هزینه ها در حسابداری و نحوه ثبت سند هزینه

انواع هزینه ها در واحدهای اقتصادی

این طبقه بندی تقریبا برای تمامی واحدهای اقتصادی کاربرد دارد. معمولا سرفصل های زیر در نظر گرفته میشود:

1. هزینه های عمومی و اداری
2. هزینه های توزیع و فروش
3. هزینه های مالی
4. هزینه استهلاک
5. هزینه های حقوق و دستمزد

۱. هزینه‌های عمومی و اداری Administrative Costs

مخارجی که به‌صورت ثابت و دوره‌ای باید پرداخت شوند هزینه‌های عمومی و اداری نامیده می‌شوند. این هزینه‌ها عینی بوده و مقدار ثابتی دارند (ممکن است نوسان هم داشته باشند اما بسیار کم خواهد بود). هزینه‌های عمومی و اداری تأثیر مستقیمی بر فروش محصولات ندارند و جزء مخارج عمده یا کلی کسب‌وکار محسوب می‌شوند. این هزینه‌ها به تولید و فروش وابسته نبوده و در ارتباط با فعالیت‌های روزمره شرکت هستند. برخی از هزینه‌های عمومی و اداری عبارت‌اند از:

• هزینهٔ قبوض خدماتی شامل برق، آب، گاز، تلفن و…
• هزینهٔ ایاب‌وذهاب، تاکسی و…
• هزینه‌های مربوط به ملزومات مصرفی مانند لیوان یکبار مصرف
• هزینه‌های مربوط به پذیرایی، چای، تنقلات و…
• هزینه‌های مربوط به پست

۲. هزینه توزیع و فروش در حسابداری Distribution Costs

هزینه توزیع و فروش در شرکت‌هایی که درآمدزایی آن‌ها از طریق فروش کالا است و همچنین شرکت‌های بازرگانی جز انواع هزینه ها در حسابداری محسوب می‌شود. این هزینه‌ها عینی بوده و تأثیر مستقیمی بر قیمت فروش محصولات دارند به بیان دیگر هرقدر مبلغ این هزینه‌ها بالاتر باشد مبلغ فروش نیز بیشتر خواهد شد. هزینهٔ توزیع هزینه‌های مربوط به ارائه خدمات بوده که عینی و متغیر هستند. هزینه‌های توزیع نیز رابطه مستقیمی با سطح تولید دارند. برخی از هزینه‌های توزیع و فروش عبارت‌اند از:

• بسته‌بندی Packing
• انبارداری Warehousing
• حمل و نقل Transportation
• تبلیغات Promotion
• بازاریابی Marketing

3. هزینه‌های مالی در حسابداری Financial Costs

مخارج تأمین مالی بر اساس استاندارد حسابداری شماره ۱۳ به شرح ذیل است:

• کارمزد و جرایم دیرکرد وام‌های مالی بلندمدت و کوتاه‌مدت و سود تضمین‌شدهٔ آن‌ها
• مخارج جنبی وام‌های دریافتی از جمله حق تمبر اسناد تضمینی و حق ثبت در رابطه با قراردادهای مربوطه
• مخارج تأمین مالی خرید اقساطی و مخارج مربوط به قراردادهای اجاره به‌شرط تملیک

مخارج مربوط به واحد مالی شرکت را هزینه‌های مالی می‌نامند. این هزینه‌ها عینی بوده و به‌منظور کسب درآمد و نظم دادن انجام می‌شوند. هزینه‌های مالی برای داشتن درآمد بیشتر و مدیریت این درآمد انجام می‌شوند و در صورت حذف آن‌ها نمی‌توان مدیریتی بر روی بخش مالی داشت.

