بررسی اهمیت حسابداری و مدیریت مالی برای شرکت‌ های کوچک

موفقیت تمامی کسب‌ و کارها به یک مدیریت مالی درست و مؤثر بستگی دارد. اهمیت این مؤلفه‌ی حیاتی در اهمیت حسابداری شرکت‌ های کوچک و متوسط که توانایی کمتری در پرداخت بدهی و تسویه حساب‌ها دارند، بیشتر است. حسابداری از اصلی‌ترین مواردی است که یک کسب وکار در حال رشد به آن نیاز دارد. پیروی از اصول حسابداری می‌تواند تمامی شرکت‌های بزرگ و کوچک را به اهداف کوتاه و بلند مدت‌شان برساند. حسابداری تنها به مدیریت اعتبارات و بدهی‌ها خلاصه نمی‌شود؛ بلکه در تمامی تصمیم‌گیری‌های آینده نقش دارد. برای مثال، کنترل حساب‌های دریافتنی به تحلیل رفتار مشتری به لحاظ بازپرداخت بدهی‌ها کمک می‌کند. شناسایی مشتریان بدحساب، بودجه بندی دقیق برای کشف ناکارآمدی در برنامه‌های عملیاتی، آگاهی از تغییرات بازار از طریق بررسی تغییرات ناگهانی در هزینه و درآمد فروش و بسیاری از موارد دیگر، از جمله فواید حسابداری هستند.

یکی از اصلی‌ترین مواردی که مدیر یا صاحب کسب‌وکار با آن سروکار دارد، مدیریت جریان وجوه نقد، به ویژه چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد است؛ این چرخه درواقع همان توانایی شرکت در تبدیل فاکتورهای مشتریان به پول نقد و تسویه‌ی حساب‌های دریافتنی است.

ارتباط مدیریت سرمایه در گردش با سودآوری

تحقیقات نشان می‌دهند که ارتباط مهمی میان سودآوری شرکت و چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد وجود دارد؛ البته این مساله به نوع فعالیت شرکت، سابقه و بزرگی آن بستگی دارد. صاحبان کسب و کارهای کوچک می‌توانند سودآوری شرکت را از طریق بهبود مدیریت مؤثر سرمایه در گردش و آزاد کردن حجم نقدینگی شرکت افزایش دهند.

اگر سرعت عمل شرکت‌ها در تسویه‌ی حساب‌ّهای دریافتنی و تبدیل فاکتورهای مشتریان به پول نقد (چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد) بیشتر باشد، مدیریتِ سرمایه در گردش مؤثرتری خواهند داشت. چنین چیزی با مدیریت مؤثر موجودی و توجه به گردش سهام در کسب‌وکار امکان‌پذیر است. مدیریت موجودی کالا در زمان‌های رکود اقتصادی اهمیت ویژه‌ای دارد، چراکه قطعا نوساناتی در تقاضای مشتریان مشاهده خواهد شد.

شرکت‌های کوچک علاوه بر مدیریت موجودی و سرمایه در گردش می‌توانند از طریق مدیریت مؤثر حساب‌ّهای دریافتنی و پرداختنی نیز میزان سود‌آوری خود را افزایش دهند. مدیریت درست حساب‌های دریافتنی با دریافت به موقع پول از مشتریان، به افزایش سرعت چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد کمک می‌کند. از طرف دیگر، پرداخت به موقع پول و تسویه‌ی حساب‌های پرداختنی، از هزینه‌های بازپرداخت دیرهنگام، هزینه‌های بهره و از دست دادن امتیازهای تخفیف جلوگیری می‌کند. می‌توان گفت مدیریت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی از مدیریت موجودی کالا مهم‌تر است.

