حساب ‌های انتظامی چیست؟ ثبت حساب انتظامی در حسابداری

حساب ‌های انتظامی از جمله مواردی است که برای نگهداری اطلاعات غیر مالی کاربرد دارد و سبب میشود در رویداد های مالی شفافیت و اطمینان بیشتری حاصل شود.

حساب انتظامی چیست؟

حساب انتظامی در یک‌کلام یعنی حسابی که هیچ‌گونه واقعیتی در محیط بیرون نداشته و صرفاً به جهت اطمینان خاطر طرفین در یک معامله اقتصادی از آن استفاده می‌شود.

حساب های انتظامی با سایر حساب ها تفاوت دارند که در ادامه به برخی از تفاوت‌ها اشاره می‌کنیم:

1. در حکم وثیقه هستند.
2. ارزش مادی ندارند.
3. در متن ترازنامه منعکس نمی‌شوند و اگر هم قرار باشد مشخص شوند، در یکی از دو مکان زیر افشا خواهند شد:
4. ذیل ترازنامه
5. یادداشت‌های توضیحی

کاربرد حسابهای انتظامی در حسابداری

حسابهای انتظامی در حسابداری های دولتی کاربردهای فراوانی دارند. این حسابها معمولا برای ثبت بدهی احتمالی شرکت ها کاربرد دارند. حسابهای انتظامی برای زمانی که طرفین معامله قادر نیستند حسن نیت خود را در عقد قرارداد اعلام کنند و نمی‌توانند کالا، خدمات و یا سرمایه خود را به هم ارائه دهند، مناسب است.

در این مواقع با کمک حساب انتظامی دو طرف قرارداد قادر هستند تا حسن نیت خود را ثابت کرده و سندی را به طرف مقابل ارائه کنند که ضمانتی برای دریافت منفعت طرفین باشد. به طور مثال زمانی که شرکت بخواهد نیروی جدید استخدام کند از وی سفته دریافت کرده و برای ثبت این سند ضمانتی از حساب انتظامی استفاده میکند.

حسابهای انتظامی در حسابداری مالیاتی هم کاربرد فراوانی دارد. و زمانی که اشخاص مشمول به پرداخت مالیات های سنگین هستند و یا مالیات های معوقه دارند، از این حسابها استفاده میشود می‌شود.

ویژگی های حساب انتظامی

ویژگی حسابهای انتظامی به زبان ساده، به شرح زیر است:

•  عدم ماهیت حسابهای انتظامی
•  استفاده از آنها برای ثبت اسناد ضمانتی و وثیقه ای
•  عدم ثبت این حسابها در ترازنامه و صورت سود و زیان
•  افشا این حسابها در یادداشت های توضیحی صورتهای مالی
•  عدم بار مالی به دلیل عدم نقد شوندگی

کاربرد حساب های انتظامی در کسب و کارها و ضرورت آن

در بسیاری از معاملات، یکی از طرفین یا هر دو قادر به ارائه کالا، پول یا خدمت خود در لحظه نیستند. از این رو نیاز به گذشت زمان برای رسیدن به منفعت معامله دارد. در همین راستا حساب های انتظامی به وجود آمدند تا هرکدام از طرفین حسن‌نیت خود را به‌طرف دیگر نشان دهد. این موضوع سندی جهت تأیید پایبندی طرفین به کلام خود بوده و باعث می‌شود تا در زمان مقرر طرف مقابل منفعت خودش را دریافت می‌کند.

پیشنهاد می‌شود مقاله چک رمزدار چیست؟ را مطالعه کنید

طبقه بندی حسابهای انتظامی در حسابداری

بر اساس نوع پرداخت یا دریافت، حسابهای انتظامی به دو حالت ثبت می‌شوند:

زمانی که شرکتی، اسناد انتظامی را دریافت کند: حساب های انتظامی به نفع شرکت بدهکار و طرف حسابهای انتظامی بستانکار خواهند شد.