۴. هزینه استهلاک در حسابداری Depreciation Costs

هزینهٔ استهلاک در حسابداری از طریق تقسیم ارزش واقعی آن دارایی بر مدت زمانی است که کار کرده است. این مدت‌زمان برحسب میزان تولید و یا زمان خواهد بود. هزینهٔ استهلاک نامشهود و غیرعینی است اما بااین‌وجود بودجه‌ای مستقل تحت عنوان ذخیره استهلاک برای آن در نظر گرفته خواهد شد تا در صورت بروز مشکلات بتوان از منابع آن برای حل این مشکلات استفاده کرد. برخی از هزینه‌های استهلاک عبارت‌اند از:

• هزینه فرسوده شدن اسباب و اثاث شرکت
• هزینه فرسوده شدن ساختمان
• هزینه فرسوده شدن وسایل نقلیه
• هزینه فرسوده شدن ابزارآلات

۵. هزینه حقوق و دستمزد در حسابداری Salary Costs

یکی از ثابت‌ترین هزینه‌ها در حسابداری و در هر شرکت هزینه حقوق و دستمزد است. هزینه‌های پرداخت شده به کارکنان برای جبران کارکرد آن‌ها که بر اساس قوانین بوده و ملاک آن قراردادی است که در ابتدای سال بین کارفرما و کارکنان منعقد می‌گردد هزینه حقوق و دستمزد نام دارد. هزینه حقوق و دستمزد هم جزء ثابت دارد و هم جزء متغیر، از این رو نمی‌توان آن را در دستهٔ هزینه‌های ثابت و یا متغیر قرار داد. بخش حقوق پایه، حق مسکن و برخی مزایای دیگر در این هزینه ثابت است اما هزینه‌های مربوط به‌اضافه کار، پاداش و امثالهم متغیر خواهد بود.

پیشنهاد میشود مقاله آشنایی با سیستم های هزینه ها در حسابداری صنعتی را هم بخوانید

سایر هزینه ها در حسابداری

هزینه های غیرقابل پیش بینی و ناگهانی در محل فعالیت اقتصادی. مانند خرابی بالابر.

  نکته

گاهی یک هزینه هم جز ثابت و هم جز متغیر دارد؛ از این رو نمی‌توان آن را در یکی از دسته‌های ثابت یا متغیر قرار داد. مانند هزینه حقوق و دستمزد؛ بخش حقوق پایه و مزایایی مانند بن و حق مسکن در آن به صورت ثابت است در صورتی که بخش فوق‌العاده‌های شغلی بر اساس کارکرد فرد و به صورت متغیر تعیین می‌شود.

طبقه بندی هزینه در واحدهای تولیدی به چه صورت است؟

در واحدهای تولیدی علاوه بر هزینه های فوق، هزینه های دیگری نیز بر فرآیند تولید کالا موثر است. برخی از این هزینه ها در حسابداری عبارتند از:

هزینه مواد مستقیم

هزینه مواد مستقیم یعنی هزینهٔ مواد اولیه‌ای که برای تولید یک محصول موردنیاز است. مانند ورقه‌های آهنی برای تولید اتومبیل.

هزینه کار مستقیم

حقوق و دستمزد تمامی افرادی که به طور مستقیم در تولید محصول ایفای نقش می‌نمایند هزینه کار مستقیم نام دارد.

هزینه های سربار ساخت (هزینه غیرمستقیم)

هزینه هایی که به صورت مستقیم در تولید محصول نقش ندارند؛ اما عدم وجود آنها از ادامه کار پیشگیری می‌کند. مانند برق مصرف شده در کارگاه تولیدی. به عبارت دیگر، کلیه هزینه های ساخت به جز کار مستقیم و مواد مستقیم، زیرمجموعه هزینه سربار ساخت است. برای آشنایی با هزینه سربار و نحوه جذب آن، مطلب محاسبه نرخ جذب سربار را ببینید.

یکی از موارد مهم در حسابداری صنعتی و تولیدی تهیه کاربرگ BOM در حسابداری صنعتی است؛ برای آشنایی با مفهوم درخت محصول و فرم BOM، این مطلب را از دست ندهید.