اهمیت حسابداری در تدوین برنامه‌های مالی شرکت:

همه کسب و کارهای موفق با برنامه مدون پیشروی کرده‌اند که همین امر باعث شده تا بتوانند جایگاه والایی کسب کنند. این برنامه‌ها شامل مواد متعددی همچون پیش‌بینی جربان نقدینگی، برنامه‌ریزی فروش و تعیین میزان بودجه برای پروژه‌ها است. محاسبه حقوق کارمندان از موارد مهمی است که با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد می‌توان به راحتی در بودجه شرکت مد نظر قرار داد. شرکت‌ها با بهره‌گیری از نیروی حسابدار ماهر می‌توانند برنامه‌ریزی دقیقی برای بودجه و پروژه‌های آتی خود تدوین کنند. برای این موضوع لازم است تا صورت حساب‌های مالی شرکت کاملا شفاف و دقیق مورد بررسی قرار گیرند.

تصمیم گیری:

حسابداری روی تصمیم گیری های شرکت تاثیر زیادی دارد و به مدیریت آن کمک می کند تا با تدوین سیاست های لازم، کارایی فرآیندهای تجاری را افزایش دهد. برخی از تصمیمات مهمی که بر اساس اطلاعات حسابداری صورت می گیرد می توان به تعیین قیمت محصولات و یا خدمات، منابع مورد نیاز برای تهیه این محصولات و خدمات و تعیین اعتبار و فرصت های شغلی اشاره نمود.

چه کسی باید مدیریت سرمایه در گردش را به عهده بگیرد؟

‌تحقیقات نشان داده‌اند که مدیر یا صاحبان شرکت‌های کوچک می‌توانند سودآوری شرکت را از طریق کنترل موجودی کالا و مدیریت حساب‌ّهای دریافتنی و پرداختنی افزایش دهند؛ اما نکته اینجاست که بیشتر صاحبانی که مدیر کسب‌وکار خود هستند، در انجام این کار توانایی بالایی ندارند. این مسئله به‌ویژه در اقتصاد کشورهای در حال توسعه بیشتر دیده شده است.

برای مثال در جمهوری چک دیده شده که مدیران/ صاحبان شرکت‌ها بیشتر به حساب‌های دریافتنی توجه می‌کنند، اما مدیریت درستی در سرعت چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد از طریق مشوق‌ّها یا جریمه‌ها ندارند. در اوگاندا نیز برخی صاحبان شرکت‌ها از روش‌های غیررسمی برای ثبت اسناد مالی استفاده می‌کنند و برای پیگیری حساب‌ّهای دریافتنی و موجودی کالا تنها به حافظه‌ی خود اکتفا می‌کنند. البته نمونه‌هایی از روش‌های رسمی برای پیش‌بینی جریان وجوه نقد و مدیریت ضعیف اعتبارات نیز دیده شده است.

الگوی مشابهی نیز در غنا وجود دارد. اکثر صاحبانی که مدیریت شرکت خود را به‌عهده دارند، سوابق مالی رسمی شرکت را نگهداری نمی‌کنند؛ چراکه نیازی به این کار دیده نمی‌شود. علاوه بر این، ترس از عواقب فاش شدن درآمد واقعی و جریمه‌های مالیاتی ناشی از آن، مانع از نگهداری اسناد مالی شده است.

وضعیت مالی:

صورت حساب های مالی ایجاد شده در پایان چرخه حسابداری بیانگر وضعیت مالی آن تجارت می باشد. این موضوع باعث می شود که معیار های مختلفی مانند میزان سرمایه‌ مورد استفاده، میزان وجوه تجاری، صورت سود و زیان، تعداد دارایی‌ها و بدهی های به طور شفاف مشخص گردند.

بهره‌گیری از سیستم حسابداری، راهی برای ارتقا عملکرد شرکت:

در سال‌های اخیر با گسترش کسب و کارها و افزایش تراکنش‌های مالی، نیاز به وجود سیستم حسابداری دقیق به منظور ارائه گزارش‌های بیش از پیش احساس شد. شرکت سپیدار سیستم در سال 1387 با هدف توسعه سیستم حسابداری شرکت‌ها راه‌اندازی شد. نرم افزار حسابداری این مجموعه باعث شده تا روند محاسبات مالی شرکت‌ها توسعه یابد. در صورتی که از نرم افزار حسابداری سپیدار استفاده می‌کنید نظرات خود را درباره تجربه کاربری خود بنویسید.

