده و شرکت 5 درصد و قسط آخر فاکتور را نگه‌داری نکرده است؛و تمام مبلغ را به پیمانکار پرداخت نموده است. قرارداد سوم با شخص حقیقی و مربوط به رنگ‌آمیزی ساختمان می‌باشد که شرکت هیچ‌گونه حق بیمه‌ای کسر ننموده و درخواست مفاصا هم نداشته است. در جریان حسابرسی تامین اجتماعی چه اتفاقی می‌افتد؟
ماده 38 قانون تامین اجتماعی:
در مواردی که انجام کار به طور مقاطعه به اشخاص حقیقی یا حقوقی واگذار میشود کارفرما باید در قراردادی که منعقد میکند مقاطعه کار را متعهد نماید که کارکنان خود همچنین کارکنان مقاطعه کاران فرعی را نزد سازمان بیمه نماید و کل حق بیمه را به ترتیب مقرر در ماده ۲۸ این قانون بپردازد. پرداخت پنج درصد بهای کل کار مقاطعه کار از طرف کارفرما موکول به ارائه مفاصاحساب از طرف سازمان خواهد بود. در مورد مقاطعه کارانی که صورت مزد و حق بیمه کارکنان خود را در موعد مقرر به سازمان تسلیم و پرداخت میکنند معادل حق بیمه پرداختی بنا به درخواست سازمان از مبلغ مذکور آزاد خواهد شد. هرگاه کارفرما آخرین قسط مقاطعه کار را بدون مطالبه مفاصاحساب سازمان بپردازد مسئول پرداخت حق بیمه مقرر و خسارات مربوط خواهد بود و حق دارد وجوهی را که از این بابت به سازمان پرداخته است از مقاطعه کار مطالبه و وصول نماید. کلیه وزارتخانه ها و موسسات و شرکتهای دولتی - همچنین شهرداریها و اتاق اصناف و موسسات غیردولتی و موسسات خیریه و عام‌المنفعه مشمول مقررات این ماده میباشند.
در این مقاله چگونگی فرآیند حسابرسی تامین اجتماعی از دفاتر قانونی را باهم بررسی کردیم و نکات مهم و لازم را ذکر کردیم امیدوارم که نهایت استفاده را برده باشید.