انواع هزینه‌ها در حسابداری شرکت‌های خدماتی

حسابداری شرکت‌های خدماتی به‌طورکلی متفاوت از حسابداری سایر شرکت‌ها است اما در این بین شباهت‌هایی نیز وجود دارد. در شرکت‌های خدماتی برخلاف شرکت‌های تولیدی حسابی روی فروش کالا انجام نخواهد شد بلکه هزینه‌ها در ازای خدمات ارائه شده است. به‌منظور محاسبهٔ قیمت تعیین شده برای این خدمات استانداردهایی وجود دارد که قانون آن‌ها را تعیین کرده است. به‌طورکلی حسابداری شرکت‌های خدماتی شامل سه مرحله است:

در مرحلهٔ اول مجموعه اقدامات انجام شده در یک دورهٔ مشخص مالی مورد بررسی قرار خواهد گرفت. همچنین مدارک بر اساس تاریخ سازمان‌دهی خواهند شد. در مرحلهٔ دوم ترازهای آزمایشی دفاتر موقت و کل آماده می‌شوند. گردش حساب و ستون‌های بستانکار و بدهکار نیز در این مرحله مورد سنجش قرار می‌گیرند. مرحلهٔ آخر مجموعه فعالیت‌های پایان سال مالی نظیر تهیه ترازنامه، سربرگ و بستن حساب‌های سود و زیان موقت است.

انواع هزینه‌ها در حسابداری پیمانکاری

• هزینه‌های آشکار: هزینه‌های معمولی که در سندهای حسابداری ثبت می‌شوند و قابل‌اندازه‌گیری هستند.
• هزینه‌های پنهان: هزینه‌های غیراقتصادی که قابل ثبت و اندازه‌گیری نیستند. به‌عنوان‌مثال هزینهٔ ساخت جاده‌ای در وسط جنگل که علاوه بر هزینه‌های مادی هزینه‌های زیست‌محیطی نیز خواهد داشت که قابل‌اندازه‌گیری نبوده اما می‌تواند به آیندگان لطمه بزند.
• هزینه‌های ثابت: این هزینه‌ها بدون توجه به میزان تولید پرداخت خواهند شد. مثلاً هزینهٔ اجاره ماهیانه دفتر کار که باید پرداخت شود چه پروژه در حال اجرا و سوددهی باشد چه تعطیل و در ضرر و زیان.
• هزینه‌های متغیر: به میزان تولید و فعال‌بودن کار بستگی دارد مانند هزینهٔ خرید سیمان که به حجم کار و فعال‌بودن پروژه وابسته است.
• هزینه‌های جاری: هزینه‌هایی که در دورهٔ جاری به‌منظور کسب درآمد انجام می‌شوند.
• هزینه‌های سرمایه‌ای: هزینه‌ای است که برای خرید یک دارایی انجام شده و فایدهٔ آن بیش از یک دورهٔ مالی خواهد بود مانند خرید تجهیزات.
• هزینه‌های عملیاتی: این هزینه‌ها به طور مستقیم با تولید کالا و خدمات مرتبط هستند.
• هزینه‌های غیرعملیاتی: این هزینه‌ها به طور مستقیم با تولید کالا و خدمات مرتبط نیستند.

نحوه ثبت سند هزینه ها در حسابداری چگونه است؟

به‌منظور ثبت سند هزینه ها در حسابداری دو مرحله وجود دارد. ثبت شناسایی هزینه و ثبت هزینه با پرداخت. قبل از ثبت سند پرداخت، هر هزینه باید در دفاتر شناسایی هزینه ثبت شود حتی درصورتی‌که بخشی از آن باقی‌مانده و بخشی پرداخت شده باشد. شناسایی یعنی حسابدار یا واحد حسابداری باید مشخص کند هزینهٔ ذکر شده کدام حساب‌ها را تحت‌تأثیر قرار خواهد داد.

• ثبت شناسایی هزینه: هزینه‌های غیرعینی یا غیرمشهود در نرم‌افزار حسابداری به‌عنوان بدهکار ثبت می‌شوند. حساب استهلاک انباشته که ارزش دفتری دارایی‌ها را کاهش می‌دهد بستانکار خواهد شد. این هزینه استهلاک پرداخت نخواهد شد اما سازمان به شکلی این مورد را بدهکار است. اگر حقوق پرسنل به‌صورت دقیق در روز آخر ماه پرداخت نشود، این موضوع باید در سیستم ثبت شده و شرکت این مبلغ را بدهکار شود. پس از آن به‌محض پرداخت حقوق پرسنل شرکت بدهکاری خود را پرداخت نموده و هزینه‌ها را مدیریت خواهد کرد.