تأمین مالی:

حسابداری شرکت های کوچک به صاحب آن کمک می کند تا سوابق مالی گذشته و همچنین پیش بینی های مالی را تهیه کند و این امر باعث می شود که سرمایه گذاری برای تجارت مورد نظر بسیار کارآمد باشد.

نیازهای مالی:

شرکت‌های کوچک به نیازهای مالی متفاوتی نسبت به شرکت‌های بزرگ دارند. برای مثال، در شرکت‌های کوچک نیاز به اعتبارات کوتاه‌مدت و طولانی‌مدت کمتر است، در حالی که در شرکت‌های بزرگ، نیاز به منابع مالی بیشتر است و ممکن است به دنبال اخذ وام باشند.

الزامات قانونی:

قانون های مختلف تجاری، مدیران را ملزم می‌کند تا یک پرونده‌ی مالی دقیقی از معاملات صورت گرفته داشته باشند و این گزارش ها با سهامداران و ماموران مالیاتی به اشتراک گذاشته و در اختیار آنها قرار دهند. صورت حساب های مالی برای اهداف تشکیل پرونده های مالیاتی به صورت مستقیم و غیر مستقیم لازم است.

اهمیت آموزش مدیریت مالی و حمایت خارجی از مدیریت

آموزش یکی از مؤلفه‌های اصلی برای بهبود مهارت مدیریت مالی است. در آفریقای جنوبی، مدیرانی که دانش بیشتری در زمینه‌ی مدیریت جریان وجوه نقد و ثبت رسمی اسناد داشتند، در حفظ این اسناد تواناتر بودند. چنین چیزی در یونان نیز دیده شده است. مدیرانی که چنین مهارتی را آموزش دیده‌اند، دانش بالاتری از مسائل مالی دارند و بهتر مدیریت می‌کنند. حتی در آمریکا، آن دسته از مدیرانی که درک بهتری از صورت‌های مالی دارند، برای تصمیم‌گیری صحیح، از آنها استفاده می‌کنند.

علاوه بر آموزش مدیریت مالی، توصیه و مشاوره‌ی خارجی نیز از اهمیت ویژه‌‌ای برخوردار است. اکثر مدیران شرکت‌های کوچک به توصیه‌ها و پیشنهادات حسابداران خود وابسته هستند. البته بسیاری نیز برای دریافت مشاوره‌های مالی به خانواده، ‌دوستان، بانک‌ها و سایر شرکت‌ّهای محلی رجوع می‌کنند. همزمان با رشد شرکت، نیاز به مشاوره‌ّهای خارجی بیشتر می‌شود؛ البته نوع و کیفیت توصیه‌ها از کمیت آنها مهم‌تر است.

تحقیقات نشان داده‌اند که شرکت‌ّهای کوچک و جوان باید توجه بیشتری به جریان وجوه نقد و سرمایه در گردش داشته باشند؛ به‌ویژه اگر به‌دنبال رشد و گسترش هستند. رشد در شرکت‌های کوچک با سرمایه‌گذاری در تحقیق و توسعه، بهره‌وری کارکنان،‌ اهرم بدهی و مدیریت مؤثر جریان وجوه نقد در ارتباط است.

ضرورت حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک:

ردیابی جریان گردش مالی رفاه شغلی به دلیل درک هزینه های ثابت و متغیر و… جلوگیری از کلاه برداری و سرقت اموال و منابع مالی شناسایی افراد ناکارآمد است.