زمانی که یک شرکت اسناد تضمینی را پرداخت کند: حساب های انتظامی به عهده شرکت بدهکار و حسابهای انتظامی بستانکار خواهند شد.

مثال ثبت حسابهای انتظامی

در این قسمت ثبت حسابداری اسناد تضمینی در دوحالت دریافت و پرداخت سند ضمانتی را با مثال توضیح میدهیم:

مثال ثبت سند تضمینی دریافتی

1) فرض کنید شرکتی نیروی جدید به نام آقای نادری را استخدام کرده و از وی سفته به مبلغ 50،000،000 ریال دریافت نموده برای دریافت این سند ضمانتی ثبت زیر در دفاتر شرکت انجام میشود:

حال فرض کنید قرارداد آقای نادری با شرکت به اتمام رسیده و موعد عودت سفته ضمانتی است که ثبت زیر در دفاتر شرکت انجام میشود:

مثال ثبت سند تضمینی پرداختی

2) فرض کنید شرکتی برای دریافت وام از بانک چک به مبلغ 100،000،000 ریال جهت تضمین به بانک ارائه داده است:

حال فرض کنید وام شرکت تسویه شده و شرکت چک تضمینی پرداختی به بانک را وصول نماید:

انواع حساب های انتظامی

حساب های انتظامی انواع مختلفی دارند که در اینجا 4 مورد از آن‌ها بررسی می‌شود:

• چک: چک بیشترین استفاده را در میان سایر حساب های انتظامی دارد. چک‌ها یا توسط اشخاص ارائه می‌شوند یا خود بانک چک را ارائه می‌کند که هرکدام از قوانین خاص خودش پیروی می‌کند.
• سفته: هرچند این روزها افراد بیشتر از چک استفاده می‌کنند اما سفته هنوز کاربرد خودش را دارد. بین چک و سفته تفاوت‌هایی وجود دارد؛ از جمله این که هر سفته تا یک سقف مشخصی اعتبار داشته و می‌تواند تضمین‌کننده باشد؛ درحالی‌که چک‌ها این‌گونه نیستند.
• ضمانت نامه بانکی اگر معامله‌ای بسیار بزرگ باشد (مانند معاملات دولتی) دیگر چک و سفته کافی نبوده و از ضمانت‌نامه بانکی برای این کار استفاده می‌شود.
• اسناد ملکی: اسناد ملکی در مواردی مانند آزادکردن زندانی و … کاربرد دارد. همچنین برای دریافت وام‌های کلان نیز رد پای اسناد ملکی را مشاهده می‌کنیم.
• وجه نقد: در این حالت مبلغی از پولی که قرار است مثلاً دو ماه آینده پرداخت شود، فی‌المجلس به‌صورت ضمانت نگهداری می‌شود.

نحوه بستن حسابهای انتظامی

بستن حساب های انتظامی در پایان سال مالی با بدهکار نمودن حساب هایی که مانده بستانکار دارند و یا بستانکار نمودن حسابهایی که مانده بدهکار دارند انجام پذیر است. در اصل بستن حساب های انتظامی با جا به جا نمودن بدهکاری حساب انتظامی و بستانکاری طرف حساب انتظامی با همدیگر در پایان هر سال مالی امکان پذیر است.

کلام آخر

از حسابهای انتظامی برای شفافیت برخی رویدادهای مالی مانند اسناد ضمانتی و وثیقه ها استفاده میکنند. این حسابها معمولا بدون ماهیت بوده و صرفا دریادداشتهای توضیحی صورتهای مالی برای وضوح هر چه بیشتر رویداد های مالی ارائه میشوند. استفاده از حسابهای انتظامی و ثبت صحیح اسناد انتظامی در دفاتر حسابداری مستلزم آموزش حسابداری است، تا بتوان به موقع و به شکل کاملا صحیح این حسابها را در دفاتر حسابداری ثبت کرد.