• ثبت هزینه با پرداخت: در حسابداری این نوع هزینه به‌محض اینکه پرداخت شود ثبت خواهد شد. مثلاً حسابداری حقوق و دستمزد که به‌محض پرداخت ماهیانه در سیستم حسابداری ثبت می‌شود. در نرم‌افزار حسابداری محل پرداخت بستانکار و هزینهٔ موردنظر به مبلغ اعمال شده به‌عنوان بدهکار ثبت خواهند شد.

پیشنهاد میشود مقاله هزینه ثابت، متغیر و نیمه متغیر را مطالعه کنید

مرحله اول: ثبت سند شناسایی هزینه

مرحله دوم: ثبت سند پرداخت هزینه

به مثال‌های زیر توجه نمایید.

مثال اول

 نکته: گاهی برخی هزینه ها در حسابداری هنوز پرداخت نشده‌اند، اما باید شناسایی و ثبت شوند؛ مانند هزینه استهلاک دارایی که به عنوان هزینه استهلاک شناسایی می‌شود و حساب هزینه استهلاک بدهکار و استهلاک انباشته بستانکار می‌شود.

شرکت علوی مبلغ 400,000,000 میلیون ریال هزینه استهلاک برای ماشین آلات تولیدی در تاریخ 1401/5/12 محاسبه نموده است. شناسایی این هزینه با ثبت سند حسابداری زیر انجام می‌شود:

مثال دوم

 نکته: گاهی بخشی از وجه هزینه پرداخت شده است، اما قسمتی هنوز باقی مانده است. هر دو بخش باید در دفاتر ثبت شود.

شرکت فرداد مبلغ 18,000,000 ریال بابت خرید ماشین حساب جدید صورتحساب دریافت کرده است که مبلغ 10,000,000 ریال آن را از طریق کارتخوان پرداخت کرده ولی مابقی هنوز پرداخت نشده است. ثبت سند حسابداری مربوط به هزینه خرید ماشین حساب به صورت زیر است:

مثال سوم

 نکته: اگر هزینه قبل از تاریخ ثبت سند، پرداخت شده باشد، نیازی به ثبت سند شناسایی هزینه نخواهد بود.

شرکت شایان در تاریخ 1401/4/24 مبلغ 500,000,000 ریال بابت تعمیر ماشین آلات پرداخت کرده است. سند حسابداری این هزینه در روز بعد به صورت زیر ثبت می‌شود:

نحوه ثبت سند حسابداری برگشت هزینه چگونه است؟

گاهی هزینه اضافه‌ای پرداخت شده است و باید این مبلغ برگشت داده شود؛ از آنجا که حساب هزینه ماهیت  بدهکار دارد، در این مواقع در بخش درآمد، یک حساب تحت عنوان “درآمدهای ناشی از برگشت هزینه” ایجاد می‌کنیم و این حساب بستانکار می‌شود.

مثال: شرکت مصدق مبلغ 13,000,000 ریال بابت خرید وسیله پذیرایی پرداخت کرده است؛ در صورتی که مبلغ این وسایل 10,000,000 ریال بوده است. سند برگشت مابه التفاوت مبلغ به صورت زیر ثبت می‌شود:

نتیجه در مورد انواع هزینه ها در حسابداری

تفکیک هزینه ها در حسابداری امری لازم و ضروری است. حسابداران خبره به خودی خود نسبت به تفکیک هزینه ها در حسابداری اقدام می‌کنند، ولی آن‌چه را که معمولا مد نظر ندارند، کنترل آن هزینه ها در حسابداری است. معمولا مدیران درگیر امور اجرایی هستند، بنابراین ممکن است نسبت به کنترل انواع هزینه ها در حسابداری حساسیت نداشته باشند. از این رو انتظار می‌رود حسابداران نسبت به کنترل هزینه ها در حسابداری و هشدارهای به موقع در جهت کاهش آن اقدام نمایند. وظایف حسابدار ملموس کردن علم حسابداری است و با کنترل هزینه و ارائه گزارش به موقع در جهت کم کردن هزینه ها در حسابداری می‌تواند به این مهم کمک بسزایی نماید.