پیشنهاد می‌شود مقاله جایگاه حسابرسی شرکتها را مطالعه کنید

روش درست حسابداری شرکت های کوچک:

در حسابداری در شرکت های کوچک دو روش حسابداری وجود دارد که می توانید هر یک از این روش ها را به سلیقه خود انتخاب نمایید:

حسابداری بر مبنای پول:

استفاده از روش مبنای پول نقد که بسیاری از کسب و کارهای کوچک از آن استفاده می کنند و در ادامه تعهدی را در قبال حسابدار می پذیرند.

اهمیت ثبت و نگهداری منسجم اسناد و گزارش‌های مالی و کمک برون‌سازمانی

مدیران و صاحبان شرکت‌های کوچک باید از اهمیت حفظ و نگهداری اسناد مالی و استفاده از گزارش‌های مالی برای تصمیم‌گیری‌ آگاه باشند. حساب‌ّهایی که به‌درستی ثبت و نگهداری می‌شوند، می‌توانند گزارش‌های مالی مهمی مثل صورت جریان وجوه نقد، نقدینگی و سایر شاخص‌های عملکرد را فراهم کنند که در نهایت به موفقیت و ماندگاری کسب‌وکار منجر می‌شود.

شرکت‌های جوان و نوپا اغلب با مشکل عدم مدیریت سرمایه در گردش مواجه هستند. مدیریت مؤثر جریان وجوه نقد و سرمایه در گردش برای ماندگاری شرکت ضروری است. این موارد به افزایش سودآوری و حتی رشد اقتصادی منجر می‌شوند. صاحبان شرکت‌های در حال رشد با استرس زیادی روبه‌رو هستند و اغلب به کمک خارجی نیاز دارند. البته نیاز به آموزش مدیریت مالی و سیستم‌هایی برای عملکرد مؤثر نیز از اصلی‌ترین مؤلفه‌ها برای موفقیت شرکت‌هاست. برخورداری از یک سیستم حسابداری مؤثر و قابل اعتماد می‌تواند زمان بیشتری را در اختیار صاحبان شرکت‌ها قرار دهد تا به مسائل مهم‌تری بپردازند.

تنظیم نمودار حساب های کسب و کارهای کوچک:

به طور کلی ۵ نوع حساب وجود دارد که چارت حساب ها را تشکیل می دهند که در ادامه به شرح آنها پرداخته می شود:

دارایی ها:

دارایی ها مواردی هستند که شرکت مورد نظر، آنها را در اختیار دارد. مثلا پولی که در حساب های بانکی وجود دارد، موجودی که در اختیار دارند و تجهیزاتی که در تجارت خود استفاده می کنند، دارایی هستند که در گزارش های ترازنامه ذکر می شوند.

بدهی ها:

بدهی ها مبالغی هستند که شرکت به دیگران بدهکار است. می توان به مواردی مانند وام خرید خودرو های حمل و نقل، وام مسکن که برای خرید انبار استفاده شده است و سایر موارد، اشاره کرد که همانند دارایی ها ، بدهی ها نیز در گزارش های ترازنامه ذکر می گردند.

حقوق صاحبان سهام:

هر چیزی که تجارت شرکت مذکور را در اختیار دارد، گویند. به عنوان مثال پولی که مالک در تجارت خود سرمایه گذاری می کند و همچنین سود پس انداز شده از سود سهام به معنای سود خالص و یا زیانی که از زمان شروع کار در تجارت نگهداری می شود.

درآمد:

درآمد در واقع حاصل از فروش محصولات و یا ارائه خدمات است. درآمد در گزارش های سود و زیان که به عنوان صورت سود نیز شناخته می‌شود، درج می گردد.

مخارج:

هر نوع خرید و پرداختی که شما برای انجام امور روزمره تجارت خود خرج می کنید، مخارج شرکت در نظر گرفته می شود به عنوان مثال هزینه های تبلیغاتی، لوازم اداری و حقوق و مزایای کارمندان از جمله مواردی هستند که تحت عنوان مخارج نام برده می شوند.